Zo organiseer je een dementiecafé dat rustig verloopt

Een dementiecafé vraagt om een duidelijke volgorde en een prikkelarme ontvangst. Begin enkele weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en het bevestigen van sprekers. Werk daarna het programma uit en controleer of de ruimte, koffievoorziening en presentatieapparatuur passen bij de groep. Op de dag zelf draait alles om herkenbaarheid: een zichtbare ontvangsttafel, naambadges, een korte uitleg en voldoende tijd voor koffie, soep en gesprek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Sprekers bevestigen
5
Programma afdrukken
6
Naambadges voorbereiden
7
Routebeschrijving klaarleggen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Hapjes voorbereiden
2 personen
10
Soep voorbereiden
2 personen
11
Dranken koud zetten
12
Locatie openen
2 personen
13
Ruimte ventileren
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen opstellen
3 personen
16
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
17
Koffiepunt inrichten
2 personen
18
Servies klaarzetten
2 personen
19
Presentatiemateriaal testen

Event

20
Gasten ontvangen
3 personen
21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Koffie en thee serveren
2 personen
23
Programma toelichten
24
Gesprek begeleiden
2 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Pauze begeleiden
2 personen
28
Vragenronde begeleiden
2 personen
29
Avondmaaltijd serveren
3 personen
30
Tafels afruimen
2 personen
31
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

32
Servies afwassen
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Ruimte schoonmaken
2 personen
35
Meubilair terugplaatsen
3 personen
36
Materialen controleren
2 personen
37
Geleende materialen retourneren
38
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Soeplepelsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepkommen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Infobordenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud en sprekers minimaal 3 weken vooraf. Druk het programma pas af nadat onderwerpen, spreektijden en eventuele vragen definitief zijn; zo voorkom je dat bezoekers een verouderde planning krijgen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het dementiecafé. Gebruik die informatie bij de voorbereiding van soep en hapjes en zet servies zoals soepkommen, soeplepels en opscheplepels vooraf apart klaar.
Reserveer bij de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor binnenkomst en registratie. Leg naambadges, badgehouders en een routebeschrijving op één vaste plek, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draagbare microfoon minimaal 45 minuten voor aanvang. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting zorgt vaak voor vertraging vlak voor het programma.
Zet koffie, thee en koud water klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per persoon en houd thermoskannen beschikbaar, zodat het gesprek niet telkens wordt onderbroken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dementiecafé organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het vastleggen van sprekers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst en maak het definitieve programma daarna af.
Hoeveel koffie moet ik voorzien voor een dementiecafé?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per bezoeker. Bij een bijeenkomst van 20 mensen betekent dat circa 40 warme dranken, aangevuld met water en eventueel koude dranken.
Hoe richt je een ruimte in voor een dementiecafé?: Zet tafels en stoelen zo neer dat iedereen de spreker kan zien en zonder obstakels naar de ontvangsttafel en het koffiepunt kan lopen. Houd minimaal 30 minuten voor aanvang vrij om te ventileren, de techniek te testen en de route zichtbaar te maken.
Wanneer moet ik de techniek van een dementiecafé testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm en microfoon minimaal 45 minuten voor de start. Controleer tegelijk de stroomvoorziening met verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je nog tijd hebt om een alternatief te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.