Zo organiseer je een delicatessenbeurs

Begin met de datum, het programma en het aantal standhouders dat je aankunt. Regel daarna de deelnemers, open de online aanmeldingen en leg vast welke informatie je van bezoekers en standhouders nodig hebt. De praktische voorbereiding draait vooral om een duidelijke standindeling, allergeneninformatie, gekoelde producten en voldoende servies voor meerdere proeverijrondes. Plan de opbouw zo dat marktkramen, tafels, partytenten, bewegwijzering en stroom klaarstaan voordat de eerste levering arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende standhouders benaderen
2 personen
3
Standhouders inschrijven
2 personen
4
Standhoudersinformatie versturen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Standhouders bevestigen
13
Leveringen afstemmen
14
Proeverijmenu samenstellen
2 personen
15
Allergeneninformatie verzamelen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Naambadges voorbereiden
18
Bewegwijzering maken
2 personen
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Proeverijen voorbereiden
4 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Stroompunten veilig aanleggen
2 personen
27
Koelingen plaatsen
2 personen
28
Standtafels nummeren
2 personen
29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
31
Proefproducten uitstallen
6 personen
32
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
33
Buffet en bar inrichten
3 personen
34
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
35
Entreebalie inrichten
2 personen
36
Naamstickers klaarleggen
37
Geluid en verlichting testen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Welkomstteam instrueren
2 personen
40
Standhouders instrueren
2 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Proeverijen serveren
6 personen
45
Standhouders ondersteunen
2 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Proefschalen aanvullen
3 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Verkoop en proeverij sluiten
4 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

59
Restanten gekoeld opslaan
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Buffet en bar schoonmaken
3 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Standhouders nabestellingen doorgeven
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Facturen en bonnetjes verzamelen
72
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 12
Tafelrokkenaantal 18
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Servies

Bordenaantal 250
Dessertbordjesaantal 250
Glazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Kopjesaantal 100
Messenaantal 250
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 180
Serveerplateausaantal 30
Schaaltjesaantal 40
Tangenaantal 25
Opscheplepelsaantal 15

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Pinapparatenaantal 3
Kassaboxenaantal 3
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Handsanitizersaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 10
Koks messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 30
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Menukaarthoudersaantal 30
Naambadgesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders bij hun inschrijving meteen naar productassortiment, stroombehoefte, levertijd en allergenen. Zo hoef je niet in de laatste week achter ontbrekende informatie aan.
Sluit de online aanmeldingen enkele dagen vóór de beurs en verwerk dieetwensen direct in één overzicht. Gebruik dat overzicht voor het proeverijmenu en de menukaarten.
Maak de standindeling vóór je tafels en marktkramen klaarzet. Houd looppaden vrij en plaats proeverijtafels zo dat bezoekers niet blijven staan bij een smalle doorgang.
Plan verse producten en gekoelde dranken apart van houdbare voorraad. Haal verse producten zo laat mogelijk op en controleer vóór de opbouw of koelkasten en koelboxen ruimte hebben.
Test de praktische route vóór opening: stekkers, verlengkabels, kabelmatten, pinapparaten en bewegwijzering. Zet naambadges, tangen, opscheplepels en serveerplateaus klaar voordat standhouders binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een delicatessenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, programma en standhouders. Open de bezoekersaanmelding zodra de belangrijkste deelnemers en het proeverijprogramma voldoende vaststaan.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een delicatessenbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en de looptijd, maar plan eerst op basis van het aantal beschikbare stands en looppaden. Houd per stand ruimte voor de kraam, presentatie en een korte wachtrij; bevestig pas daarna het definitieve aantal deelnemers.
Wanneer verzamel je allergeneninformatie voor een delicatessenbeurs?: Vraag allergeneninformatie direct bij de inschrijving op en controleer die uiterlijk 2 weken voor de beurs. Verwerk wijzigingen daarna nog één keer in de menukaarten en de instructies voor de proeverijtafels.
Hoeveel servies heb je nodig voor een delicatessenbeurs?: Reken per gelijktijdige proeverijronde op minimaal één bordje, glas of kopje per bezoeker, plus ongeveer 20 procent reserve. Plan extra tangen, lepels en schaaltjes in voor producten die niet met hetzelfde serveermateriaal mogen worden aangeboden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.