Organiser un Demo Day, étape par étape

Un Demo Day repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, construire un programme réaliste, préparer les présentateurs et sécuriser la technique. Commence par fixer les horaires de présentation, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La veille, rassemble les supports, teste chaque connexion et prépare les badges. Le jour J, installe l’accueil avant l’arrivée des invités et garde une solution de secours pour les présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Sélectionner les présentateurs
2 personnes
4
Répartir les horaires de présentation
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Rassembler les présentations
11
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
12
Inventorier le matériel de démonstration
13
Faire les réservations de catering
14
Confirmer la réservation du mobilier
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Imprimer les panneaux d’itinéraire
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Sauvegarder les présentations
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
30
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
31
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
32
Tester le wifi et l’ordinateur portable de présentation
2 personnes
33
Vérifier les installations de démonstration
2 personnes
34
Suspendre la décoration
2 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire
36
Installer les poubelles
37
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
38
Briefing pour les présentateurs
2 personnes

Événement

39
Accueillir les présentateurs
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
43
Assurer l’ouverture
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Surveiller le temps de présentation
46
Assister le matériel de démonstration
2 personnes
47
Animer les questions de la salle
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
51
Animer le cocktail networking
3 personnes
52
Recueillir les coordonnées
2 personnes
53
Gérer les moments photo
54
Annoncer le dernier tour
55
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Collecter et trier les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger le matériel restant
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement
66
Partager les présentations avec les visiteurs
67
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Fournitures pour vestiaires

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Routeur wifi
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Cuillères à caféqté 90
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Pincesqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d'eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux d’orientationqté 10
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque des créneaux avec une marge de 10 à 15 minutes entre les démonstrations. Elle absorbe les retards, les changements d’ordinateur et les questions sans décaler toute la journée.
Demande les présentations au moins 5 jours avant le Demo Day et conserve une copie sur deux supports. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur qui seront utilisés sur place.
Prépare l’accueil avant l’ouverture : table d’inscription, badges classés par ordre alphabétique, programme imprimé et panneaux d’itinéraire doivent être prêts au moins 30 minutes à l’avance.
Teste les câbles HDMI, adaptateurs, multiprises, rallonges, microphones et haut-parleurs pendant l’installation. Un adaptateur manquant ou une batterie vide se repère plus difficilement lorsque les invités sont déjà arrivés.
Commande le catering à partir des inscriptions confirmées et prévois une zone séparée pour le buffet. Refroidis les boissons avant l’ouverture et vérifie que verres, assiettes et couverts sont accessibles sans bloquer les déplacements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Demo Day ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, sélectionner les présentateurs, ouvrir les inscriptions, réserver le catering et tester les présentations au moins 5 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un Demo Day ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant pour connaître les besoins alimentaires et ajuster la restauration.
Combien de temps prévoir entre deux présentations ?: Réserve 10 à 15 minutes entre deux passages. Ce temps couvre les questions, le changement de présentateur et les éventuels réglages du portable, du vidéoprojecteur ou du microphone.
Que faut-il vérifier la veille d’un Demo Day ?: Vérifie les fichiers de présentation, les câbles, les adaptateurs, le son, le Wi-Fi et la disposition des espaces. Prépare aussi les badges, le programme et les panneaux, afin que l’accueil puisse être installé en moins de 30 minutes le matin.

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