Zo organiseer je een datathon zonder technische verrassingen

Een datathon organiseren begint niet bij de laptops, maar bij de opdracht, planning en beoordelingsregels. Leg eerst datum, thema, locatie en wedstrijdopzet vast; regel daarna deelnemers, mentoren en juryleden. Test ruim vooraf het netwerk, de presentatieapparatuur en alle laders. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, vaste tijdstippen en informatie die teams niet zelf hoeven uit te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en thema vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Zaalindeling uitwerken
2 personen
4
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
5
Jurycriteria vastleggen
3 personen
6
Mentoren uitnodigen
7
Juryleden uitnodigen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie ophangen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Teams samenstellen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Programma afdrukken
16
Teamindeling afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Wedstrijdopdracht afdrukken
2 personen
19
Presentatiesjabloon klaarzetten
20
Juryformulieren afdrukken
21
Laptops en laders testen
2 personen
22
Wifi en netwerk testen
2 personen
23
Presentatieapparatuur testen
2 personen
24
Prijzen en certificaten regelen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Werkplekken aansluiten
4 personen
33
Netwerkpunten verdelen
2 personen
34
Presentatiescherm opstellen
2 personen
35
Mentorhoek inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
37
Naambadges klaarleggen
38
Opdracht en regels klaarleggen
2 personen
39
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Naambadges uitdelen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Opening presenteren
45
Opdracht toelichten
2 personen
46
Teams naar werkplekken begeleiden
3 personen
47
Hapjes uitserveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Werkplekken technisch ondersteunen
2 personen
50
Mentorvragen begeleiden
4 personen
51
Tijdwaarschuwingen geven
52
Diner uitserveren
4 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Inzendingen verzamelen
2 personen
56
Presentaties klaarzetten
2 personen
57
Teams laten presenteren
2 personen
58
Juryformulieren uitdelen
59
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
60
Winnaars bekendmaken
61
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
62
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
3 personen
64
Eten en drinken opruimen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Materialen inpakken
3 personen
70
Apparatuur terugbrengen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen sorteren
73
Bedankbericht versturen
74
Certificaten digitaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 65
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 10
Laptopladersaantal 10
Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
VGA-adaptersaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Netwerkswitchesaantal 3
Wifi-router
Ethernetkabelsaantal 25
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 12
USB-sticksaantal 10
Timersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 70
Papiertafelkleedaantal 14
Pijlenbordenaantal 8
Whiteboardsaantal 6
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 20
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70
Naamstickersaantal 80
Prijstrofeeënaantal 3
Certificaatmappenaantal 60

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 7 dagen vooraf. Laat daarbij niet alleen de laptops opstarten, maar test ook de wifi-router, netwerkswitches, ethernetkabels, stekkerdozen en de verbinding met de presentatielaptop.
Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen voor de datathon. Vermeld daarin de starttijd, locatie, teamindeling, wedstrijdopdracht, regels, presentatie-indeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de jurycriteria concreet voordat de aanmeldingen binnen zijn. Gebruik per criterium een vaste score en geef juryleden hun formulieren vóór de eerste presentaties, zodat de beoordeling niet op indrukken achteraf neerkomt.
Richt de zaal in op de volgorde van de dag: een registratietafel bij de ingang, werktafels met stroompunten en een aparte plek voor presentaties. Leg HDMI-kabels, VGA-adapters en een reserveverlengkabel klaar bij het scherm.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 5 dagen voor het evenement. Stem de boodschappen af op de dagindeling: koffie en water bij binnenkomst, eten tijdens de werkfase en servies plus afvalbakken bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een datathon organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg de opdracht en regels in de eerste 2 weken vast; technische tests en definitieve teamindeling regel je in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor het technische testen van een datathon?: Plan minimaal 2 uur voor een volledige test, uiterlijk 7 dagen voor de datathon. Test elke laptop, lader, netwerkverbinding, presentatie-ingang en microfoon afzonderlijk en houd reservekabels beschikbaar.
Wanneer maak je de teams voor een datathon?: Maak de teamindeling uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zo kun je de deelnemersinformatie, teamindeling en naambadges nog op tijd afdrukken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een datathon?: Reken op minimaal 2 juryleden voor kleine groepen en ongeveer 1 jurylid per 5 tot 8 teams bij grotere edities. Leg de criteria en scoreformulieren uiterlijk 1 week vooraf met alle juryleden vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.