Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control

Un espectáculo de danza empieza mucho antes de que los grupos salgan al escenario. Primero fija la fecha y el lugar, confirma las inscripciones y ordena las actuaciones; después cierras artistas, catering y necesidades técnicas. La última semana sirve para comprobar música, planos, identificaciones y horarios, no para tomar decisiones básicas. El día del evento, una zona de carga despejada y un equipo con funciones claras evitan retrasos desde el primer montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Inscribir grupos de baile
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Elaborar el programa
3 personas
7
Confirmar las actuaciones
2 personas
8
Enviar la información de los artistas
2 personas
9
Hacer reservas
10
Pedir el catering
2 personas
11
Confirmar la técnica
2 personas
12
Reunir archivos de música
2 personas
13
Comprobar los archivos de música
2 personas
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Hacer la distribución del equipo
2 personas
16
Hacer el plano
2 personas
17
Preparar las tarjetas del público
2 personas
18
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
19
Comprar decoración
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Despejar la zona de carga
2 personas
25
Descargar el equipo técnico
4 personas
26
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
27
Colocar las sillas para el público
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Montar el guardarropa
2 personas
30
Preparar los vestuarios
3 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar la instalación de iluminación
3 personas
33
Conectar el equipo de sonido
3 personas
34
Preparar la mesa de presentación
2 personas
35
Preparar el buffet de catering
3 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Probar toda la técnica
3 personas
38
Preparar la música para cada actuación
2 personas
39
Programar los modos de iluminación
2 personas
40
Realizar rondas de seguridad
2 personas
41
Recibir a los artistas
3 personas
42
Registrar artistas
2 personas
43
Asignar los vestuarios
2 personas
44
Coordinar el ensayo general
4 personas
45
Abrir la entrada para el público
3 personas
46
Comprobar los mapas
3 personas
47
Guiar al público al recinto
3 personas
48
Gestionar guardarropa
2 personas
49
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
50
Presentar el espectáculo de danza
4 personas
51
Coordinar los cambios de artistas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Anunciar el descanso
55
Gestionar las preguntas del público
2 personas
56
Anunciar la actuación final
57
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
58
Guiar al público hacia la salida
3 personas
59
Entrega del guardarropa
2 personas
60
Despedir a los artistas
2 personas
61
Cerrar el bufé
2 personas

Seguimiento

62
Apagar la técnica
3 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar los vestuarios
2 personas
68
Limpiar la sala
4 personas
69
Comprobar el sanitario
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Empacar el equipo
3 personas
72
Inspección final del recinto
2 personas
73
Devolver las entregas
2 personas
74
Guardar la catering sobrante
2 personas
75
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 180
Mesas plegablescant. 10
Mesas de recepcióncant. 3
Percheroscant. 3
Perchascant. 220
Mantelescant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Portátil para música
Portátil de reserva
Cajas de distribucióncant. 8
Cables alargadorescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Paneles del suelo del escenariocant. 24
Telón de fondo
Soporte para portátil
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación del escenariocant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 200
Tenedores de postrecant. 200
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Paños decorativoscant. 8
Arreglos florales artificialescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Credencialescant. 60

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de elaborar el programa. Reserva al menos 7 días para confirmar actuaciones, recopilar las preferencias dietéticas y enviar a cada artista su información de llegada y actuación.
Prepara el programa pensando en cambios reales: asigna minutos para entradas, salidas y ajustes técnicos, y deja una copia impresa para coordinación, recepción y equipo de escenario.
Comprueba cada archivo de música en el portátil principal y en el de reserva como mínimo 48 horas antes. Guarda también una copia en una memoria USB y etiqueta los archivos con el nombre del grupo y el orden de actuación.
Haz el plano antes de colocar sillas, mesas y percheros. Marca la zona de carga, el escenario, la recepción, los camerinos o zonas de espera y los recorridos de cables para que el montaje no bloquee al público.
Llega con tiempo suficiente para abrir el espacio, descargar el equipo técnico y probar sonido e iluminación antes de recibir a los grupos. Como referencia, programa al menos 2 horas para montaje y comprobaciones técnicas, además del tiempo de descarga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, grupos e inscripciones. Reserva la última semana para cerrar el programa, verificar la música, confirmar el catering y repartir las funciones del equipo.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de un espectáculo de danza?: Procura cerrarlo al menos 7 días antes del evento. Así puedes confirmar las actuaciones, enviar la información a los artistas e imprimir el plan de trabajo sin depender de cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la técnica?: Calcula como mínimo 2 horas para descargar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, iluminación y elementos del escenario. Añade tiempo para una prueba completa de sonido, reproducción de música y focos antes de abrir las puertas.
¿Cuántas copias del programa y del plano hacen falta?: Prepara al menos 3 copias impresas del plan de trabajo y del plano: una para coordinación, otra para recepción y otra para el equipo técnico o de escenario. Lleva además una versión digital de reserva en un portátil o memoria USB.

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