Organiser un spectacle de danse sans rien laisser au hasard
Un spectacle de danse se prépare dans un ordre précis : la salle et la troupe d’abord, puis les horaires, la technique, la billetterie et l’accueil du public. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les vestiaires, le placement des chaises et le temps nécessaire aux balances. Prévoyez aussi un déroulé imprimé et une équipe clairement répartie le jour J. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’aux boissons refroidies et à la vérification finale du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer la troupe de danse
- 3
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
- 4
Demander les besoins techniques
- 5
Concevoir les invitations
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Commander le catering
- 10
Élaborer le programme
2 personnes
- 11
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 12
Déterminer les prix d'entrée
2 personnes
- 13
Ouvrir la billetterie
- 14
Publier les informations au public
- 15
Établir le plan de placement des chaises
2 personnes
- 16
Élaborer le plan technique
2 personnes
- 17
Imprimer le déroulé
- 18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 20
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 21
Imprimer les programmes
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Refroidir les boissons
2 personnes
- 24
Préparer les en-cas
4 personnes
- 25
Vérifier le lieu
2 personnes
- 26
Dégager la zone de jeu
4 personnes
- 27
Installer les chaises
5 personnes
- 28
Installer les tables
3 personnes
- 29
Sécuriser les bords de la scène
3 personnes
- 30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 31
Monter l’installation lumière
3 personnes
- 32
Tester la technique
3 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 35
Mettre en place le point café
2 personnes
- 36
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 37
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 38
Préparer les programmes
2 personnes
- 39
Préparer les vestiaires
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les danseurs
2 personnes
- 41
Enregistrer les danseurs
2 personnes
- 42
Effectuer la balance technique
3 personnes
- 43
Faire chanter les danseurs
- 44
Ouvrir les portes
3 personnes
- 45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 46
Contrôler les billets
2 personnes
- 47
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 48
Animer le spectacle
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 51
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 52
Guider le public vers les places assises
3 personnes
- 53
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
- 54
Assurer l’accueil du soir
4 personnes
- 55
Animer la représentation du soir
3 personnes
- 56
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 57
Fermer le vestiaire
2 personnes
Suivi
- 58
Éteindre les systèmes de lumière et de son
3 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
- 61
Faire la vaisselle
4 personnes
- 62
Rassembler les déchets
3 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Vérifier le matériel
2 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables bistrotqté 12
- Tables de buffetqté 6
- Portantsqté 4
- Tables pliantesqté 4
- Chaises des vestiairesqté 20
- Cintresqté 200
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable pour la musique
- Boîtiers DIqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Ruban gafferqté 6
- Panneaux de piste de danseqté 24
- Panneaux miroirqté 4
- Ventilateursqté 4
- Tiroir-caisse
- Terminal de paiement
- Scanner de billetsqté 2
- Goulottes de câblesqté 12
- Piles de rechangeqté 40
- Lampes de pocheqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Décoration
- Bâche de fondqté 2
- Rideaux noirsqté 6
- Panneaux directionnelsqté 8
- Nappesqté 12
- Petits vasesqté 20
- Fleurs artificiellesqté 20
- Pupitres de programmeqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 220
- Verres à vinqté 180
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 220
- Fourchettes à gâteauqté 220
- Cuillères à caféqté 120
- Louchesqté 20
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 24
- Planches de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Pains de glaceqté 24
- Tire-bouchonsqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de conservationqté 12
- Planches à découperqté 4
- Pinces de serviceqté 12
- Ciseauxqté 6
- Verres doseursqté 2
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 12
- Chiffons microfibresqté 30
- Poubellesqté 10
- Bacs de tri des déchetsqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Tapis antidérapantsqté 12
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Extincteursqté 2
Papeterie
- Brochures du programmeqté 220
- Badges nominatifsqté 60
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Rouleaux de ticketsqté 4
- Caisse d'espèces
Conseils
- Bloquez la salle et confirmez la troupe avant de fixer les horaires de représentation. Demandez au moins 4 semaines à l’avance les besoins en son, éclairage, scène et alimentation électrique.
- Faites un plan technique séparé du plan de placement des chaises. Testez les enceintes, la table de mixage, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public, puis sécurisez les câbles avec du ruban gaffer.
- Dimensionnez l’accueil dès que les inscriptions commencent : prévoyez une personne pour vérifier la liste des participants, une autre pour les badges et suffisamment de cintres pour les vestiaires. Affichez les panneaux directionnels avant l’ouverture des portes.
- Ne commandez pas le catering au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le spectacle. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’installation du public, pas pendant l’entracte.
- Imprimez le déroulé et les programmes au moins 24 heures avant la représentation. Le jour J, vérifiez la salle, les chaises, les projecteurs LED, les ventilateurs, les rideaux noirs et les panneaux de piste avant de lancer la billetterie à l’entrée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer la troupe, ouvrir la billetterie, recruter les bénévoles et régler les besoins techniques.
- Quand demander les besoins techniques de la troupe ?
- Demandez-les dès la confirmation de la troupe, au plus tard 4 semaines avant le spectacle. Faites préciser les enceintes, la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les éclairages et les prises disponibles.
- Quand ouvrir la billetterie d’un spectacle de danse ?
- Ouvrez-la dès que les horaires, les prix d’entrée et la capacité de la salle sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la représentation. Gardez une liste actualisée des inscriptions jusqu’au jour J.
- Combien de temps prévoir pour l’installation le jour du spectacle ?
- Réservez au moins 3 heures pour installer les chaises, les tables, les vestiaires, le son, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les tests techniques et une dernière vérification de la salle avant l’ouverture.
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