Cómo organizar un Demo Day sin perder el control

Un Demo Day combina presentaciones breves, demostraciones, registro de asistentes y varios momentos técnicos. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y después cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva tiempo para recopilar y probar las presentaciones, confirmar el catering y preparar las acreditaciones. El día del evento, abre el espacio con antelación suficiente para revisar salas, montar el registro y comprobar sonido, proyección y conexiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Seleccionar presentadores
2 personas
4
Organizar los horarios de presentación
2 personas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar un recordatorio a los invitados
10
Recopilar las presentaciones
11
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
12
Inventariar el equipo de demostración
13
Hacer reservas para el catering
14
Confirmar la reserva del mobiliario
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Imprimir el programa
17
Imprimir los carteles de ruta
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar los espacios
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Montar la mesa de registro
2 personas
25
Colocar las acreditaciones
2 personas
26
Montar el buffet de catering
3 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Preparar el espacio de presentación
3 personas
30
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
32
Probar el wifi y el portátil de presentación
2 personas
33
Comprobar las instalaciones de la demo
2 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Colocar señales de ruta
36
Colocar cubos de basura
37
Briefing para el equipo de recepción
4 personas
38
Briefing para presentadores
2 personas

Evento

39
Recibir a los presentadores
2 personas
40
Registrar a los visitantes
3 personas
41
Repartir acreditaciones
2 personas
42
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
43
Encargarse de la inauguración
44
Coordinar presentaciones
2 personas
45
Controlar el tiempo de la presentación
46
Apoyar el equipo de demostración
2 personas
47
Gestionar las preguntas del público
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer los aperitivos
2 personas
50
Recoger la vajilla usada
2 personas
51
Guiar el cóctel de networking
3 personas
52
Recopilar los datos de contacto
2 personas
53
Organizar los momentos fotográficos
54
Anunciar la última ronda
55
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

56
Apagar el equipo
2 personas
57
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Recoger mesas y sillas
4 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Recoger y separar la basura
3 personas
62
Limpiar el lugar
4 personas
63
Devolver los objetos prestados
2 personas
64
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
65
Enviar mensaje de agradecimiento
66
Compartir las presentaciones con los visitantes
67
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 12
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Instalaciones de vestuarios

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Router wifi
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Pinzascant. 8
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 100
Carteles de rutacant. 10
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de invitar: asigna a cada presentación un horario concreto y deja entre 5 y 10 minutos de margen para cambios, preguntas o problemas técnicos.
Recopila las presentaciones al menos 3 días antes y pruébalas en el portátil, el proyector y la pantalla que usarás. Guarda una copia de seguridad en una segunda ubicación y revisa también los adaptadores HDMI.
Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la hora de llegada, el programa y cualquier indicación de acceso. Usa las inscripciones para confirmar preferencias dietéticas y ajustar el catering.
Prepara las acreditaciones, el programa impreso y los carteles de ruta como un único paquete de registro. Coloca la mesa de registro y las acreditaciones antes de abrir las puertas, no durante la llegada de los asistentes.
Llega al lugar al menos 2 horas antes del inicio. Comprueba mesas, sillas, wifi, regletas, alargadores, micrófonos, altavoces y estaciones de carga; enfría las bebidas y monta el buffet antes de recibir al primer invitado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Demo Day?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, presentadores, mobiliario y catering. Reserva los últimos 3 días para recopilar presentaciones, hacer las pruebas técnicas y preparar las copias de seguridad.
¿Cuánto tiempo debe durar cada presentación en un Demo Day?: Asigna entre 10 y 15 minutos por presentación y añade 5 minutos para preguntas o cambios de equipo. Incluye al menos 10 minutos de margen por cada hora de programa para evitar retrasos acumulados.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a un Demo Day?: Envía la invitación inicial entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 3 días antes del evento. Manda un recordatorio final entre 24 y 48 horas antes, cuando ya puedas confirmar horarios y necesidades dietéticas.
¿A qué hora hay que llegar el día del Demo Day?: Abre el lugar al menos 2 horas antes del comienzo. Ese margen permite revisar las salas, colocar mesas y sillas, montar el registro, probar sonido y proyección, y resolver fallos de cables o conexiones sin público delante.

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