Zo organiseer je een dernykoers zonder verrassingen
Een dernykoers organiseren begint niet bij de motoren, maar bij het parcours en de randvoorwaarden. Leg eerst het wedstrijdconcept vast, reserveer het parcours en regel vergunningen en verzekering voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna bouw je de wedstrijdorganisatie op met jury, tijdwaarneming, dernypiloten en een duidelijk reglement. Plan in de laatste week een parcoursinspectie, controleer de weersverwachting en leg startnummers, reserveonderdelen en het draaiboek klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Parcours reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 6
Jury en tijdwaarnemers vastleggen
- 7
Dernypiloten vastleggen
- 8
Deelnemers uitnodigen
2 personen
- 9
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 13
Startlijst publiceren
- 14
Catering bestellen
- 15
Materiaal reserveren
- 16
Parcoursinspectie uitvoeren
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
- 19
Draaiboek printen
- 20
Boodschappen ophalen
2 personen
- 21
Koelboxen vullen
2 personen
- 22
Parcours afzetten
4 personen
- 23
Start- en finishzone markeren
3 personen
- 24
Publieksvakken inrichten
4 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Tent opbouwen
4 personen
- 27
Jurytafel inrichten
2 personen
- 28
Inschrijving opbouwen
2 personen
- 29
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 30
Tijdwaarneming testen
2 personen
- 31
Dernymotoren controleren
2 personen
- 32
Fietsen technisch controleren
2 personen
- 33
Veiligheidsbriefing voorbereiden
- 34
Catering voorbereiden
3 personen
- 35
Horecapunt inrichten
2 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
EHBO-materiaal controleren
- 38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 39
Inschrijving openen
3 personen
- 40
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
- 43
Proefrondes begeleiden
4 personen
- 44
Publiek informeren
- 45
Eerste koers begeleiden
6 personen
- 46
Tussenstanden registreren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Tweede koers begeleiden
6 personen
- 50
Materiaal tussentijds controleren
2 personen
- 51
Finalisten bekendmaken
- 52
Finale begeleiden
6 personen
- 53
Eindklassement controleren
2 personen
- 54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 55
Publieksverlichting controleren
2 personen
- 56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 57
Laatste ronde aankondigen
- 58
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 59
Dernymotoren stallen
2 personen
- 60
Fietsen verzamelen
2 personen
- 61
Horecapunt sluiten
3 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Parcours opruimen
5 personen
- 65
Locatie schoonmaken
4 personen
- 66
Materiaal tellen
2 personen
- 67
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
- 68
Uitslag publiceren
- 69
Deelnemers informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Jurytafel
- Hoge statafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Dernymotorenaantal 5
- Reservefiets
- Startnummersaantal 30
- Nummerhoudersaantal 30
- Parcourskegelsaantal 40
- Afzethekkenaantal 30
- Lintenaantal 6
- Rondebordenaantal 4
- Fietspompenaantal 3
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Montagestandaardsaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Smeermiddelaantal 3
Apparatuur
- Tijdwaarnemingsset
- Stopwatchaantal 4
- Megafoonaantal 2
- Geluidsset
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijenaantal 24
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 150
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het parcours en vraag vergunningen ruim van tevoren aan; houd minimaal 8 tot 12 weken aan voor goedkeuringen en afstemming met betrokken partijen.
- Leg jury, tijdwaarnemers en dernypiloten vast voordat je de startlijst publiceert. Geef deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de koers hun nummer, starttijd en reglement.
- Plan een parcoursinspectie op de wedstrijddag vóór de opbouw. Controleer vooral de start- en finishzone, publieksvakken, afzethekken en plekken waar kabels of linten kunnen losraken.
- Neem naast dernymotoren ook een reservefiets, fietspompen, gereedschapskoffers, reservebinnenbanden en smeermiddel mee. Leg deze technische spullen bij de montagestandaards klaar, niet verspreid over het terrein.
- Maak het draaiboek concreet per half uur en print minstens 3 exemplaren: één voor de organisatie, één voor de jurytafel en één voor de speaker. Vul koelboxen en haal catering en boodschappen op voordat de publieksopbouw begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dernykoers organiseren?
- Begin ongeveer 12 weken vooraf met het wedstrijdconcept, parcours en vergunningen. Leg jury, tijdwaarnemers en dernypiloten uiterlijk 6 weken vooraf vast en verstuur de publieksuitnodigingen daarna.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een dernykoers?
- Dat hangt af van het parcours en de gemeente, maar een koers op de openbare weg vraagt doorgaans toestemming voor het parcours en verkeers- of publieksveiligheid. Dien de aanvraag bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf in en controleer ook de verzekering.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een dernykoers?
- Reken voor een klein parcours op 3 tot 4 uur opbouw met een ploeg van minimaal 4 personen. Zet eerst het parcours af en markeer start en finish; plaats daarna publieksvakken, jurytafel, tafels, stoelen en geluidsapparatuur.
- Wat moet je een week voor een dernykoers controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de deelnemersgegevens, dieetwensen, startlijst, jurybezetting, piloten en materiaalreserveringen. Controleer daarnaast 24 uur vooraf de weersverwachting en leg startnummers, gereedschap, reserveonderdelen en het geprinte draaiboek klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!