Einen Datathon organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Bei einem Datathon entscheidet nicht nur die Wettbewerbsaufgabe, sondern vor allem die Vorbereitung. Lege zuerst Thema, Spielregeln und Bewertung fest, bevor du Mentoren, Jury und Teilnehmende einlädst. Danach folgen Raumplanung, Teambildung und Techniktests. Plane außerdem Zeit für Registrierung, Teamfindung, Arbeitsphasen und Präsentationen ein – und teste WLAN, Laptops und Präsentationstechnik spätestens am Vortag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Thema festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 4
Spielregeln festlegen
2 Personen
- 5
Jurykriterien festlegen
3 Personen
- 6
Mentoren einladen
- 7
Jurymitglieder einladen
- 8
Anmeldeformular erstellen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbung aufhängen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teams zusammenstellen
2 Personen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
- 15
Programm drucken
- 16
Teameinteilung ausdrucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Wettbewerbsaufgabe ausdrucken
2 Personen
- 19
Präsentationsvorlage bereitstellen
- 20
Juryeformulare drucken
- 21
Laptops und Ladegeräte testen
2 Personen
- 22
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
- 23
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 24
Preise und Zertifikate organisieren
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 29
Saal öffnen
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Arbeitsplätze anschließen
4 Personen
- 33
Netzwerkpunkte verteilen
2 Personen
- 34
Präsentationsbildschirm aufstellen
2 Personen
- 35
Mentorenbereich einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Namensschilder bereitlegen
- 38
Aufgabe und Regeln bereitlegen
2 Personen
- 39
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Eröffnung präsentieren
- 45
Aufgabe erläutern
2 Personen
- 46
Teams zu den Arbeitsplätzen begleiten
3 Personen
- 47
Snacks ausgeben
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Arbeitsplätze technisch unterstützen
2 Personen
- 50
Mentorenfragen begleiten
4 Personen
- 51
Zeitwarnungen geben
- 52
Abendessen servieren
4 Personen
- 53
Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Geschirr sammeln
2 Personen
- 55
Einsendungen sammeln
2 Personen
- 56
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 57
Teams präsentieren lassen
2 Personen
- 58
Juryformulare austeilen
- 59
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 60
Gewinner bekanntgeben
- 61
Preise und Zertifikate überreichen
2 Personen
- 62
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Geräte ausschalten
3 Personen
- 64
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 68
Saal reinigen
3 Personen
- 69
Materialien einpacken
3 Personen
- 70
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Gefundene Gegenstände sortieren
- 73
Dankesnachricht versenden
- 74
Zertifikate digital nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 65
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- LaptopsAnz. 10
- Laptop-LadegeräteAnz. 10
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- VGA-AdapterAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Netzwerk-SwitchesAnz. 3
- WLAN-Router
- EthernetkabelAnz. 25
- VerlängerungskabelAnz. 18
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-SticksAnz. 10
- TimerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- MesserAnz. 70
- LöffelAnz. 70
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- PapiertischdeckeAnz. 14
- PfeiltafelnAnz. 8
- WhiteboardsAnz. 6
- FlipchartsAnz. 3
- StifteAnz. 24
- Post-itsAnz. 20
- StifteAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 70
- NamensaufkleberAnz. 80
- PreistrophäenAnz. 3
- ZertifikatsmappenAnz. 60
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 3
- MülleimerAnz. 6
- HandfegerAnz. 2
- DosenöffnerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 10
- ErsatzbatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Wettbewerbsaufgabe und die Jurykriterien mindestens 2–3 Wochen vor dem Termin fest. So können Mentoren und Jurymitglieder gezielt vorbereitet werden und die Teams wissen, woran sie gemessen werden.
- Plane die Raumaufteilung vor den Einladungen: Du brauchst getrennte Bereiche für Registrierung, Teamarbeit, Buffet und Präsentationen. Rechne pro Team mit einem festen Tisch sowie einem zusätzlichen Tisch für Anmeldung und Unterlagen.
- Teste Netzwerk, Laptops, Ladegeräte und Präsentationstechnik spätestens 24 Stunden vorher. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Verlängerungskabel und den Präsentationslaptop – fehlende Adapter stoppen Präsentationen schneller als die meisten erwarten.
- Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Datathon. Darin sollten Startzeit, Raum, Ablauf, Teamregeln, technische Hinweise und die Möglichkeit zur Meldung von Ernährungswünschen stehen.
- Bereite Ausdrucke und Namensschilder am Vortag vor: Programm, Teameinteilung, Wettbewerbsaufgabe, Präsentationsvorlage und Juryformulare. Plane für die Präsentationen einen Timer ein und lege Preise oder Zertifikate vor Beginn an einem festen Platz bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Datathon?
- Für einen kompakten Datathon solltest du mindestens 6–8 Stunden Arbeitszeit einplanen, zusätzlich zu Registrierung, Pausen und Präsentationen. Für die gesamte Veranstaltung sind meist 8–10 Stunden realistisch.
- Wann sollte man einen Datathon ausschreiben?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3–4 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 7–10 Tage für Anmeldungen, Rückfragen, Ernährungswünsche und die spätere Teameinteilung.
- Wie viele Personen sollte ein Datathon-Team haben?
- Teams mit 3–5 Personen lassen sich meist gut organisieren und können Aufgaben verteilen. Teile die Teams erst nach Ablauf der Anmeldefrist ein, damit Kenntnisse und Gruppengrößen möglichst ausgewogen sind.
- Was muss man bei der Datathon-Technik testen?
- Teste spätestens am Vortag jedes Arbeitsgerät, alle Ladegeräte, das WLAN oder Netzwerk und die Präsentationskette. Halte zusätzlich mindestens einen Präsentationslaptop, passende Adapter und mehrere Verlängerungskabel als Reserve bereit.
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