Zo organiseer je een dansvoorstelling zonder last-minute chaos

Begin niet met decoratie of uitnodigingen, maar met de voorstelling zelf: locatie, dansgezelschap, tijden en technische wensen bepalen de rest. Werk daarna in de volgorde van kaartverkoop en publieksinformatie naar stoelenindeling, vrijwilligers, catering en ontvangst. Plan techniek en opbouw ruim vóór de speeldag; speakers, microfoons, verlichting en dansvloerpanelen moeten getest zijn voordat bezoekers binnenkomen. Met een afgedrukt draaiboek en duidelijke taakverdeling houd je ook de laatste uren overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansgezelschap bevestigen
3
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
4
Technische wensen opvragen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Toegangsprijzen bepalen
2 personen
13
Kaartverkoop openen
14
Publieksinformatie publiceren
15
Stoelenindeling maken
2 personen
16
Techniekplan uitwerken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Bezoekerslijst controleren
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Programmafolders printen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Locatie controleren
2 personen
26
Speelvloer vrijmaken
4 personen
27
Stoelen opstellen
5 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Podiumranden beveiligen
3 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
32
Techniek testen
3 personen
33
Decor ophangen
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Informatietafel inrichten
2 personen
38
Programma's klaarleggen
2 personen
39
Kleedkamers klaarmaken
2 personen

Event

40
Dansers ontvangen
2 personen
41
Dansers registreren
2 personen
42
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
43
Dansers laten inzingen
44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Kaarten controleren
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Voorstelling begeleiden
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
52
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
53
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
54
Avondontvangst verzorgen
4 personen
55
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
56
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
57
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

58
Licht- en geluidssystemen uitschakelen
3 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Ongevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledinghangersaantal 200

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop voor muziek
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffa tapeaantal 6
Dansvloerpanelenaantal 24
Spiegelpanelenaantal 4
Ventilatorenaantal 4
Kassalade
Pinapparaat
Ticketscanneraantal 2
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 40
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Zwarte gordijnenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 20
Kunstbloemenaantal 20
Programmastandaardsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 220
Gebaksvorkjesaantal 220
Koffielepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveerplankenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Brandblussersaantal 2

Papierwaren

Programmafoldersaantal 220
Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Ticketrollenaantal 4
Contantegeldkist

Tips

Vraag de technische wensen van het dansgezelschap direct op en vertaal die naar een techniekplan. Controleer onder meer het mengpaneel, actieve speakers, microfoons, DI-boxen, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één keer vóór de voorstelling.
Open de kaartverkoop pas nadat voorstellingstijden, toegangsprijzen en publieksinformatie vaststaan. Houd de bezoekerslijst bij tot de dag zelf, zodat je de stoelenindeling, naamkaartjes en ontvangst daarop kunt afstemmen.
Plan de publieksstroom achter de stoelenindeling: richt garderoberekken en wegwijzerborden in, wijs vrijwilligers aan voor ontvangst en controleer vooraf waar bezoekers wachten. Reserveer minstens één persoon voor vragen en onverwachte problemen tijdens de inloop.
Regel catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Koel dranken op tijd, zet hapjes klaar op buffettafels en houd bistrotafels vrij van techniek, zodat de ontvangst niet door kabels of apparatuur wordt gehinderd.
Maak het draaiboek met exacte tijden voor opbouw, soundcheck, licht, deuren open, pauze en afloop. Druk het af voor alle verantwoordelijke vrijwilligers en doe vóór de opening een volledige controle van locatie, stoelen, ventilatoren, verlichting en noodvrije looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het dansgezelschap en de voorstellingstijden. Start de kaartverkoop pas wanneer prijs, programma en publieksinformatie definitief zijn.
Wanneer regel je de techniek voor een dansvoorstelling?: Vraag de technische wensen direct na de bevestiging van het dansgezelschap op en werk uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf het techniekplan uit. Test geluid, microfoons, verlichting en kabels vóór de speeldag en nogmaals tijdens de opbouw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansvoorstelling?: Reken bij een kleine voorstelling op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en bezoekerscontrole, één voor garderobe en één voor techniek of publieksvragen. Bij meerdere zalen, een pauze of catering heb je per extra publieksfunctie minstens één extra persoon nodig.
Wanneer moet je de catering voor een dansvoorstelling bestellen?: Bestel catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de aantallen opnieuw 2 tot 3 dagen voor de voorstelling en koel dranken op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.