Cómo organizar un concierto en una azotea sin imprevistos

Un concierto en una azotea se organiza en un orden muy concreto: primero se comprueba que el lugar sea seguro y legal, después se cierran artistas, sonido e invitados, y al final se monta todo según el tiempo disponible. La carga del techo, las normas de ruido y las vías de evacuación no pueden dejarse para la última semana. Este plan te ayuda a coordinar el programa musical, la recepción de artistas, la comida y el equipo técnico sin bloquear los accesos ni improvisar si cambia el pronóstico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar el lugar y la carga del techo
2 personas
2
Comprobar el permiso y las normas de sonido
3
Confirmar a los artistas
4
Registrar el programa musical
2 personas
5
Hacer reservas de equipo
6
Enviar invitaciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Informar a los vecinos sobre el ruido
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Compartir información de los artistas
12
Comprobar la lista de la compra
13
Comprobar el stock de vajilla
14
Probar el equipo
2 personas
15
Despejar la zona de refrigeración
16
Hacer la compra
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
3 personas
19
Empaquetar por separado los platos de dieta
20
Preparar la recepción de artistas
21
Preparar el plan meteorológico
2 personas
22
Inspeccionar la superficie del techo
2 personas
23
Despejar accesos y vías de evacuación
2 personas
24
Comprobar las vallas de seguridad
2 personas
25
Colocar el suelo del escenario
4 personas
26
Montar el sistema de sonido
3 personas
27
Conectar los micrófonos
2 personas
28
Colgar la iluminación
3 personas
29
Asegurar correctamente los cables
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el bar y el buffet
3 personas
32
Colgar la decoración
2 personas
33
Reponer los servicios de baño
34
Colocar cubos de basura
2 personas
35
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
36
Preparar las bebidas
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Realizar la prueba de sonido
3 personas
39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Asignar camerino a los artistas

Evento

41
Abrir la entrada para el público
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
43
Gestionar el anuncio del programa
44
Acompañar la primera actuación
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Servir las bebidas
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Comprobar el público y las vías de evacuación
2 personas
50
Acompañar la segunda actuación
2 personas
51
Poner música de pausa
52
Acompañar la tercera actuación
2 personas
53
Ajustar el nivel de iluminación
54
Coordinar la actuación principal
3 personas
55
Servir la última ronda
2 personas
56
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
57
Apagar el sistema de sonido
2 personas
58
Hacer el check-out de los artistas
59
Guardar los sobrantes en frío
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar el mobiliario
4 personas
61
Retirar la decoración
2 personas
62
Desconectar el equipo
3 personas
63
Clasificar y retirar residuos
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
66
Limpiar el techo y la entrada
3 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Comprobar el material prestado
2 personas
69
Devolver el equipo alquilado
2 personas
70
Repartir la comida sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas bistrocant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Burra de camerinocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cuencoscant. 40
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios
Walkie-talkiescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Caja de herramientas

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Pósteres del programacant. 8
Telón de fondo del escenario

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cubiterascant. 4
Abrebotellascant. 4
Tijerascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la azotea, no por las invitaciones: confirma la carga admisible del techo, revisa la superficie y despeja los accesos y las vías de evacuación antes de reservar escenario o equipo.
Cierra permisos y sonido con antelación. Comprueba las normas aplicables y avisa a los vecinos antes de enviar las invitaciones; así todavía tendrás tiempo para ajustar horarios o volumen.
Haz una prueba técnica completa, no solo una comprobación de que los altavoces encienden. Conecta mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores, cables XLR y alimentación, y deja los cables protegidos con canaletas.
Prepara un horario de montaje por bloques: suelo y piezas del escenario, vallas de seguridad, iluminación y sonido. Reserva al menos 60 minutos entre la llegada del equipo y la prueba para corregir conexiones o redistribuir el espacio.
Separa la logística de artistas y asistentes. Deja lista la recepción de artistas, confirma sus necesidades y empaqueta aparte los platos de dieta; enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que empiece la prueba de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en una azotea?: Empieza al menos 6 semanas antes para comprobar la carga del techo, permisos, normas de sonido y disponibilidad de artistas. Reserva el equipo y confirma el programa musical antes de enviar las invitaciones.
¿Qué hay que comprobar antes de montar un escenario en una azotea?: Comprueba la carga admisible, el estado de la superficie, las vallas de seguridad y las vías de evacuación. Hazlo como mínimo 2 semanas antes y repite la inspección el día del montaje.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido de un concierto en una azotea?: Programa la prueba entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Ese margen permite revisar micrófonos, monitores, subwoofers, cables, alimentación y el volumen permitido.
¿Qué hago si llueve durante un concierto en una azotea?: Define el plan meteorológico al menos 24 horas antes y comprueba el pronóstico de nuevo el mismo día. Decide con antelación qué equipo puede protegerse, qué zona queda cubierta y cuándo se cancela o se cambia el montaje.

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