Cómo organizar un datathon sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define las reglas y los criterios del jurado antes de invitar a nadie. Indica la duración, el formato de entrega, las condiciones de uso de datos y cómo se repartirán los puntos; así las preguntas de los equipos no cambian el reto a mitad del día.
• Prueba la red y todos los puestos al menos 7 días antes. Conecta los switches, el router wifi, los cables Ethernet, las regletas y los cargadores, y comprueba también que cada portátil pueda trabajar durante toda la competición.
• Cierra mentores y jurado antes de publicar la convocatoria. Para una jornada completa, asigna al menos un mentor por cada 4 o 5 equipos y reserva 30 minutos para explicar al jurado la plantilla y los criterios de puntuación.
• Envía la información operativa entre 3 y 5 días antes. Incluye el programa, la asignación de equipos, el reto, la plantilla de presentación, la hora de llegada y el formulario de preferencias dietéticas; imprimirlo todo el mismo día suele provocar errores.
• Haz un ensayo técnico el día anterior y deja un plan alternativo para las presentaciones. Prueba el portátil de presentación, el proyector, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores VGA, el micrófono y los altavoces, y prepara temporizadores para controlar cada intervención.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un datathon?

Calcula entre 4 y 6 semanas para un datathon pequeño o mediano. Reserva la primera semana para el reto y el lugar, deja 2 semanas para inscripciones y equipos, y realiza las pruebas técnicas como mínimo 7 días antes.

¿Cuándo hay que formar los equipos de un datathon?

Forma los equipos entre 3 y 5 días antes del evento, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias relevantes. Envía la composición junto con el programa para que los participantes puedan preparar su llegada y detectar errores con tiempo.

¿Cuántos mentores necesita un datathon?

Como referencia, cuenta con 1 mentor por cada 4 o 5 equipos. Si el datathon dura más de 8 horas o combina perfiles técnicos y de negocio, añade una persona de apoyo para cubrir pausas y consultas simultáneas.

¿Cuándo se debe probar la tecnología del datathon?

Haz una prueba completa 7 días antes y repítela el día anterior. Comprueba wifi, red cableada, portátiles, cargadores, proyector, sonido y conexiones; lleva además cables, adaptadores y regletas de repuesto para evitar parar las presentaciones.