Organiser un Café Alzheimer : la méthode pratique
Un Café Alzheimer se prépare d’abord autour des participants, puis du déroulé de la rencontre. Commencez par envoyer les invitations, suivre les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Confirmez ensuite les intervenants et vérifiez que la salle permet un accueil calme, une présentation et un échange en groupe. Le jour même, prévoyez du temps pour installer les tables, tester la projection et préparer le café, le thé, les en-cas et la soupe avant l’arrivée des premiers invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Confirmer les intervenants
- 5
Imprimer le programme
- 6
Préparer les badges nominatifs
- 7
Préparer les indications de route
- 8
Faire les courses
2 personnes
- 9
Préparer les en-cas
2 personnes
- 10
Préparer la soupe
2 personnes
- 11
Mettre les boissons au frais
- 12
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 13
Aérer la salle
- 14
Installer les tables
3 personnes
- 15
Installer les chaises
3 personnes
- 16
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 17
Mettre en place le point café
2 personnes
- 18
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 19
Tester le matériel de présentation
Événement
- 20
Accueillir les invités
3 personnes
- 21
Enregistrer la présence
2 personnes
- 22
Servir le café et le thé
2 personnes
- 23
Présenter le programme
- 24
Animer l’échange
2 personnes
- 25
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons
- 27
Encadrer la pause
2 personnes
- 28
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
- 29
Servir le dîner
3 personnes
- 30
Dégager les tables
2 personnes
- 31
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
- 32
Faire la vaisselle
2 personnes
- 33
Rassembler les déchets
2 personnes
- 34
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 35
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 36
Vérifier le matériel
2 personnes
- 37
Restituer le matériel emprunté
- 38
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tabouretsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Bol à soupeqté 70
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 6
- Louches à soupeqté 70
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Soupières avec couvercleqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphone portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Nappeqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Panneaux d’informationqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Supports de sacs poubelleqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Épongesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions une par une. Notez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que de les rechercher quelques jours avant la rencontre.
- Confirmez les intervenants au plus tard une semaine avant le Café Alzheimer et transmettez-leur l’horaire ainsi que le matériel prévu. Imprimez ensuite le programme et préparez les badges nominatifs pour éviter une file à l’accueil.
- Prévoyez environ 30 minutes avant l’ouverture pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer le vestiaire et mettre en place la table d’accueil. Gardez les indications de route visibles dès l’entrée.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone avant l’arrivée du public, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées. Une vérification de 15 minutes suffit souvent à repérer un câble manquant ou une prise trop éloignée.
- Mettez les boissons au frais et préparez le point café avant l’accueil, puis gardez la soupe couverte jusqu’au service. Comptez la vaisselle, les tasses, les verres et les couverts selon les inscriptions, avec quelques pièces de réserve pour les intervenants et les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Café Alzheimer ?
- Prévoyez environ 3 à 4 semaines pour inviter les participants, suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les intervenants. Réservez les 3 derniers jours à l’impression du programme, aux badges et aux achats.
- Quand faut-il confirmer les intervenants d’un Café Alzheimer ?
- Confirmez-les au moins 7 jours avant la rencontre. Demandez-leur aussi leurs besoins techniques et l’horaire exact de leur intervention afin de tester le matériel à l’avance.
- Combien de temps prévoir avant l’ouverture de la salle ?
- Arrivez environ 30 minutes avant l’accueil pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer les badges et mettre en place le café. Ajoutez 15 minutes si une présentation avec vidéoprojecteur ou microphone est prévue.
- Que faut-il prévoir à boire et à manger pour un Café Alzheimer ?
- Prévoyez du café, du thé, de l’eau, des amuse-bouches et une soupe, en fonction du nombre d’inscrits et des besoins alimentaires recueillis. Gardez la soupe couverte et préparez la vaisselle avant l’arrivée du groupe, pour pouvoir servir sans interrompre les échanges.
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