Zo organiseer je een Demo Day zonder last-minute problemen

Begin een Demo Day niet met uitnodigingen, maar met de datum, locatie en het programma. Daarna deel je presentatietijden in, verzamel je presentaties en controleer je alle techniek voordat gasten arriveren. Registratie, catering en bewegwijzering lopen parallel, maar hebben elk een eigen deadline. Plan op de dag zelf extra tijd voor het opstellen van tafels en stoelen, het aansluiten van de beamer en het testen van microfoons, speakers en presentatielaptop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Presentatoren selecteren
2 personen
4
Presentatietijden indelen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan genodigden sturen
10
Presentaties verzamelen
11
Presentaties technisch controleren
2 personen
12
Demoapparatuur inventariseren
13
Reserveringen voor catering maken
14
Reservering van meubilair bevestigen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Programma afdrukken
17
Routebordjes afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Presentaties op back-up zetten
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Naambadges klaarleggen
2 personen
26
Cateringbuffet inrichten
3 personen
27
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Presentatieruimte inrichten
3 personen
30
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
31
Microfoon en speakers testen
2 personen
32
Wifi en presentatielaptop testen
2 personen
33
Demo-opstellingen controleren
2 personen
34
Versiering ophangen
2 personen
35
Routebordjes plaatsen
36
Afvalbakken plaatsen
37
Briefing voor ontvangstteam
4 personen
38
Briefing voor presentatoren
2 personen

Event

39
Presentatoren ontvangen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
43
Opening verzorgen
44
Presentaties begeleiden
2 personen
45
Presentatietijd bewaken
46
Demoapparatuur ondersteunen
2 personen
47
Vragen uit de zaal begeleiden
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
51
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
52
Contactgegevens verzamelen
2 personen
53
Fotomomenten verzorgen
54
Laatste ronde aankondigen
55
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Restanten veilig verpakken
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Versiering verwijderen
2 personen
61
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
65
Bedankbericht versturen
66
Presentaties delen met bezoekers
67
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamervoorziening

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Wifi-router
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Tangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 100
Routebordjesaantal 10
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg presentatietijden pas vast nadat je alle presentatoren hebt geselecteerd. Reserveer per demo 5 tot 10 minuten wisseltijd, zodat een uitloop niet meteen het hele programma verschuift.
Verzamel presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en test elk bestand op de presentatielaptop. Zet daarna een kopie op een tweede opslagmedium; HDMI-adapters en kabels worden vaak pas gemist wanneer de eerste spreker klaarstaat.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 2 dagen voor de Demo Day. Geef de cateraar daarna het definitieve aantal door en controleer of er genoeg borden, vorken, messen, waterglazen en koffiekopjes zijn.
Richt de registratietafel minimaal 45 minuten voor inloop in. Leg naambadges op alfabetische volgorde klaar, plaats routebordjes bij elke afslag en houd een lijst achter de hand voor wijzigingen op het laatste moment.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste presentatie. Controleer ruimtes, wifi, stroompunten, projectiescherm en geluid; koelboxen en dranken regel je vóór de gasten binnenkomen, niet tijdens de registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Demo Day organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie, presentatoren en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het tijdschema grotendeels vaststaat, bij voorkeur 3 weken voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd moet je tussen presentaties plannen?: Plan minstens 5 minuten tussen twee presentaties en 10 minuten als apparatuur of presentatoren wisselen. Neem daarnaast per uur een buffer van ongeveer 10 minuten op voor uitloop en vragen.
Wanneer moet je presentaties en techniek testen voor een Demo Day?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en test ze op dezelfde laptop, beamer en aansluitingen die je op locatie gebruikt. Doe op de dag zelf nog een volledige geluids- en beeldtest, minimaal 60 minuten vóór de start.
Wanneer moet je catering en dieetwensen definitief maken?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en sluit de inschrijvingen 2 dagen voor de Demo Day. Geef daarna het definitieve aantal deelnemers en de aangepaste cateringbestelling door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.