Cómo organizar una feria de diseño sin perder el control

Una feria de diseño se organiza en un orden muy concreto: primero defines la fecha, el público y el perfil de los expositores; después cierras inscripciones, distribución y programa. La parte que más se retrasa suele ser recopilar a tiempo la información de cada expositor y confirmar qué necesita en su puesto. También conviene separar la comunicación para visitantes de la documentación operativa para expositores y voluntarios. Este plan reúne el trabajo previo, la preparación del espacio y la coordinación del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
8
Enviar nota de prensa
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Recopilar información de los expositores
2 personas
12
Hacer el plano de puestos
2 personas
13
Confirmar los espacios de los expositores
14
Preparar el programa y los horarios
2 personas
15
Planificar a los presentadores y las demostraciones
2 personas
16
Reservar el catering
17
Comprar bebidas y aperitivos
2 personas
18
Revisar los archivos de impresión
2 personas
19
Imprimir el plano y los letreros de ruta
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Enviar el manual del expositor
22
Exportar la lista de visitantes
23
Preparar la sesión informativa para voluntarios
24
Comprobar el inventario
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Recopilar impresos y materiales
2 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Recibir entregas
3 personas
29
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar los stands de expositores
6 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Preparar el espacio de presentación
3 personas
34
Probar la iluminación y las presentaciones
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Preparar el buffet de catering
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
42
Repartir acreditaciones
2 personas
43
Apoyar a los expositores
2 personas
44
Anunciar el programa
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer café y té
2 personas
49
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Capturar los momentos fotográficos
53
Acompañar la ronda de expositores
2 personas
54
Anunciar el último punto del programa
55
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

56
Permitir que los expositores desmonten
6 personas
57
Recoger el catering
3 personas
58
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Inventariar materiales
2 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Retirar el catering no utilizado
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Guardar fotos y archivos
69
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
70
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
71
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 80
Taburetescant. 24
Mostrador de registro
Mesa de presentación
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 10
Papeleracant. 12
Juegos de mantelescant. 30

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Impresora de etiquetas
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Tablas para servircant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 24
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Telones de fondocant. 6
Plantascant. 18
Jarronescant. 12
Decoraciones de mesacant. 30
Photowall
Carteles de flechascant. 12
Carteles con número de standcant. 30
Tarjetas de nombrecant. 80
Pulserascant. 400
Tiras adhesivascant. 6
Bridascant. 200

Catering

Compras

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Contenedores de basuracant. 6
Toallas de papelcant. 12

Registro

Credenciales para visitantescant. 400
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 500
Lanyardscant. 500
Listas de registrocant. 8
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Pulseras para el personalcant. 40

Comunicación

Manuales para expositorescant. 40
Folletos del programacant. 500
Planoscant. 500
Listas de expositorescant. 400
Tarjetas de feedbackcant. 350
Bolígrafos para feedbackcant. 30
Cinta adhesivacant. 12
Portadocumentoscant. 6

Herramientas

Juegos de destornilladorescant. 3
Martilloscant. 3
Cintas métricascant. 4
Tijerascant. 12
Cúterescant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Señales de advertenciacant. 8
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8

Transporte

Carros de transportecant. 4
Contenedores rodantescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Mantas de proteccióncant. 12
Correas de amarrecant. 8

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija fecha y horario, define el perfil de participantes y prepara una lista inicial de expositores antes de lanzar la promoción.
Cierra las inscripciones con al menos 10 días de margen. Pide a cada expositor sus datos, necesidades y preferencias para poder confirmar espacios y dibujar el plano de puestos.
Envía el manual del expositor y el plano definitivo entre 5 y 7 días antes. Incluye horarios de llegada, ubicación, normas de montaje y el punto de registro.
No dejes la impresión para el último día: revisa los archivos y prepara con 2 o 3 días de antelación el plano, los letreros de ruta y las acreditaciones.
Haz una sesión informativa con los voluntarios el día anterior o al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba inventario, equipos, cables, iluminación, bebidas y material de registro antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de diseño?: Calcula entre 8 y 12 semanas para una feria pequeña o mediana. Ese margen permite invitar expositores, abrir inscripciones, promocionar el evento, cerrar el plano y resolver cambios sin improvisar.
¿Cuándo debo cerrar la lista de expositores?: Intenta cerrarla entre 10 y 14 días antes. Necesitas ese tiempo para confirmar los espacios, recopilar información, preparar acreditaciones, imprimir señalización y enviar el manual definitivo.
¿Cuándo se prepara el plano de puestos?: Haz un primer plano cuando tengas aproximadamente el 70 % de las inscripciones confirmadas y ciérralo 5 o 7 días antes. Así puedes colocar mesas, sillas, taburetes y zonas de presentación sin rehacer toda la distribución.
¿Cuándo hay que comprar las bebidas y reservar el catering?: Reserva el catering al menos 2 semanas antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes. Recoge las preferencias dietéticas con las inscripciones y compra bebidas y aperitivos entre 2 y 3 días antes, según el tipo de producto.

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