Eine Delikatessenmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Delikatessenmesse müssen Aussteller, Verkostungen und Besucherströme früh zusammenpassen. Beginne mit Datum und Programm, kläre danach die teilnehmenden Stände und öffne erst dann die Anmeldung für Gäste. Besonders viel Vorlauf brauchen Allergeninformationen, Lieferungen und die Standaufteilung. In den letzten 48 Stunden geht es vor allem um Kühlung, frische Produkte, Beschilderung und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Aussteller ansprechen
2 Personen
3
Aussteller anmelden
2 Personen
4
Informationen für Aussteller senden
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldungen öffnen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
12
Standbetreiber bestätigen
13
Lieferungen abstimmen
14
Verkostungsmenü zusammenstellen
2 Personen
15
Allergeninformationen sammeln
16
Speisekarten entwerfen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Beschilderung erstellen
2 Personen
19
Bestand prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Verkostungen vorbereiten
4 Personen
24
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Stromanschlüsse sicher verlegen
2 Personen
27
Kühlungen aufstellen
2 Personen
28
Stehtische nummerieren
2 Personen
29
Aussteller empfangen
3 Personen
30
Aussteller zum Stand begleiten
3 Personen
31
Probenprodukte ausstellen
6 Personen
32
Allergenkarten auslegen
2 Personen
33
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
34
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
35
Eingangstresen einrichten
2 Personen
36
Namensaufkleber bereitlegen
37
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Welcome-Team einweisen
2 Personen
40
Aussteller einweisen
2 Personen

Event

41
Türen öffnen
3 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Armbänder verteilen
2 Personen
44
Verkostungen servieren
6 Personen
45
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
46
Getränke servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Probeschalen auffüllen
3 Personen
49
Geschirr sammeln
2 Personen
50
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
54
Besucherfragen beantworten
2 Personen
55
Letzte Runde ankündigen
56
Verkauf und Verkostung beenden
4 Personen
57
Besucher verabschieden
3 Personen
58
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

59
Reste gekühlt lagern
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Buffet und Bar reinigen
3 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
67
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Nachbestellungen der Aussteller weitergeben
70
Fundgegenstände registrieren
71
Rechnungen und Belege sammeln
72
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 40
HockerAnz. 12
TischröckeAnz. 18
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 250
DesserttellerAnz. 250
GläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
TassenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 180
ServierplattenAnz. 30
SchälchenAnz. 40
ZangenAnz. 25
ServierlöffelAnz. 15

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenboxenAnz. 3
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 10
KüchenmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 30
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
TischschilderAnz. 20
MenükartenhalterAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12
StifteAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Aussteller zuerst fest. Versende die Informationen für Aussteller mindestens 4 Wochen vor der Messe und bestätige die Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Zeiten, Eintrittsablauf und Verkostungsangebot feststehen. Erfasse Ernährungswünsche gesammelt und prüfe sie mindestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
Fordere Allergeninformationen von jedem Aussteller schriftlich an. Plane Speisekarten und Hinweise spätestens 7 Tage vorher, damit fehlende Angaben nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
Erstelle die Standaufteilung mit Laufwegen, Lieferzugang und Strombedarf. Markiere Kabel mit Kabelmatten und stimme Lieferungen spätestens 2 Tage vor dem Aufbau mit den Standbetreibern ab.
Plane Kühlung und frische Waren getrennt vom Aufbau. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und bereitest Verkostungen erst kurz vor Beginn vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Delikatessenmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache der Aussteller. Für viele Stände oder ein umfangreiches Verkostungsmenü sind 12 Wochen realistischer.
Wann sollten sich die Aussteller für eine Delikatessenmesse anmelden?: Setze eine Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor der Messe. Bestätige die endgültige Standaufteilung und die Teilnahme spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Wie viele Gläser und Teller braucht man für eine Delikatessenmesse?: Plane pro erwarteten Besucher mindestens einen Teller und ein Glas für den laufenden Rundgang ein, bei mehreren Weinproben besser zwei Gläser. Rechne zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve für Nachschub und Bruch ein.
Wann müssen Allergeninformationen vorliegen?: Fordere die Angaben spätestens 10 Tage vor der Messe an und prüfe sie 5 bis 7 Tage vorher. So bleiben noch einige Werktage, um Speisekarten und Beschilderung zu korrigieren.

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