Organiser un salon du design, étape par étape

Un salon du design se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme un événement accueillant du public. Commencez par fixer la date, les horaires et le profil des visiteurs avant de contacter les exposants. Ensuite, verrouillez les inscriptions, l’implantation des stands et le programme avant de commander le matériel, le traiteur et les supports imprimés. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, les branchements et les informations remises aux équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
8
Envoyer le communiqué de presse
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Collecter les informations des exposants
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Confirmer les emplacements des exposants
14
Établir le programme et les horaires
2 personnes
15
Planifier les présentateurs et les démonstrations
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Acheter les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
18
Vérifier les fichiers d’impression
2 personnes
19
Imprimer le plan et les panneaux d’orientation
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Envoyer le guide des exposants
22
Exporter la liste des visiteurs
23
Préparer le briefing des bénévoles
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Rassembler les imprimés et le matériel
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Réception des livraisons
3 personnes
29
Marquer les emplacements
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les stands des exposants
6 personnes
32
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
34
Tester la lumière et les présentations
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Aider les exposants
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Immortaliser les moments photo
53
Accompagner la visite des exposants
2 personnes
54
Annoncer le dernier élément du programme
55
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

56
Démonter les stands des exposants
6 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger la restauration non utilisée
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Sauvegarder les photos et les fichiers
69
Envoyer un message de remerciement aux exposants
70
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
71
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 24
Comptoir d'inscription
Table de présentation
Portants à vêtementsqté 8
Tables hautesqté 10
Poubellesqté 12
Sets de nappesqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Haut-parleursqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Imprimante d'étiquettes
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Pains de glaceqté 24

Décoration

Toiles de fondqté 6
Plantesqté 18
Vasesqté 12
Décorations de tableqté 30
Mur photo
Panneaux de directionqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 30
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 400
Bandes adhésivesqté 6
Serre-câblesqté 200

Catering

Courses

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 6
Essuie-toutqté 12

Inscription

Badges visiteursqté 400
Badges des exposantsqté 100
Porte-badgesqté 500
Lanyardsqté 500
Listes d'inscriptionqté 8
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Bracelets pour le personnelqté 40

Communication

Guides des exposantsqté 40
Flyers du programmeqté 500
Plansqté 500
Listes des exposantsqté 400
Cartes de feedbackqté 350
Stylos pour les retoursqté 30
Ruban adhésifqté 12
Chemises à pinceqté 6

Outils

Jeux de tournevisqté 3
Marteauxqté 3
Mètres rubansqté 4
Ciseauxqté 12
Couteaux Stanleyqté 4
Gants de travailqté 12
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8

Transport

Chariots de transportqté 4
Roll-containersqté 4
Caisses de rangementqté 20
Couvertures de protectionqté 12
Sangles d'arrimageqté 8

Conseils

Bloquez d’abord la date, les horaires d’ouverture et le profil des participants. Cela vous donne un cadre pour choisir les exposants, dimensionner l’accueil et rédiger des invitations adaptées.
Invitez les exposants avant de lancer largement la communication. Demandez à chacun ses informations, ses besoins de présentation et sa confirmation, puis finalisez le plan des stands avant d’imprimer les supports.
Fermez les inscriptions visiteurs à une date précise et exportez la liste avant l’ouverture. Prévoyez aussi un champ pour les régimes alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Testez la circulation avec le mobilier réel : tables d’exposition, tables hautes, chaises et comptoir d’accueil. Vérifiez que les câbles, les multiprises et les enrouleurs ne traversent pas les passages visiteurs.
Organisez une répétition technique avant l’arrivée du public. Branchez le projecteur, l’écran, les enceintes et le micro sans fil, puis faites un briefing des bénévoles avec les horaires, l’accueil et le déroulement des démonstrations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du design ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réunir les exposants, ouvrir les inscriptions et préparer la communication. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, l’impression, les achats et les tests techniques.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon du design ?: Envoyez les premières invitations 8 à 10 semaines avant l’ouverture. Fixez une date limite de réponse à environ 4 semaines de l’événement afin de finaliser les emplacements et le guide exposant.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant le salon, dès que la date, les horaires et les premières informations sont confirmés. Exportez la liste au plus tard la veille pour préparer l’accueil et les badges.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel technique ?: Réservez et vérifiez le matériel au moins 2 semaines avant l’événement. Faites un test complet la veille, notamment pour le projecteur, l’écran, les enceintes, le micro, les câbles et les stations de recharge.

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