Einen Demo Day Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Demo Day entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf vor Ort. Bestätige zuerst Datum und Ort, lege danach Programm, Präsentationszeiten und Moderation fest. Sobald die Einladungen verschickt sind, brauchst du einen festen Termin für Anmeldungen und Ernährungswünsche. Plane außerdem früh genug Technik, Catering und Mobiliar ein. Am Veranstaltungstag selbst sollten Präsentationen, Backups, Namensschilder und der Registrierungstisch bereits vor dem Einlass bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Moderatoren auswählen
2 Personen
- 4
Präsentationszeiten einteilen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Erinnerung an die Eingeladenen senden
- 10
Präsentationen sammeln
- 11
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
- 12
Demo-Ausrüstung inventarisieren
- 13
Catering-Reservierungen machen
- 14
Möbelreservierung bestätigen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Programm drucken
- 17
Wegweiser drucken
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Präsentationen auf Backup sichern
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 25
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 26
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 30
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
- 31
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
- 32
WLAN und Präsentationslaptop testen
2 Personen
- 33
Demobauten prüfen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Wegweiser aufstellen
- 36
Mülleimer aufstellen
- 37
Briefing für das Empfangsteam
4 Personen
- 38
Briefing für Moderatoren
2 Personen
Event
- 39
Moderatoren empfangen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 42
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 43
Eröffnung betreuen
- 44
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 45
Vortragszeit überwachen
- 46
Demoausrüstung unterstützen
2 Personen
- 47
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 52
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
- 53
Fotomomente organisieren
- 54
Letzte Runde ankündigen
- 55
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 65
Dankesnachricht versenden
- 66
Präsentationen mit Besuchern teilen
- 67
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- Umkleideraumausstattung
Ausstattung
- PräsentationslaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- WLAN-Router
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 90
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkaraffenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Präsentationszeiten früh fest und plane pro Beitrag ein klares Zeitfenster inklusive Wechsel. Sammle die Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag, sondern prüfe sie vorher technisch auf dem Präsentationslaptop.
- Führe spätestens einige Tage vor dem Demo Day einen vollständigen Techniktest durch: Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und passende Adapter müssen zusammen funktionieren.
- Bestätige Catering und Mobiliar rechtzeitig anhand der Anmeldungen. Vergiss dabei nicht unterschiedliche Ernährungswünsche sowie ausreichend Tische, Stühle, Barhocker und einen eigenen Registrierungstisch.
- Bereite Namensschilder, gedrucktes Programm und Wegweiser vor dem Aufbau vor. Lege die Namensschilder am Registrierungstisch nach einer festen Reihenfolge aus, damit die Anmeldung nicht unnötig lange dauert.
- Sichere alle Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Datenträger und stelle Verlängerungskabel, Ladestationen und einen WLAN-Router griffbereit bereit. Öffne die Location früh genug, um Räume, Bestuhlung, Getränke und Technik vor dem Eintreffen der Gäste zu kontrollieren.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Demo Day organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Einladungen. Technik, Catering und Mobiliar sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte man die Präsentationen für einen Demo Day einsammeln?
- Fordere die Präsentationen mindestens 7 Tage vor dem Demo Day an. Plane den technischen Test spätestens 2 bis 3 Tage vorher ein und speichere danach eine Backup-Kopie.
- Wie viel Zeit sollte eine Präsentation beim Demo Day dauern?
- Plane pro Präsentation ein festes Zeitfenster von etwa 10 bis 15 Minuten und zusätzlich 5 Minuten für den Wechsel oder kurze Fragen. Die genaue Einteilung sollte vor dem Versand der Einladungen im Programm stehen.
- Wann muss das Catering für einen Demo Day bestellt werden?
- Reserviere das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und aktualisiere die Personenzahl nach Ende der Anmeldefrist. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung.
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