Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control
Empieza por cerrar la sala, la compañía de baile y los horarios de la función; todo lo demás depende de esas tres decisiones. Después reúne las necesidades técnicas, abre la venta de entradas y asigna responsables para público, voluntariado y catering. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación entre producción y equipo técnico, no la decoración. Reserva tiempo para comprobar la sala, probar el sonido y preparar la recepción antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la compañía de baile
- 3
Fijar los horarios de la función
2 personas
- 4
Solicitar necesidades técnicas
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
- 10
Elaborar el programa
2 personas
- 11
Reclutar voluntarios
2 personas
- 12
Determinar los precios de entrada
2 personas
- 13
Abrir la venta de entradas
- 14
Publicar información para el público
- 15
Hacer la distribución de asientos
2 personas
- 16
Desarrollar el plan técnico
2 personas
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 19
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 20
Asignar voluntarios
2 personas
- 21
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Comprobar el lugar
2 personas
- 26
Despejar la zona de juego
4 personas
- 27
Colocar las sillas
5 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Asegurar los bordes del escenario
3 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 31
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 32
Probar la técnica
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Montar el buffet de catering
4 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Montar el guardarropa
2 personas
- 37
Montar la mesa de información
2 personas
- 38
Preparar los programas
2 personas
- 39
Preparar los vestuarios
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los bailarines
2 personas
- 41
Registrar a los bailarines
2 personas
- 42
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 43
Hacer entrar en calor a los bailarines
- 44
Abrir las puertas
3 personas
- 45
Recibir a los visitantes
4 personas
- 46
Comprobar los mapas
2 personas
- 47
Atender el guardarropa
2 personas
- 48
Coordinar la presentación
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 52
Guiar al público a sus asientos
3 personas
- 53
Coordinar la segunda función
3 personas
- 54
Organizar la recepción de la noche
4 personas
- 55
Coordinar la función de la noche
3 personas
- 56
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 57
Cerrar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 58
Apagar los sistemas de luz y sonido
3 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Retirar sillas y mesas
5 personas
- 61
Lavar la vajilla
4 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Comprobar los materiales
2 personas
- 65
Devolver el material prestado
2 personas
- 66
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 67
Recoger los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Percheroscant. 4
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas del vestuariocant. 20
- Perchascant. 200
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Portátil para música
- Cajas DIcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffacant. 6
- Paneles de pista de bailecant. 24
- Paneles de espejocant. 4
- Ventiladorescant. 4
- Cajón de la caja registradora
- Máquina de sellado
- Escáner de entradascant. 2
- Canaletas para cablescant. 12
- Baterías de repuestocant. 40
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Lona de fondocant. 2
- Cortinas negrascant. 6
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 12
- Jarroncitoscant. 20
- Flores artificialescant. 20
- Atriles para programascant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 220
- Tenedores de postrecant. 220
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cucharonescant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 24
- Tablas para servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Acumuladores de fríocant. 24
- Abrebotellascant. 6
- Sacacorchoscant. 4
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de servircant. 12
- Tijerascant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 30
- Papelelerascant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Extintorescant. 2
Artículos de papel
- Folletos del programacant. 220
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Rollo de ticketscant. 4
- Caja para dinero en efectivo
Consejos
- Confirma la compañía y los horarios antes de diseñar las invitaciones. Pide las necesidades técnicas por escrito y conviértelas en un plan con sonido, iluminación, conexiones eléctricas y montaje.
- Abre las inscripciones y la venta de entradas cuando ya tengas precios, aforo y distribución de asientos definidos. Deja al menos 7 días para corregir nombres, preferencias dietéticas o cambios de última hora.
- Prepara el programa y los folletos después de cerrar el orden de la función. Imprime una pequeña reserva adicional y coloca las señales de orientación antes de abrir las puertas, no durante la entrada del público.
- Asigna voluntarios a tareas concretas: lista de visitantes, nombres, sala, vestuario y apoyo técnico. Entrega el plan de trabajo impreso y reúne al equipo al menos 60 minutos antes de la función.
- Haz la comprobación final de la sala el mismo día: asientos, percheros, bebidas frías, aperitivos, cables, regletas, focos y linternas. Prueba también micrófonos, altavoces y música con el escenario ya montado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánto tiempo hay que organizar un espectáculo de danza?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La sala, la compañía y los horarios deben quedar confirmados durante las primeras 2 semanas; deja las últimas 2 para entradas, programa, compras y ensayos técnicos.
- ¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?
- Ábrela cuando estén fijados el precio, el aforo y la distribución de asientos, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa la lista de visitantes 24 horas antes de la función.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la técnica?
- Solicita las necesidades técnicas a la compañía al menos 6 semanas antes y prepara el montaje 3 o 4 horas antes del espectáculo. Reserva como mínimo 60 minutos para probar sonido, micrófonos, iluminación y música.
- ¿Cuándo se prepara el catering para un espectáculo de danza?
- Pide el catering entre 10 y 14 días antes, después de recoger las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, aproximadamente 60 minutos antes de recibir al público.
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