Comment organiser un datathon sans rien laisser au hasard

Un datathon réussit quand les participants peuvent coder dès leur arrivée et savent exactement ce qui est attendu. Commencez par fixer le thème, le format et les règles, puis verrouillez le lieu, le réseau et le matériel avant d’ouvrir les inscriptions. La préparation alterne ensuite communication, constitution des équipes et tests techniques. Voici l’ordre de travail qui évite les blocages les plus fréquents le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le thème
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
4
Rédiger les règles du concours
2 personnes
5
Définir les critères du jury
3 personnes
6
Inviter les mentors
7
Inviter les membres du jury
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Afficher la promotion
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Former les équipes
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Imprimer le programme
16
Imprimer la répartition des équipes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la consigne de l’épreuve
2 personnes
19
Préparer le modèle de présentation
20
Imprimer les feuilles de jury
21
Tester les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
22
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
23
Tester le matériel de présentation
2 personnes
24
Prévoir les prix et les certificats
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Brancher les postes de travail
4 personnes
33
Répartir les points de réseautage
2 personnes
34
Installer l'écran de présentation
2 personnes
35
Aménager le coin mentorat
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Préparer les badges nominatifs
38
Préparer la mission et les règles
2 personnes
39
Effectuer le test technique final
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Présenter l’ouverture
45
Expliquer la mission
2 personnes
46
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
47
Servir les amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Assurer le support technique des postes de travail
2 personnes
50
Animer les questions du mentor
4 personnes
51
Donner des alertes de temps
52
Servir le dîner
4 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Rassembler les candidatures
2 personnes
56
Préparer les présentations
2 personnes
57
Faire présenter les équipes
2 personnes
58
Distribuer les formulaires du jury
59
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
60
Annonce des gagnants
61
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
62
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
3 personnes
64
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Trier les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement
74
Renvoyer les certificats par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 65
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 10
Chargeurs d’ordinateur portableqté 10
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs VGAqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Switches réseauqté 3
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 25
Multiprisesqté 18
Rallongesqté 12
Clés USBqté 10
Chronomètresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 70
Nappe en papierqté 14
Panneaux de directionqté 8
Tableaux blancsqté 6
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Étiquettes nominativesqté 80
Trophéesqté 3
Classeurs de certificatsqté 60

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 10
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le plan de salle avant les invitations : prévoyez des tables de travail, une table d’inscription, un espace buffet et une circulation dégagée entre les équipes.
Écrivez les règles et les critères du jury avant de promouvoir l’événement. Les participants doivent connaître le livrable attendu, le format de présentation et les éléments évalués dès l’inscription.
Testez le réseau sur place au moins 7 jours avant le datathon, avec plusieurs ordinateurs connectés en même temps. Vérifiez aussi les câbles Ethernet, le routeur wifi, les switches, les multiprises et les rallonges.
Envoyez les informations pratiques après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, la composition des équipes, le programme, les consignes et les besoins alimentaires recueillis.
Préparez les supports imprimés la veille : badges nominatifs, répartition des équipes, consigne de l’épreuve, feuilles du jury et modèle de présentation. Gardez une version numérique sur une clé USB et testez l’ordinateur de présentation avec le projecteur et les adaptateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un datathon ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour organiser correctement un datathon. Les invitations, les inscriptions, la formation des équipes et la réservation du matériel prennent généralement plusieurs semaines.
Quand faut-il tester le wifi et le matériel d’un datathon ?: Faites un premier test technique 7 jours avant, puis un contrôle final la veille. Testez le réseau avec plusieurs ordinateurs, ainsi que le projecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et les câbles.
Quand former les équipes d’un datathon ?: Formez les équipes après la clôture des inscriptions, environ 5 à 7 jours avant le datathon. Vous pourrez tenir compte des compétences, des profils et des besoins particuliers avant d’envoyer la répartition.
Que préparer la veille d’un datathon ?: La veille, installez les tables et les chaises, préparez les badges et les documents imprimés, vérifiez les ordinateurs et rechargez les équipements. Contrôlez aussi le café, les boissons, la vaisselle et les poubelles avant l’arrivée des participants.

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