Ein Demenzcafé Schritt für Schritt organisieren
Ein Demenzcafé braucht vor allem einen ruhigen Ablauf, klare Zuständigkeiten und genügend Zeit für persönliche Gespräche. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und der Bestätigung der Referenten. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und plane Raum, Sitzplätze, Kaffee, Suppe und Snacks so, dass niemand lange warten muss. Am Veranstaltungstag zählt eine feste Reihenfolge: Raum vorbereiten, Technik testen, Gäste persönlich empfangen und das Gespräch behutsam moderieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Referenten bestätigen
- 5
Programm drucken
- 6
Namensschilder vorbereiten
- 7
Wegbeschreibung bereitlegen
- 8
Einkaufen gehen
2 Personen
- 9
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 10
Suppe vorbereiten
2 Personen
- 11
Getränke kalt stellen
- 12
Location öffnen
2 Personen
- 13
Raum lüften
- 14
Tische aufstellen
3 Personen
- 15
Stühle aufstellen
3 Personen
- 16
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 17
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 18
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 19
Präsentationsmaterial testen
Event
- 20
Gäste empfangen
3 Personen
- 21
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 23
Programm vorstellen
- 24
Gespräch moderieren
2 Personen
- 25
Snacks servieren
2 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Pause betreuen
2 Personen
- 28
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 29
Abendessen servieren
3 Personen
- 30
Tische abräumen
2 Personen
- 31
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 32
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 33
Abfall sammeln
2 Personen
- 34
Raum reinigen
2 Personen
- 35
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 36
Materialien prüfen
2 Personen
- 37
Geliehene Materialien zurückgeben
- 38
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- SuppenschalenAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 6
- SuppenkellenAnz. 70
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- Suppenschalen mit DeckelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbares Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- TischdeckeAnz. 8
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- InfotafelnAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und notiere auch Begleitpersonen, damit Sitzplätze und Verpflegung realistisch geplant werden können.
- Plane für den Empfang einen eigenen Tisch mit Anwesenheitsliste, Namensschildern und Wegbeschreibung. Eine Person sollte die Gäste begrüßen, während eine zweite Person letzte Aufgaben im Raum übernimmt.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle Tische und Stühle auf und richte danach Empfangs- und Kaffeebereich ein, damit Geschirr, Thermoskannen und Getränke nicht im Weg stehen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Mikrofon spätestens 45 Minuten vor dem Start. Prüfe auch die Verlängerungskabel und halte das Präsentationsmaterial zusätzlich ausgedruckt bereit, falls die Technik ausfällt.
- Bereite Suppe und Snacks so vor, dass sie ohne Unterbrechung des Gesprächs serviert werden können. Rechne bei Kaffee und Tee mit mindestens einer Tasse pro Person und stelle Wasser, Gläser sowie Suppenschalen griffbereit bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Demenzcafé planen?
- Beginne etwa vier Wochen vorher mit Termin, Referenten und Einladungen. Die Anmeldungen solltest du bis spätestens fünf Tage vor dem Termin prüfen, damit Sitzplätze, Ernährungswünsche und Verpflegung angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Demenzcafé?
- Plane mindestens 90 Minuten für Lüften, Tische, Stühle, Empfang, Kaffeebereich und Geschirr ein. Für einen Techniktest mit Laptop, Beamer und Mikrofon solltest du zusätzlich etwa 45 Minuten vor Beginn einplanen.
- Was braucht man für den Empfang beim Demenzcafé?
- Halte Anwesenheitsliste, Namensschilder, Badgehalter und eine Wegbeschreibung bereit. Idealerweise übernimmt eine Person den Empfang für die ersten 20 bis 30 Minuten, während eine andere Person verspätete Gäste in den Raum begleitet.
- Wie organisiert man Kaffee, Suppe und Snacks für ein Demenzcafé?
- Stelle Kaffee und Tee vor Beginn bereit und plane mindestens eine Tasse pro Person. Suppe und Snacks sollten spätestens 30 Minuten vor dem Servieren vorbereitet sein; berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche bei der Menge und Auswahl.
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