Organiser un spectacle de danse sans perdre le fil

Un spectacle de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis les groupes, le programme et les besoins techniques. Les difficultés arrivent souvent quand les fichiers musicaux, les changements de tenue ou la répartition de l’équipe sont traités trop tard. Prévoyez aussi le parcours du public, l’accueil des artistes et le déchargement du matériel. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inscrire les groupes de danse
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir le programme
3 personnes
7
Confirmer les prestations
2 personnes
8
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Commander le catering
2 personnes
11
Confirmer la technique
2 personnes
12
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
13
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
16
Créer le plan
2 personnes
17
Préparer les cartes du public
2 personnes
18
Créer les badges nominatifs
2 personnes
19
Acheter la décoration
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Dégager la zone de chargement
2 personnes
25
Décharger le matériel technique
4 personnes
26
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
27
Installer les sièges du public
4 personnes
28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
29
Aménager le vestiaire
2 personnes
30
Aménager les vestiaires
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Monter l’installation lumière
3 personnes
33
Raccorder la sonorisation
3 personnes
34
Installer la table de présentation
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Tester entièrement la technique
3 personnes
38
Préparer la musique pour chaque performance
2 personnes
39
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
40
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
41
Accueillir les artistes
3 personnes
42
Enregistrer les artistes
2 personnes
43
Attribuer les loges
2 personnes
44
Encadrer la répétition générale
4 personnes
45
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
46
Contrôler les billets
3 personnes
47
Accompagner le public à la salle
3 personnes
48
Garderobe
2 personnes
49
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
50
Présenter le spectacle de danse
4 personnes
51
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Annoncer la pause
55
Animer les questions du public
2 personnes
56
Annoncer la prestation de clôture
57
Animer le moment des remerciements
2 personnes
58
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
59
Distribuer le vestiaire
2 personnes
60
Laisser les artistes faire leurs adieux
2 personnes
61
Fermer le buffet
2 personnes

Suivi

62
Éteindre la technique
3 personnes
63
Récupérer la décoration
3 personnes
64
Démonter le mobilier
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Vérifier les sanitaires
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
71
Emballer le matériel
3 personnes
72
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
73
Retourner les livraisons
2 personnes
74
Stocker la restauration restante
2 personnes
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 180
Tables pliantesqté 10
Tables de réceptionqté 3
Portantsqté 3
Cintresqté 220
Nappesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Caissons DIqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Boîtes de distributionqté 8
Rallongesqté 12
Ruban gafferqté 6
Panneaux de plancher de scèneqté 24
Fond de scène
Support pour ordinateur portable
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de scèneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Fourchettes à gâteauqté 200
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Tissus décoratifsqté 8
Compositions florales artificiellesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines entre la clôture des inscriptions et le spectacle pour établir le programme et confirmer les prestations.
Demandez les fichiers musicaux dès l’inscription des groupes, puis vérifiez-les sur l’ordinateur qui servira le jour J. Conservez une copie sur clé USB et un ordinateur portable de secours.
Ne limitez pas le planning aux passages sur scène : prévoyez les temps d’arrivée, d’échauffement, de changement de tenue et de remise en ordre. Une feuille de déroulé imprimée doit être disponible pour chaque responsable.
Attribuez une personne à chaque zone : accueil du public, artistes, technique, catering et scène. Faites circuler la répartition de l’équipe au moins 7 jours avant l’événement afin que chacun connaisse son horaire et son point de rendez-vous.
Réservez un créneau d’au moins 2 heures avant l’ouverture pour ouvrir le lieu, dégager la zone de chargement et décharger le matériel technique. Testez ensuite les microphones, le mixeur audio, les éclairages et chaque musique avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un spectacle avec plusieurs groupes. Les 2 dernières semaines servent surtout à finaliser le programme, les inscriptions, la technique, le catering et la répartition de l’équipe.
Quand faut-il demander les musiques des danseurs ?: Demandez-les dès l’inscription, idéalement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite située au plus tard 14 jours avant l’événement pour vérifier les formats et préparer l’ordre de diffusion.
Combien de temps avant faut-il arriver dans la salle ?: Ouvrez le lieu au minimum 2 heures avant l’accueil du public. Prévoyez davantage si la scène, les projecteurs LED, les câbles et le matériel audio doivent être installés sur place.
Comment organiser les changements de costumes pendant un spectacle de danse ?: Indiquez les changements dans le déroulé et prévoyez un espace réservé avec portants et cintres. Pour chaque groupe, laissez idéalement 10 à 15 minutes entre deux passages nécessitant une tenue différente.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.