Organiser un salon des spécialités gastronomiques

Un salon gastronomique se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une succession de dégustations. Commencez par fixer la date et le programme avant de contacter les exposants, afin de leur donner des informations précises. Les inscriptions, le plan des stands et les besoins alimentaires doivent être suivis dans un même tableau. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les livraisons, la chaîne du froid, les allergènes, la signalétique et l’installation des tentes et du mobilier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les exposants participants
2 personnes
3
Inscrire les exposants
2 personnes
4
Envoyer les informations aux exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Confirmer les exposants
13
Coordonner les livraisons
14
Composer le menu de dégustation
2 personnes
15
Rassembler les informations sur les allergènes
16
Concevoir les menus
17
Préparer les badges nominatifs
18
Créer la signalisation
2 personnes
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les dégustations
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les points d’alimentation en toute sécurité
2 personnes
27
Installer les réfrigérateurs
2 personnes
28
Numéroter les tables hautes
2 personnes
29
Accueillir les exposants
3 personnes
30
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
31
Présenter les produits d’essai
6 personnes
32
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
33
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
34
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
35
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
36
Préparer les étiquettes nominatives
37
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes
40
Informer les exposants
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les bracelets
2 personnes
44
Servir les dégustations
6 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitiller les plateaux de dégustation
3 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Clôturer la vente et la dégustation
4 personnes
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
58
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

59
Stocker les restes au frais
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le buffet et le bar
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
67
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Transmettre les commandes supplémentaires aux exposants
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Rassembler les factures et les reçus
72
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Jupes de tableqté 18
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 250
Verresqté 220
Verres à vinqté 180
Tassesqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 30
Petits bolsqté 40
Pincesqté 25
Louchesqté 15

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Gels hydroalcooliquesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 10
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 30
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Pancartes de tableqté 20
Porte-menusqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de solliciter les exposants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recevoir les confirmations, les informations pratiques et les besoins de chaque stand.
Traitez les inscriptions en continu plutôt qu’à la dernière minute. Fermez-les quelques jours avant le salon pour finaliser les badges nominatifs, le plan des stands et le nombre de dégustations à préparer.
Demandez à chaque exposant ses horaires et contraintes de livraison au plus tard une semaine avant l’événement. Regroupez ces créneaux pour éviter que plusieurs véhicules arrivent en même temps et pour réserver un accès dégagé.
Préparez les informations sur les allergènes avant de composer les menus. Les étiquettes et la signalisation doivent être prêtes avant l’arrivée des produits, surtout pour les dégustations servies en petites portions.
Vérifiez le matériel technique la veille : réfrigérateurs, glacières, machines à café, bouilloires, plaques chauffantes et rallonges. Protégez les câbles avec des passe-câbles et prévoyez une multiprise par zone équipée, plutôt que de tirer une seule ligne sur toute la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon gastronomique ?: Prévoyez au minimum six semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai laisse environ deux semaines pour les contacts et inscriptions, puis une semaine pour confirmer les livraisons, menus, allergènes et besoins techniques.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon gastronomique ?: Confirmez-les au plus tard une semaine avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’établir le plan des stands, les badges, la signalétique et les créneaux de livraison sans modifier l’organisation chaque jour.
Combien de temps avant faut-il préparer les dégustations ?: Préparez les éléments non périssables la veille et récupérez les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant. Les boissons doivent être refroidies suffisamment tôt pour être prêtes dès l’ouverture.
Comment gérer les allergènes dans un salon gastronomique ?: Demandez la composition de chaque produit au moins une semaine avant, puis vérifiez les informations avec les exposants à leur arrivée. Affichez les allergènes sur les menus et à proximité de chaque dégustation, pas uniquement à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.