Cómo organizar un café sobre demencia paso a paso
Un café sobre demencia combina una charla informativa con un ambiente tranquilo para conversar. Empieza por confirmar a los ponentes y enviar las invitaciones; después, controla las inscripciones y las necesidades dietéticas. La víspera prepara el programa, las acreditaciones, la sopa, los aperitivos y las bebidas. El día del encuentro, monta primero la sala y los puntos de recepción y café, prueba el proyector y el micrófono, y deja tiempo suficiente para registrar a cada asistente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar ponentes
- 5
Imprimir el programa
- 6
Preparar acreditaciones
- 7
Preparar las indicaciones de la ruta
- 8
Hacer la compra
2 personas
- 9
Preparar aperitivos
2 personas
- 10
Preparar sopa
2 personas
- 11
Enfriar las bebidas
- 12
Abrir la ubicación
2 personas
- 13
Ventilar el espacio
- 14
Montar mesas
3 personas
- 15
Colocar las sillas
3 personas
- 16
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 17
Montar el punto de café
2 personas
- 18
Preparar la vajilla
2 personas
- 19
Probar el material de presentación
Evento
- 20
Recibir a los invitados
3 personas
- 21
Registrar la asistencia
2 personas
- 22
Servir café y té
2 personas
- 23
Presentar el programa
- 24
Moderar la conversación
2 personas
- 25
Servir aperitivos
2 personas
- 26
Rellenar las bebidas
- 27
Gestionar la pausa
2 personas
- 28
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 29
Servir la cena
3 personas
- 30
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 31
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
- 32
Lavar la vajilla
2 personas
- 33
Recoger la basura
2 personas
- 34
Limpiar el espacio
2 personas
- 35
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 36
Comprobar los materiales
2 personas
- 37
Devolver el material prestado
- 38
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharonescant. 6
- Cucharones para sopacant. 70
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tazones para sopa con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelcant. 8
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Carteles informativoscant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Esponjascant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Así puedes calcular la sopa, los aperitivos, los vasos y los cuencos sin improvisar el mismo día.
- Confirma a los ponentes 7 días antes y vuelve a comprobar el programa 24 horas antes. Imprime varias copias y prepara las acreditaciones antes de abrir la recepción.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para ventilar el espacio, montar mesas y sillas y colocar las indicaciones de la ruta. La mesa de recepción debe estar lista antes de que llegue el primer invitado.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el micrófono con todos los cables y regletas al menos 45 minutos antes. Una prueba breve evita perder tiempo cuando empieza la presentación.
- Enfría las bebidas con antelación y prepara el café y el té en un punto separado de la recepción. Sirve primero la bienvenida y los aperitivos; deja la sopa lista para mantener una conversación sin interrupciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar un café sobre demencia?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar a los ponentes, reservar el espacio y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las necesidades dietéticas 5 días antes.
- ¿Cuándo debo preparar la sala para un café sobre demencia?
- Reserva entre 90 y 120 minutos antes del inicio. Ese margen permite ventilar, colocar mesas y sillas, montar la recepción, preparar el café y probar el equipo de presentación.
- ¿Cuándo se confirma la asistencia de los invitados?
- Pide la inscripción hasta 5 días antes del encuentro y revisa la lista el día anterior. Imprime las acreditaciones y el programa después de cerrar el número de asistentes.
- ¿Qué equipo debo probar antes de la charla?
- Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono portátil, los cables alargadores y las regletas. Haz la prueba completa al menos 45 minutos antes, con el archivo real de la presentación.
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