Zo organiseer je een cursus zonder last-minute gedoe

Een cursus organiseren begint niet met stoelen klaarzetten, maar met een duidelijke datum, locatie en programma. Bevestig daarna de docent en begeleiders, verstuur uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen bij. In de laatste week controleer je deelnemers, lesmateriaal en presentatie. Op de cursusdag zelf draait alles om een logische opbouw: ruimte openen, techniek testen, koffie en lunch klaarzetten en deelnemers gericht ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cursusdatum en locatie vastleggen
2
Cursusprogramma uitwerken
3
Docent en begeleiders bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst controleren
8
Reserveringen bevestigen
9
Lesmateriaal afdrukken
2 personen
10
Naambadges voorbereiden
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
13
Presentatie controleren
14
Techniek testen
2 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Presentatietechniek installeren
2 personen
19
Lesmateriaal klaarleggen
2 personen
20
Koffiepunt inrichten
2 personen
21
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Aanwezigheid registreren
2 personen
24
Naambadges uitdelen
2 personen
25
Cursus openen
26
Koffiepauze serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Lunch serveren
3 personen
29
Buffet en tafels afruimen
3 personen
30
Avondpauze verzorgen
2 personen
31
Certificaten uitdelen
32
Cursus afsluiten

Nazorg

33
Servies afwassen
2 personen
34
Apparatuur uitschakelen
2 personen
35
Materialen verzamelen
2 personen
36
Afval verwijderen
2 personen
37
Ruimte schoonmaken
3 personen
38
Meubilair terugplaatsen
3 personen
39
Overgebleven eten verpakken
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen
41
Deelnemersmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cursustafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6

Cursusmateriaal

Flip-oversaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 32
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 32
Presentatiemappenaantal 32
Certificatenaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 7 dagen voor de cursus een controle van de deelnemerslijst. Gebruik dat moment ook om ontbrekende dieetwensen, reserveringen en contactgegevens na te vragen.
Test beamer, laptop, HDMI-kabel, projectiescherm en speaker minimaal 1 dag vooraf samen. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een passende kabel of vrije aansluiting wordt vaak vergeten.
Leg lesmateriaal, naamkaartjes, notitieblokken en balpennen per deelnemer klaar voordat de eerste cursist binnenkomt. Zo verlies je bij de ontvangst geen 10 minuten aan uitzoeken en uitdelen.
Open de locatie minstens 60 minuten voor aanvang. Reken tijd voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, de presentatie installeren en het koffiepunt met kopjes, waterglazen en dranken inrichten.
Zet het lunchbuffet pas klaar nadat de ruimte en techniek gecontroleerd zijn. Houd rekening met verzamelde dieetwensen en plaats borden, bestek en opscheplepels zichtbaar bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cursus organiseren?: Leg de datum, locatie, docent en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een cursus versturen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor de cursus en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen vooraf. Dan kun je de deelnemerslijst controleren en lesmateriaal, naamkaartjes en catering definitief maken.
Hoe vroeg moet je op de cursuslocatie zijn?: Ga minimaal 60 minuten voor de start naar de locatie. In dat uur kun je ventileren, tafels en stoelen opstellen, techniek testen, het koffiepunt inrichten en de lunch klaarzetten.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een cursusruimte?: Reken voor een normale cursusruimte op 60 tot 90 minuten, afhankelijk van de techniek en catering. Met meerdere tafels, een beamer, flip-overs en een lunchbuffet is 90 minuten veiliger dan een halfuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.