Organiser un concert sur une terrasse de toit, étape par étape

Un concert sur un toit-terrasse se prépare d’abord comme un projet de sécurité, puis comme un événement musical. Commence par vérifier la capacité du toit, les accès, les issues de secours et les règles de bruit avant de confirmer les artistes ou le matériel. Ensuite, structure les inscriptions, l’accueil, la restauration et le plan météo. Les derniers jours servent surtout à tester le son, refroidir les boissons et rendre le montage fluide le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier le lieu et la charge du toit
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les règles de bruit
3
Confirmer les artistes
4
Conserver le programme musical
2 personnes
5
Faire les réservations de matériel
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Informer les voisins du bruit
10
Vérifier les prévisions météo
11
Partager les informations sur les artistes
12
Vérifier la liste des courses
13
Vérifier le stock de vaisselle
14
Tester l'équipement
2 personnes
15
Libérer la chambre froide
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Emballer séparément les plats diététiques
20
Préparer l’accueil des artistes
21
Préparer le plan météo
2 personnes
22
Inspecter la surface du toit
2 personnes
23
Dégager les accès et les issues de secours
2 personnes
24
Vérifier les barrières de sécurité
2 personnes
25
Installer le plancher de scène
4 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Sécuriser les câbles
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le bar et le buffet
3 personnes
32
Installer la décoration
2 personnes
33
Ravitailler les sanitaires
34
Installer les poubelles
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
36
Préparer les boissons
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
3 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Indiquer les loges des artistes

Événement

41
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Assurer l’annonce du programme
44
Encadrer la première prestation
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Vérifier le public et les issues de secours
2 personnes
50
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
51
Diffuser la musique de pause
52
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
53
Ajuster l’intensité lumineuse
54
Encadrer la prestation principale
3 personnes
55
Servir le dernier tour
2 personnes
56
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
57
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
58
Faire le check-out des artistes
59
Ranger les restes au frais
2 personnes

Suivi

60
Démonter le mobilier
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Débrancher l’équipement
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
66
Nettoyer le toit et l’entrée
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner le matériel loué
2 personnes
70
Distribuer les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Portant de vestiaireqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 40
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Extincteursqté 2
Trousse de premiers secours
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 8
Caisse à outils

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Affiches du programmeqté 8
Fond de scène

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 20
Supports pour glaçonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Vérifie la charge admissible du toit et l’état de sa surface avant toute réservation. Contrôle aussi les barrières, les accès et les issues de secours avant d’installer le plancher de scène.
Obtiens les autorisations et clarifie les horaires de bruit au moins 4 semaines avant le concert. Préviens les voisins dès que la date, les horaires et le niveau sonore prévisionnel sont fixés.
Teste toute la chaîne audio avant le jour J : haut-parleurs, caissons de basses, table de mixage, microphones, boîtiers DI, câbles et retours. Prévois un test complet de 60 à 90 minutes sur place.
Arrête les inscriptions et recueille les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Emballe séparément les plats adaptés afin que le service ne dépende pas d’une vérification de dernière minute.
Prépare un vrai plan météo, avec tentes de réception, protection du matériel et solution de repli clairement communiquée. Consulte les prévisions à 72 heures puis à nouveau le matin même, avant de monter la scène et les éclairages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur un toit-terrasse ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour vérifier la structure du toit, obtenir les autorisations, confirmer les artistes et réserver le matériel. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats, les tests et le plan météo.
Quand faut-il vérifier la charge et la sécurité du toit ?: Fais cette vérification avant toute installation et idéalement dès le début du projet, soit 6 à 8 semaines avant le concert. La scène, les enceintes, les tentes et le public ajoutent une charge qui doit être validée par un professionnel compétent.
Quand prévenir les voisins pour un concert sur un toit ?: Informe-les au moins 2 semaines avant, avec la date, les horaires et un contact le jour du concert. Si les règles locales imposent un délai particulier, respecte-le avant d’envoyer les invitations.
Quand tester la sonorisation et les lumières ?: Réalise un premier test technique 3 à 5 jours avant pour repérer les câbles ou branchements manquants, puis un test sur place de 60 à 90 minutes le jour du montage. Vérifie notamment les microphones, les retours, les projecteurs LED et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.