Cómo organizar un curso sin improvisar el día de inicio
Organizar un curso empieza mucho antes de colocar las sillas. Primero se fija la fecha y el lugar, después se cierra el programa y se confirma quién impartirá cada parte. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y las reservas deben quedar comprobadas antes de preparar el aula. El día anterior conviene revisar el material, probar la presentación y dejar listas las acreditaciones, las bebidas y el almuerzo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el lugar del curso
- 2
Desarrollar el programa del curso
- 3
Confirmar profesores y acompañantes
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Comprobar la lista de participantes
- 8
Confirmar las reservas
- 9
Imprimir el material didáctico
2 personas
- 10
Preparar acreditaciones
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
- 13
Comprobar la presentación
- 14
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Ventilar el espacio
- 17
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 18
Instalar el equipo de presentación
2 personas
- 19
Preparar el material didáctico
2 personas
- 20
Montar el punto de café
2 personas
- 21
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 22
Recepción de participantes
3 personas
- 23
Registrar la asistencia
2 personas
- 24
Repartir acreditaciones
2 personas
- 25
Abrir el curso
- 26
Servir la pausa para el café
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Servir el almuerzo
3 personas
- 29
Recoger el buffet y las mesas
3 personas
- 30
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
- 31
Repartir certificados
- 32
Cerrar el curso
Seguimiento
- 33
Lavar la vajilla
2 personas
- 34
Apagar el equipo
2 personas
- 35
Reunir los materiales
2 personas
- 36
Retirar la basura
2 personas
- 37
Limpiar el espacio
3 personas
- 38
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 39
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 40
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 41
Archivar el material de participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas del cursocant. 8
- Sillascant. 32
- Mesas de buffetcant. 2
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Cucharonescant. 6
Material de curso
- Pizarras de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de notascant. 32
- Bolígrafoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 32
- Carpetas de presentacióncant. 32
- Certificadoscant. 32
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los profesores antes de enviar las invitaciones. Así puedes informar de horarios, contenidos y duración sin tener que corregirlos después.
- Controla las inscripciones con una lista única y revísala al menos 48 horas antes. En ese momento confirma asistentes, reservas y preferencias dietéticas para calcular el material y la comida.
- Prepara una copia impresa del material didáctico para cada participante y añade algunas unidades de reserva. También deja listas las tarjetas de nombre, las carpetas, los bolígrafos y los certificados.
- Prueba la presentación con el mismo portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regletas y altavoz que usarás en el curso. Hazlo el día anterior: los adaptadores y los cables alargadores suelen ser lo que falta cuando ya han llegado los asistentes.
- Llega con tiempo para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el punto de café y preparar el buffet. Reserva al menos 60 minutos antes de la recepción para resolver problemas de distribución o técnica sin retrasar la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas confirmar profesores, lugar e inscripciones. Deja cerradas las reservas, la lista de participantes y las preferencias dietéticas al menos 48 horas antes.
- ¿Cuándo se debe probar la tecnología de un curso?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela al abrir el espacio. Comprueba durante unos 20 minutos el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, las regletas, los alargadores y el altavoz.
- ¿Cuánto material didáctico preparar por participante?
- Prepara una copia completa por persona inscrita y entre un 5 y un 10 % adicional para cambios de última hora o material deteriorado. Imprime también las acreditaciones y deja preparados los certificados antes de la recepción.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?
- Calcula al menos 60 minutos antes de recibir a los participantes. Ese margen permite ventilar, colocar mesas y sillas, instalar la presentación, montar el café y comprobar que el buffet está listo.
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