Cómo organizar una carrera Derny sin dejar cabos sueltos
Organizar una carrera Derny empieza mucho antes de colocar los conos en el recorrido. Primero define el formato de la competición, reserva el circuito y tramita permisos, seguro y reglamento. Después confirma pilotos, jurado, cronometristas y participantes, mientras cierras el material, el catering y la comunicación al público. La última fase consiste en inspeccionar el recorrido, preparar la salida y meta y repartir el trabajo del día para que la prueba avance sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el concepto de la competición
2 personas
- 2
Reservar el recorrido
- 3
Solicitar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
- 6
Confirmar jurado y cronometristas
- 7
Registrar a los pilotos de Derny
- 8
Invitar a los participantes
2 personas
- 9
Enviar invitaciones al público
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
- 13
Publicar la lista de salida
- 14
Pedir el catering
- 15
Reservar materiales
- 16
Realizar la inspección del recorrido
2 personas
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Preparar los números de competición
2 personas
- 19
Imprimir el plan de trabajo
- 20
Recoger la compra
2 personas
- 21
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 22
Delimitar el recorrido
4 personas
- 23
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
- 24
Organizar las zonas del público
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar la carpa
4 personas
- 27
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 28
Montar la inscripción
2 personas
- 29
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 30
Probar el cronometraje
2 personas
- 31
Comprobar los motores Derny
2 personas
- 32
Revisar técnicamente las bicicletas
2 personas
- 33
Preparar la charla de seguridad
- 34
Preparar el catering
3 personas
- 35
Montar el punto de catering
2 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
- 37
Comprobar el material de primeros auxilios
- 38
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 39
Abrir la inscripción
3 personas
- 40
Recepción de participantes
3 personas
- 41
Repartir dorsales
2 personas
- 42
Dar la charla de seguridad
2 personas
- 43
Guiar las rondas de prueba
4 personas
- 44
Informar al público
- 45
Acompañar la primera parada
6 personas
- 46
Registrar avances
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Acompañar la segunda parada
6 personas
- 50
Comprobar el material durante el evento
2 personas
- 51
Anunciar a los finalistas
- 52
Coordinar la final
6 personas
- 53
Comprobar la clasificación final
2 personas
- 54
Gestionar la entrega de premios
3 personas
- 55
Comprobar la iluminación del público
2 personas
- 56
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 57
Anunciar la última ronda
- 58
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 59
Aparcar los Dernymotoren
2 personas
- 60
Reunir las bicicletas
2 personas
- 61
Cerrar el punto de restauración
3 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger el recorrido
5 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Contar el material
2 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Publicar los resultados
- 69
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesa del jurado
- Mesas altas tipo cóctelcant. 4
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Dernymotorencant. 5
- Bicicleta de repuesto
- Dorsalescant. 30
- Portanúmeroscant. 30
- Conos del recorridocant. 40
- Vallas de separacióncant. 30
- Cintascant. 6
- Platos redondoscant. 4
- Bombas de bicicletacant. 3
- Maletines de herramientascant. 2
- Soportes de montajecant. 2
- Cámaras de aire de repuestocant. 10
- Bridascant. 100
- Lubricantecant. 3
Equipo
- Kit de cronometraje
- Cronómetrocant. 4
- Megáfonocant. 2
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharonescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de microfibracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recorrido y los permisos antes de anunciar la carrera. Reserva el circuito con varias semanas de margen y confirma por escrito qué zonas pueden ocupar el público, el jurado y los vehículos Derny.
- No dejes el reglamento para el final: debe estar listo antes de abrir las inscripciones. Incluye el formato de las mangas, los criterios de clasificación, las funciones del jurado y el procedimiento de cronometraje.
- Comprueba los datos de cada piloto al cerrar las inscripciones y publica la lista de salida con antelación. Así puedes corregir nombres, dorsales, preferencias dietéticas y ausencias antes del montaje.
- Haz una inspección final del recorrido el día anterior y otra antes de la salida. Revisa especialmente curvas, vallas, cintas, conos, zona de meta, puntos de acceso y cualquier lugar donde una bicicleta de repuesto o un equipo de reparación deba quedar disponible.
- Prepara el material y el plan de trabajo por zonas, no en una sola pila. Deja con tiempo los dorsales, portanúmeros, bombas, herramientas, cámaras de aire, cronometraje, megáfono, sonido, cables, baterías y neveras listas para los responsables correspondientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera Derny?
- Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un recorrido y solicitar permisos. Deja las 2 últimas semanas para confirmar pilotos, cerrar el catering, publicar la lista de salida y revisar el material.
- ¿Qué permisos hacen falta para una carrera Derny?
- Depende del recorrido y de la autoridad que lo gestione, pero debes consultar los permisos de uso del circuito, ocupación del espacio y seguridad. Haz la primera consulta entre 8 y 12 semanas antes y comprueba también la cobertura del seguro.
- ¿Cuándo se prepara el recorrido de una carrera Derny?
- Realiza la inspección completa el día anterior y el montaje definitivo varias horas antes de la salida. Coloca entonces conos, vallas y cintas, marca la salida y la meta y organiza las zonas del público sin bloquear los accesos.
- ¿Cuántos responsables hacen falta el día de la carrera Derny?
- Como mínimo, asigna responsables separados para salida y meta, cronometraje, jurado, pilotos, seguridad del recorrido, público y sonido. Con 7 funciones diferenciadas evitas que una misma persona tenga que controlar a la vez la pista y la clasificación.
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