Design-Weihnachtsmarkt organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Design-Weihnachtsmarkt beginnt die Organisation nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Programm und Anmeldungen. Zuerst brauchst du verlässliche Standbetreiber, danach klärst du Lageplan, Genehmigungen, Ausstattung und Strom. Plane die Informationen für Aussteller und Besucher mit festen Fristen, damit am Aufbautag keine offenen Fragen bleiben. Besonders Beleuchtung, Zahlungspunkte, Beschilderung und Ernährungswünsche werden oft zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm veröffentlichen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
8
Lageplan erstellen
2 Personen
9
Standnummern zuweisen
10
Reservierungen vornehmen
11
Genehmigungen prüfen
12
Parkinformationen veröffentlichen
13
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
14
Programmschilder gestalten
15
Namensschilder erstellen
2 Personen
16
Speisekarten entwerfen
17
Standbetreiber informieren
18
Materialbestand überprüfen
2 Personen
19
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
20
Lichtmaterialien testen
2 Personen
21
Zahlungspunkte testen
2 Personen
22
Musik-Playlist erstellen
23
Freiwillige einplanen
2 Personen
24
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Frische Produkte kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Lichterketten prüfen
2 Personen
30
Kassen vorbereiten
2 Personen
31
Wettervorhersage prüfen
32
Standbetreiber erinnern

Event

33
Location öffnen
2 Personen
34
Lieferungen annehmen
2 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Partyzelte aufbauen
4 Personen
37
Standplätze markieren
2 Personen
38
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
39
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
43
Produkttische bereitstellen
6 Personen
44
Kassen installieren
2 Personen
45
Musik anschließen
2 Personen
46
Getränke kalt stellen
2 Personen
47
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
48
Snacks auslegen
3 Personen
49
Geschirr bereitstellen
2 Personen
50
Müllstationen aufstellen
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
2 Personen
52
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
53
Eingangstresen einrichten
2 Personen
54
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
55
Cateringteam briefen
2 Personen
56
Türen öffnen
4 Personen
57
Besucher empfangen
4 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
59
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
60
Snacks servieren
3 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Tische abräumen
3 Personen
63
Mülleimer leeren
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
65
Licht und Musik prüfen
66
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
67
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
68
Besucher verabschieden
3 Personen
69
Kassen abschließen
2 Personen
70
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
71
Reste sicher verpacken
2 Personen

Nachbereitung

72
Dekoration abholen
3 Personen
73
Partyzelte abbauen
4 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
75
Geräte ausschalten
2 Personen
76
Beleuchtung entfernen
3 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Kühlboxen leeren
2 Personen
79
Abfall sammeln
3 Personen
80
Location reinigen
4 Personen
81
Toiletten endreinigen
2 Personen
82
Teller und Material zusammentragen
2 Personen
83
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
84
Materialien zurückgeben
2 Personen
85
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
86
Verlorene Gegenstände erfassen
87
Fundgegenstände aufbewahren
88
Standbetreiber über Materialien informieren
89
Rechnungen und Kaution prüfen
90
Fotos und Dateien archivieren
91
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
BistrotischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 48
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 8
TischdeckenAnz. 20
KassentischeAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
GirlandenAnz. 10
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 12
Dekorative TannenzweigeAnz. 20
Stoff-DekotücherAnz. 12
TischdekorationenAnz. 20
LaternenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8
DekorationsbandAnz. 10
KerststalletjesAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 24
StromkabelAnz. 6
BatterielampenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 40

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musik-Tablet
KartenterminalsAnz. 3
KassenboxenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
TeelöffelAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
VorratsboxenAnz. 12
KüchentücherAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum und Programm frühzeitig und öffne das Anmeldeformular mit einer klaren Frist. So kannst du Standbetreiber bestätigen, bevor du Standnummern und den Lageplan vergibst.
Erstelle den Lageplan erst, wenn die Anmeldungen bearbeitet sind. Berücksichtige dabei Marktstände, Part yzelte, Kassentische und ausreichend Wege für Besucher sowie Nachschub.
Prüfe Genehmigungen und Reservierungen mehrere Wochen vor dem Markt. Parkinformationen und Wegweiser sollten spätestens einige Tage vor der Veranstaltung veröffentlicht und vorbereitet sein.
Teste Lichtmaterialien nicht erst am Veranstaltungstag: Lichterketten, LED-Lampen, Strom- und Verlängerungskabel sowie Kabelmatten müssen vorher zusammen funktionieren. Lege Ersatzbatterien und Batterielampen griffbereit bereit.
Plane Freiwillige mit konkreten Schichten für Aufbau, Einlass, Zahlungspunkte und Abbau ein. Zähle außerdem Geschirr und Glasware, prüfe den Materialbestand und gleiche die Einkaufsliste mindestens eine Woche vorher ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Design-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Suche nach Standbetreibern. Genehmigungen, Reservierungen und die Anmeldefrist sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt geklärt sein.
Wann sollte das Anmeldeformular für Standbetreiber geöffnet werden?: Öffne das Formular idealerweise 8 bis 10 Wochen vor der Veranstaltung und setze eine Frist von etwa 3 bis 4 Wochen. Danach bleiben dir noch mindestens 2 Wochen für Bestätigungen, Standnummern und den Lageplan.
Wann erstellt man den Lageplan für einen Weihnachtsmarkt?: Erstelle den Lageplan nach Ablauf der Anmeldung und der Prüfung aller Standbetreiber, meist 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Veröffentliche die endgültigen Standnummern spätestens 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Design-Weihnachtsmarkts?: Plane für Zelte, Marktstände, Beleuchtung, Dekoration und Beschilderung mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Ein kurzer Funktionstest von Licht, Zahlungspunkten und Strom sollte zusätzlich 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass erfolgen.

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