Een crosscountrywedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met startnummers of routepijlen, maar met de locatie, het parcours en de vergunningen. Zodra duidelijk is waar deelnemers lopen en welke verkeersmaatregelen nodig zijn, kun je medische ondersteuning, tijdregistratie en materiaal vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, startgroepen en de inzet van vrijwilligers. De laatste week draait vooral om controles: inspecteer het parcours, markeer risico’s, controleer de weersverwachting en leg startlijsten, portofoons en reserveonderdelen klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Parcoursvergunning regelen
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Medische ondersteuning reserveren
7
Tijdregistratie reserveren
8
Toiletten reserveren
9
Hekken en dranghekken reserveren
10
Deelnemersinformatie publiceren
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijvingen openen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Startnummers voorbereiden
2 personen
17
Uitslagenformulieren afdrukken
18
Parcours inspecteren
3 personen
19
Parcoursrisico's markeren
3 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Startlijst klaarleggen
2 personen
25
Routeborden sorteren
2 personen
26
Kleding en hesjes verdelen
2 personen
27
Terrein uitzetten
6 personen
28
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
29
Dranghekken plaatsen
5 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Tijdregistratie installeren
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Routepijlen plaatsen
6 personen
36
Obstakels en afzetlint plaatsen
5 personen
37
Bevoorradingspost inrichten
3 personen
38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Dranken koud zetten
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Startnummers uitdelen
3 personen
46
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
47
Fietsen controleren
2 personen
48
Parcoursbriefing geven
2 personen
49
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
50
Wedstrijd starten
3 personen
51
Parcours bemannen
12 personen
52
Tijdregistratie bedienen
3 personen
53
Finishers registreren
3 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Bevoorradingspost bemannen
3 personen
58
Eerste hulp verlenen
2 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
61
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Parcours afbreken
6 personen
64
Routeborden verzamelen
4 personen
65
Hekken en lint verwijderen
5 personen
66
Tenten afbreken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
5 personen
71
Sanitair schoonmaken
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Tijdregistratie exporteren
2 personen
74
Uitslagen publiceren
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Geleende materialen retourneren
3 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Deelnemersresultaten mailen
79
Vergunningen afmelden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Inschrijfbaliesaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Podiumdelenaantal 4
Dranghekkenaantal 30
Afzetpalenaantal 30

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 200
Startnummerhoudersaantal 200
Racehesjesaantal 20
Routepijlenaantal 80
Parcourslintaantal 12
Markeersprayaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Obstakelsaantal 12
Drinkbekersaantal 500
Bidonkrattenaantal 8
Reservefietspompenaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsstandaardsaantal 10
Prijzenschalenaantal 12
Routekaartenaantal 40
Startlijstbordenaantal 3
Uitslagenbordenaantal 2
Medaillehoudersaantal 200
Pionnenaantal 30
Reservehelmenaantal 4
Regenhoezenaantal 10

Apparatuur

Tijdregistratieset
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Batterijenaantal 40

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 6
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Markeerstiftenaantal 12
Clipboardmappenaantal 12
Balpennenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie-, parcours- en wedstrijdvergunningen ruim vóór je inschrijvingen opent. Controleer tegelijk de verzekering en vraag verkeersmaatregelen aan; zonder die goedkeuringen kan een parcours op het laatste moment onbruikbaar blijken.
Plan de parcoursinspectie uiterlijk in de laatste week en loop de route nogmaals na slecht weer. Markeer modder, scherpe bochten, obstakels en onduidelijke kruisingen met parcourslint, routepijlen en markeerspray.
Maak startgroepen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Leg per deelnemer het startnummer en de startgroep vast en druk de startlijst en uitslagenformulieren uiterlijk de dag vóór de wedstrijd af.
Wijs vrijwilligers toe aan vaste posten en geef elke post een portofoon of mobiele telefoon. Plan extra mensen bij start, finish, bevoorrading en kruisingen waar verkeersbegeleiding nodig is.
Test tijdregistratie, geluidsinstallatie en stroomvoorziening vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg verlengkabels, gereedschapskoffers, reservebinnenbanden en fietspompen apart klaar, zodat een technisch probleem niet de start vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een crosscountrywedstrijd organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en parcours. Open de inschrijving pas wanneer de belangrijkste goedkeuringen en de medische ondersteuning zijn vastgelegd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een crosscountrywedstrijd?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per bemande kruising of risicopunt, plus aparte mensen voor inschrijving, start, finish en uitslagen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig die nogmaals in de laatste week.
Wanneer moet je het parcours van een crosscountrywedstrijd controleren?: Inspecteer het parcours minstens 2 keer: eenmaal vóór publicatie en nogmaals 1 tot 3 dagen voor de wedstrijd. Controleer na zware regen extra op modder, plassen, losliggende ondergrond en verschoven routepijlen.
Wat moet je de dag voor een crosscountrywedstrijd klaarzetten?: Leg startnummers, houders, racehesjes, startlijst, routeborden en tijdregistratieset gesorteerd klaar. Test bovendien portofoons, laptops, tablets en geluidsinstallatie en controleer of alle materialen voor het parcours compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.