Organiser un cours sans rien oublier
Pour organiser un cours, commence par fixer la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Confirme ensuite l’enseignant, les accompagnateurs et les besoins alimentaires, puis vérifie les réservations et le nombre final de participants. La préparation de la salle, du matériel pédagogique et de la technique se fait la veille, tandis que l’accueil et l’émargement doivent être prêts avant la première session. Ce déroulé limite les retards et les oublis fréquents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu de la formation
- 2
Élaborer le programme du cours
- 3
Confirmer l'enseignant et les accompagnateurs
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Vérifier la liste des participants
- 8
Confirmer les réservations
- 9
Imprimer le matériel pédagogique
2 personnes
- 10
Préparer les badges nominatifs
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Refroidir les boissons
- 13
Vérifier la présentation
- 14
Tester la technique
2 personnes
Événement
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Aérer la salle
- 17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 18
Installer l'équipement de présentation
2 personnes
- 19
Préparer le matériel pédagogique
2 personnes
- 20
Mettre en place le point café
2 personnes
- 21
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
- 22
Accueillir les participants
3 personnes
- 23
Enregistrer la présence
2 personnes
- 24
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 25
Ouvrir la formation
- 26
Servir la pause-café
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Servir le déjeuner
3 personnes
- 29
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
- 30
Assurer la pause du soir
2 personnes
- 31
Remettre les certificats
- 32
Clôturer la formation
Suivi
- 33
Faire la vaisselle
2 personnes
- 34
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 35
Rassembler le matériel
2 personnes
- 36
Enlever les déchets
2 personnes
- 37
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 39
Emballer les restes
2 personnes
- 40
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 41
Archiver le matériel des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de coursqté 8
- Chaisesqté 32
- Tables de buffetqté 2
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Ciseauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à eauqté 36
- Assiettesqté 36
- Couvertsqté 36
- Louchesqté 6
Matériel de cours
- Chevaletsqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 32
- Stylos à billeqté 40
- Badges nominatifsqté 32
- Chemises de présentationqté 32
- Certificatsqté 32
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les pauses et le contenu de chaque séquence pour que les participants sachent à quoi s’attendre.
- Arrête la liste des participants au plus tard 48 heures avant le cours. Utilise ce nombre pour ajuster les badges, les supports imprimés, les chaises, les tasses et le buffet du déjeuner.
- Teste la présentation la veille avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI réellement utilisés. Prévois aussi des rallonges et une multiprise : les prises disponibles sont rarement au bon endroit.
- Prépare les badges, les blocs-notes, les stylos, les chemises de présentation et les certificats avant l’ouverture du lieu. Le matin même, il ne devrait rester qu’à les distribuer et à enregistrer les présences.
- Ouvre et aère la salle au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Installe d’abord les tables et les chaises, puis le matériel de présentation, le point café et le buffet afin de garder un passage dégagé.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un cours ?
- Prévois au minimum 2 à 3 semaines pour fixer le lieu, confirmer l’enseignant, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Réserve les 48 dernières heures à la vérification des participants, des besoins alimentaires et du matériel.
- Quand faut-il confirmer le nombre de participants à un cours ?
- Confirme le nombre final 48 heures avant le début du cours. Ce délai permet d’ajuster les chaises, les badges, les supports pédagogiques, les boissons et les quantités du déjeuner.
- Quand tester le vidéoprojecteur pour un cours ?
- Teste toute la chaîne technique la veille, pendant au moins 20 minutes : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, enceintes et alimentation. Refais un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil des participants.
- Combien de temps avant faut-il préparer la salle de cours ?
- Arrive au moins 60 minutes avant le début pour ouvrir le lieu, aérer, installer les tables et les chaises et préparer le matériel. Termine l’accueil, les badges et la feuille de présence 15 minutes avant l’horaire prévu.
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