Cómo organizar una feria de delicatessen sin improvisar

Una feria de delicatessen necesita más coordinación que una simple degustación: hay expositores, entregas, puestos, preferencias dietéticas y productos que deben conservarse fríos. Empieza fijando la fecha y el programa, y después confirma participantes y abre las inscripciones. En las semanas siguientes, convierte esa información en un plano de puestos, un menú de degustación y una lista clara de alérgenos. El montaje y la compra final deben quedar cerrados antes del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar a los expositores participantes
2 personas
3
Inscribir a los expositores
2 personas
4
Enviar información a los expositores
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones online
7
Publicar promoción en redes sociales
8
Distribuir carteles
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Hacer el plano de puestos
2 personas
12
Fijar los soportes de los puestos
13
Coordinar entregas
14
Preparar el menú de degustación
2 personas
15
Reunir información sobre alérgenos
16
Diseñar los menús
17
Preparar acreditaciones
18
Crear la señalización
2 personas
19
Comprobar el inventario
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger productos frescos
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar las degustaciones
4 personas
24
Montar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Instalar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
27
Colocar los refrigeradores
2 personas
28
Numerar las mesas de los puestos
2 personas
29
Recibir a los expositores
3 personas
30
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
31
Exponer productos de prueba
6 personas
32
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
33
Montar el bufé y la barra
3 personas
34
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
35
Montar el mostrador de entrada
2 personas
36
Preparar las etiquetas con nombres
37
Probar sonido e iluminación
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas
40
Dar instrucciones a los expositores
2 personas

Evento

41
Abrir las puertas
3 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Repartir pulseras
2 personas
44
Servir las degustaciones
6 personas
45
Apoyar a los expositores
2 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer las bandejas de degustación
3 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Reponer café y té
2 personas
54
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
55
Anunciar la última ronda
56
Cerrar la venta y la degustación
4 personas
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
58
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

59
Guardar los restos refrigerados
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Limpiar el buffet y el bar
3 personas
62
Clasificar y retirar residuos
3 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
67
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Comunicar a los expositores los pedidos adicionales
70
Registrar objetos perdidos
71
Recopilar facturas y recibos
72
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 40
Taburetescant. 12
Faldones para mesascant. 18
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4

Vajilla

Platoscant. 250
Platos de postrecant. 250
Vasoscant. 220
Copas de vinocant. 180
Tazascant. 100
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 180
Bandejas para servircant. 30
Cuencoscant. 40
Pinzascant. 25
Cucharonescant. 15

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Planchas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8
Datáfonoscant. 3
Cajas de cajacant. 3
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Gel hidroalcohólicocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 10
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 30
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de mesacant. 20
Portamenúscant. 30
Credencialescant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladorescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma a los expositores con varias semanas de antelación y envíales un único documento con horarios de llegada, medidas de los puestos, necesidades eléctricas y normas de entrega. Así evitas cambios cuando ya estés preparando el plano.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de diseñar el menú. Reserva al menos 3 opciones claramente identificadas para personas vegetarianas, veganas o con alergias, y coloca la información de alérgenos tanto en los menús como junto a cada degustación.
Dibuja el plano de puestos antes de alquilar o mover el mobiliario. Deja pasillos de aproximadamente 1,5 metros y separa las zonas de degustación, cobro y entrega para que las colas no bloqueen los puestos.
Programa las entregas por franjas horarias, no todas a la vez. Recoge los productos frescos el mismo día si es posible y enfría bebidas y alimentos con varias horas de margen; las neveras portátiles sirven como apoyo durante el traslado.
Haz un inventario 48 horas antes y una comprobación final la víspera. Cuenta vajilla, bandejas, pinzas, cables, regletas, datáfonos y señalización: son elementos pequeños que suelen faltar cuando ya están montadas las carpas y las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de delicatessen?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite contactar e inscribir a los expositores, promocionar el evento, gestionar las inscripciones y cerrar el menú con la información de alérgenos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las dietas?: Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Necesitas ese plazo para calcular las degustaciones, diseñar los menús y preparar identificaciones claras para cada opción.
¿Cuánto espacio hay que dejar entre los puestos?: Deja pasillos de unos 1,5 metros como mínimo y amplíalos cerca de las zonas de degustación o cobro. Haz el plano al menos 2 semanas antes para comprobar que caben carpas, mesas, sillas y colas.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Prepara las degustaciones el mismo día siempre que sea posible y enfría las bebidas con al menos 4 horas de antelación. Los productos frescos deben recogerse y conservarse en frío según su tipo, sin dejarlos esperando durante el montaje.

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