Zo organiseer je een dansshow zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en deelnemende dansgroepen; die bepalen hoeveel ruimte, techniek en publiek je moet plannen. Werk daarna naar een vast programma toe en bevestig per optreden de benodigde muziek en artiesteninformatie. Reserveer catering en techniek ruim op tijd en leg de publieksindeling, backstage-opstelling en laadroute vast. Op de dag zelf voorkom je vertraging door eerst de locatie en techniek gereed te maken, daarna pas decoratie, catering en ontvangst op te bouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Dansgroepen inschrijven
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma samenstellen
3 personen
7
Optredens bevestigen
2 personen
8
Artiesteninformatie versturen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Catering bestellen
2 personen
11
Techniek bevestigen
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
13
Muziekbestanden controleren
2 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Crewindeling maken
2 personen
16
Plattegrond maken
2 personen
17
Publiekskaarten voorbereiden
2 personen
18
Naambadges maken
2 personen
19
Decoratie inkopen
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Laadruimte vrijmaken
2 personen
25
Techniek uitladen
4 personen
26
Podiumvloer controleren
2 personen
27
Publieksstoelen opstellen
4 personen
28
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Kleedkamers inrichten
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
34
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Techniek volledig testen
3 personen
38
Muziek per optreden klaarzetten
2 personen
39
Lichtstanden programmeren
2 personen
40
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
41
Artiesten ontvangen
3 personen
42
Artiesten registreren
2 personen
43
Kleedkamers toewijzen
2 personen
44
Generale repetitie begeleiden
4 personen
45
Publieksingang openen
3 personen
46
Kaarten controleren
3 personen
47
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
48
Garderobe aannemen
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Dansshow presenteren
4 personen
51
Artiestenwissels begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Pauze aankondigen
55
Publieksvragen begeleiden
2 personen
56
Slotoptreden aankondigen
57
Bedankmoment begeleiden
2 personen
58
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Garderobe uitgeven
2 personen
60
Artiesten afscheid laten nemen
2 personen
61
Buffet afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Techniek uitschakelen
3 personen
63
Decoratie afhalen
3 personen
64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Sanitair controleren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Apparatuur inpakken
3 personen
72
Locatie eindinspecteren
2 personen
73
Leveringen retourneren
2 personen
74
Overgebleven catering opslaan
2 personen
75
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Receptietafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 220
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Di-boxenaantal 4
Laptop voor muziek
Reserve laptop
Verdeeldozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Podiumvloerpanelenaantal 24
Achterdoek
Laptopstandaard
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Podiumverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Gebaksvorkjesaantal 200
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Decoratieve doekenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Naambadgesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de showdag. Controleer vooraf of de actieve speakers, audiomixer, microfoons, di-boxen en muziek-laptops bij elkaar passen en test elk muziekbestand volledig.
Maak naast het programma ook een plattegrond met podiumvloer, stoelen, garderoberekken, receptietafels en laadruimte. Zo weet de crew vóór opening waar alles staat en blijft de publieksroute vrij.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering zodra de inschrijfdatum sluit. Bestel niet alleen hapjes, maar plan ook waterglazen, koffiekopjes, borden en serveerbestek.
Zet muziekbestanden uiterlijk enkele dagen voor de show op twee USB-sticks en een reserve laptop. Controleer bestandsnamen, volgorde en afspeelbaarheid op de laptop die tijdens de voorstelling wordt gebruikt.
Plan opbouwtijd vóór ontvangst van publiek: open de locatie eerst, maak de laadruimte vrij, laad techniek uit en test licht en geluid. Leg draaiboeken, naambadges en publiekskaarten klaar voordat de eerste dansgroep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansshow organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en inschrijvingen van dansgroepen. Reserveer techniek, catering en eventuele artiesten zodra het verwachte aantal deelnemers en publiek bekend is.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dansshow?: Reken op minimaal 3 tot 4 uur voor het uitladen, plaatsen van podiumvloer en stoelen, aansluiten van geluid en licht en een technische test. Voeg extra tijd toe als meerdere dansgroepen afzonderlijk moeten soundchecken.
Hoe verzamel je muziek voor een dansshow?: Vraag per optreden één duidelijk benoemd muziekbestand en verzamel alles uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer elk bestand op de showlaptop en bewaar daarnaast een kopie op twee USB-sticks en een reserve laptop.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een dansshow?: Neem het bevestigde aantal publiekskaarten als basis en tel enkele reserveplaatsen op, bijvoorbeeld 5 tot 10 stoelen per 100 bezoekers. Houd daarnaast ruimte vrij voor gangpaden, techniek en de toegang tot het podium.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.