Zo organiseer je een dakterrasconcert

Begin niet met de muziek, maar met de draagkracht en toegang van het dak. Controleer daarna vergunningen, geluidsregels en vluchtwegen voordat je artiesten en apparatuur definitief vastlegt. Werk vervolgens het programma, de gastenlijst en de catering uit. Plan op de dag zelf tijd voor een volledige geluidstest, het veilig leggen van kabels en een alternatief bij regen. Zo voorkom je dat techniek, buren of het weer je concert op het laatste moment stilleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en dakbelasting controleren
2 personen
2
Vergunning en geluidsregels controleren
3
Artiesten bevestigen
4
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
5
Reserveringen voor apparatuur maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Buren over geluid informeren
10
Weersverwachting controleren
11
Artiënteninformatie delen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Voorraad servies controleren
14
Apparatuur testen
2 personen
15
Koelruimte vrijmaken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Dieetgerechten apart verpakken
20
Artiëntenontvangst voorbereiden
21
Weerplan klaarzetten
2 personen
22
Dakoppervlak inspecteren
2 personen
23
Toegang en vluchtwegen vrijmaken
2 personen
24
Veiligheidshekken controleren
2 personen
25
Podiumvloer plaatsen
4 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Kabels veilig afwerken
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Bar en buffet inrichten
3 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Toiletvoorzieningen aanvullen
34
Afvalbakken plaatsen
2 personen
35
Hapjes op schalen leggen
3 personen
36
Dranken klaarzetten
2 personen
37
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Artiënten kleedruimte aanwijzen

Event

41
Publieksingang openen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Programma-aankondiging verzorgen
44
Eerste optreden begeleiden
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
2 personen
49
Publiek en vluchtwegen controleren
2 personen
50
Tweede optreden begeleiden
2 personen
51
Pauzemuziek afspelen
52
Derde optreden begeleiden
2 personen
53
Lichtniveau aanpassen
54
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
55
Laatste ronde serveren
2 personen
56
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Artiesten uitchecken
59
Restanten gekoeld opbergen
2 personen

Nazorg

60
Meubilair afbreken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Apparatuur afkoppelen
3 personen
63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
66
Dak en entree schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Geleende materialen controleren
2 personen
69
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Partytentenaantal 2
Kleedkamerrekaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Brandblussersaantal 2
EHBO-dozen
Portofoonsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Gereedschapskoffer

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Programmapostersaantal 8
Podiumachterdoek

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 20
IJsblokhoudersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer eerst de dakbelasting, het dakoppervlak en de toegang voor podiumdelen, luidsprekers en tafels. Reserveer pas daarna het podium, de stoelen en de geluidsapparatuur; zware spullen op één plek kunnen de belasting ongelijk verdelen.
Regel vergunningen en geluidsafspraken minimaal 4 weken vooraf. Informeer buren tijdig over begin- en eindtijd en test tijdens de soundcheck niet alleen het podiumgeluid, maar ook wat buiten het dak hoorbaar is.
Leg het muziekprogramma vast met wisseltijden, soundcheck en pauzes. Reserveer voor elk optreden voldoende microfoons, DI-boxen, standaards, kabels en monitorluidsprekers en label kabels voordat de gasten komen.
Tel servies en zitplaatsen op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd minstens 10% extra glazen en besteksets achter de hand. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en verpak dieetgerechten apart om vergissingen bij het buffet te voorkomen.
Maak 24 uur vooraf een weerbesluit en zet het weerplan klaar: partytenten, bescherming voor apparatuur en een route naar een droge plek. Controleer vlak voor opbouw ook hekken, vluchtwegen, kabelgoten en stroomhaspels; juist die veiligheidsdetails worden vaak te laat gezien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dakterrasconcert organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, dakbelasting en vergunningen. Leg artiesten en apparatuur uiterlijk 4 weken vooraf vast en verzamel dieetwensen en definitieve aanmeldingen in de laatste week.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dakterrasconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast minstens 10% extra glazen en zorg dat alcoholvrije opties duidelijk beschikbaar zijn.
Wanneer controleer ik het weer voor een dakterrasconcert?: Maak 24 uur vooraf een definitieve weerkeuze en controleer de verwachting nogmaals 3 uur voor de opbouw. Zet bij twijfel het weerplan klaar voordat podium, mengtafel en luidsprekers naar het dak gaan.
Hoe vroeg moet de techniek klaar zijn voor een dakterrasconcert?: Plan de opbouw minstens 4 uur voor de ontvangst van gasten en reserveer minimaal 90 minuten voor aansluiten en testen. Controleer daarna microfoons, DI-boxen, monitoren, verlichting, kabelgoten en het volledige muziekprogramma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.