Einen Kurs organisieren: der praktische Ablauf
Ein gut organisierter Kurs steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bestätige Lehrkräfte und Begleitpersonen und verschicke dann die Einladungen. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reservierungen und die konkreten Materialien. Am Kurstag selbst zählen ein vorbereiteter Raum, getestete Technik, gekühlte Getränke und ein klarer Empfang.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kursdatum und -ort festlegen
- 2
Kursprogramm ausarbeiten
- 3
Lehrkräfte und Begleitpersonen bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste prüfen
- 8
Reservierungen bestätigen
- 9
Unterrichtsmaterial drucken
2 Personen
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
- 13
Präsentation prüfen
- 14
Technik testen
2 Personen
Event
- 15
Location öffnen
2 Personen
- 16
Raum lüften
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Präsentationstechnik installieren
2 Personen
- 19
Unterrichtsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 20
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 21
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
- 22
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 23
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 24
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 25
Kurs eröffnen
- 26
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Mittagessen servieren
3 Personen
- 29
Buffet und Tische abräumen
3 Personen
- 30
Abendpause organisieren
2 Personen
- 31
Zertifikate verteilen
- 32
Kurs abschließen
Nachbereitung
- 33
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 34
Geräte ausschalten
2 Personen
- 35
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 36
Abfall entsorgen
2 Personen
- 37
Raum reinigen
3 Personen
- 38
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 39
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 40
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 41
Teilnehmermaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KurztischeAnz. 8
- StühleAnz. 32
- BuffetischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TellerAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 6
Kursmaterial
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- StifteAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 32
- KugelschreiberAnz. 40
- NamensschilderAnz. 32
- PräsentationsmappenAnz. 32
- ZertifikateAnz. 32
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane das Kursprogramm mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und teile es in feste Unterrichtsblöcke, Pausen und Mittagspause ein. So weißt du auch, wie viele Flipcharts, Präsentationsmappen und Zertifikate gebraucht werden.
- Setze für Anmeldungen einen festen Rückmeldetermin, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Kurs. Prüfe danach Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Reservierungen gemeinsam, statt Änderungen einzeln nachzuverfolgen.
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Eine Präsentation sollte zusätzlich offline auf dem Laptop verfügbar sein, falls das WLAN ausfällt.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. In dieser Zeit lassen sich Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Präsentationstechnik installieren, Materialien bereitlegen und der Kaffeebereich einrichten.
- Bereite Namensschilder, Anwesenheitsliste und Schreibmaterial nicht erst beim Empfang vor. Lege alles in der Reihenfolge des Check-ins aus und stelle Getränke, Tassen, Wassergläser sowie Teller und Besteck mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Kurs organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor dem Kurs und schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vorher ab.
- Wann sollte man die Technik für einen Kurs testen?
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Leinwand und Lautsprecher am Vortag und wiederhole den Kurztest 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Halte die Präsentation zusätzlich offline bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kursraums?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei Präsentationstechnik und Mittagsbuffet besser 2 Stunden. Der Raum sollte 30 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden vollständig vorbereitet sein.
- Wann sollte man Ernährungswünsche für einen Kurs abfragen?
- Frage Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung ab und prüfe die Angaben 7 bis 10 Tage vor dem Termin erneut. So kannst du das Mittagsbuffet und passende Getränke rechtzeitig planen.
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