Eine Tanzshow organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Auftritt

Bei einer Tanzshow müssen Gruppen, Programm, Technik und Publikum genau zusammenspielen. Starte deshalb mit Datum und Ort, bevor du Einladungen verschickst oder Auftritte bestätigst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Musikdateien und legst den Ablauf fest. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein geprüfter Technikaufbau und genügend Zeit für Anlieferung, Garderobe und Soundcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Tanzgruppen anmelden
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Programm zusammenstellen
3 Personen
7
Auftritte bestätigen
2 Personen
8
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
10
Catering bestellen
2 Personen
11
Technik bestätigen
2 Personen
12
Musikdateien sammeln
2 Personen
13
Musikdateien prüfen
2 Personen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Crew-Einteilung erstellen
2 Personen
16
Lageplan erstellen
2 Personen
17
Publikumskarten vorbereiten
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Dekoration einkaufen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Laderaum freimachen
2 Personen
25
Technik ausladen
4 Personen
26
Bühnenboden prüfen
2 Personen
27
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
28
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
29
Garderobe einrichten
2 Personen
30
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
33
Musikanlage anschließen
3 Personen
34
Präsentationstisch aufstellen
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Technik vollständig testen
3 Personen
38
Musik pro Auftritt bereitstellen
2 Personen
39
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
40
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
41
Künstler empfangen
3 Personen
42
Künstler registrieren
2 Personen
43
Umkleiden zuweisen
2 Personen
44
Generalprobe begleiten
4 Personen
45
Publikumseingang öffnen
3 Personen
46
Karten kontrollieren
3 Personen
47
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
48
Garderobe annehmen
2 Personen
49
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
50
Tanzshow präsentieren
4 Personen
51
Künstlerwechsel begleiten
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Pause ankündigen
55
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
56
Abschlussauftritt ankündigen
57
Dankesmoment begleiten
2 Personen
58
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
59
Garderobe ausgeben
2 Personen
60
Künstler verabschieden
2 Personen
61
Buffet schließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Technik ausschalten
3 Personen
63
Dekoration abholen
3 Personen
64
Möbel abbauen
4 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Umkleiden reinigen
2 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Sanitäranlagen prüfen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
2 Personen
71
Geräte einpacken
3 Personen
72
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
73
Lieferungen zurücksenden
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
75
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 180
KlappischeAnz. 10
EmpfangstischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 220
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
Laptop für Musik
Ersatzlaptop
VerteilboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
BühnenbodenplattenAnz. 24
Hintergrundvorhang
Laptopständer
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
BühnenbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 200
GebäckgabelnAnz. 200
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
Dekorative StoffeAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und melde die Tanzgruppen erst danach verbindlich an. So verschickst du Einladungen mit korrekten Angaben und vermeidest spätere Änderungen am Programm.
Plane das Programm nicht nur nach Auftrittsdauer. Lege auch Umbaupausen, Moderation und mindestens 30 Minuten Reserve für Verzögerungen fest, bevor du Künstlerinformationen versendest.
Sammle Musikdateien spätestens 7 Tage vor der Show und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Halte einen Ersatzlaptop und die Dateien zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks bereit.
Plane Technik und Bühnenfläche gemeinsam: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Licht und Bühnenboden müssen vor dem Aufbau auf Vollständigkeit geprüft werden. Gaffer Tape und Verlängerungskabel fehlen besonders häufig beim letzten Transport.
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Einlass. Teile Crew, Lageplan und Garderobe vorher zu und erledige Ausladen, Bühnenaufbau, Getränke kühlen sowie Snacks und Empfangstische vor dem ersten Gast.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzshow organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Tanzgruppen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 6 Wochen vor der Show laufen, damit Programm und Catering planbar bleiben.
Wann muss das Programm einer Tanzshow feststehen?: Bestätige die Reihenfolge der Auftritte spätestens 2 Wochen vorher. Drucke das Drehbuch in der letzten Woche aus und verschicke Künstlerinformationen mit Ankunftszeit, Garderobe und technischen Anforderungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzshow?: Plane für Möbel, Bühnenboden, Licht und Ton mindestens 3 Stunden ein, bei mehreren Lautsprechern oder Lichtstativen eher 4 Stunden. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Tanzshow?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser für Auftretende und Crew bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.