Crosslauf-Wettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Crosslauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch Genehmigungen, Verkehrssicherheit und eine belastbare Zeitmessung. Beginne mehrere Wochen vorher mit Wettkampfort, Streckenfreigabe, Versicherung und medizinischer Betreuung. Danach folgen Anmeldung, Startgruppen, Helferplanung und Material. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan: Strecke kontrollieren, Wegweiser und Absperrungen prüfen, Startunterlagen bereitlegen und die Ergebnisdaten sichern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort reservieren
2
Wettkampfgenehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Streckenfreigabe regeln
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Medizinische Betreuung reservieren
7
Zeitmessung reservieren
8
Toiletten reservieren
9
Zäune und Absperrgitter reservieren
10
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen öffnen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Startgruppen einteilen
2 Personen
16
Startnummern vorbereiten
2 Personen
17
Ergebnisformulare ausdrucken
18
Parcours inspizieren
3 Personen
19
Parcoursrisiken markieren
3 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien prüfen
3 Personen
24
Startliste bereitlegen
2 Personen
25
Wegweiser sortieren
2 Personen
26
Kleidung und Westen verteilen
2 Personen
27
Gelände abstecken
6 Personen
28
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
29
Absperrgitter aufstellen
5 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
33
Zeiterfassung installieren
3 Personen
34
Beschallungsanlage testen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
6 Personen
36
Hindernisse und Absperrband aufstellen
5 Personen
37
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
38
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
3 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Startnummern ausgeben
3 Personen
46
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
47
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
48
Parcours-Briefing geben
2 Personen
49
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
50
Spiel starten
3 Personen
51
Strecke besetzen
12 Personen
52
Zeitmessung bedienen
3 Personen
53
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
2 Personen
57
Versorgungsstation besetzen
3 Personen
58
Erste Hilfe leisten
2 Personen
59
Ergebnisse prüfen
2 Personen
60
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
61
Preisverleihung betreuen
3 Personen
62
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Parcours abbauen
6 Personen
64
Wegweiser einsammeln
4 Personen
65
Absperrgitter und Band entfernen
5 Personen
66
Zelte abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Gelände reinigen
5 Personen
71
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Zeiterfassung exportieren
2 Personen
74
Ergebnisse veröffentlichen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Teilnehmerergebnisse mailen
79
Genehmigungen abmelden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
AnmeldeschalterAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
BühnenelementeAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 30
AbsperrpfostenAnz. 30

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
StartnummernAnz. 200
StartnummernhalterAnz. 200
RennwestenAnz. 20
WegweiserAnz. 80
StreckenbandAnz. 12
MarkiersprayAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
HindernisseAnz. 12
TrinkbecherAnz. 500
TrinkkastenkistenAnz. 8
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 3
WerkzeugkofferAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradständerAnz. 10
PreisschalenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 40
Startlisten-TafelnAnz. 3
ErgebnisbretterAnz. 2
MedaillenhalterAnz. 200
KegelAnz. 30
ErsatzhelmeAnz. 4
RegenschutzAnz. 10

Ausstattung

Zeitmess-Set
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
BatterienAnz. 40

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ScherenAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 300
MarkerAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 12
KugelschreiberAnz. 40

Reinigung

BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
AbfallgreiferAnz. 4
HanddesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Regle Genehmigung, Versicherung und Streckenfreigabe zuerst. Ohne diese drei Punkte solltest du keine Einladungen verschicken oder Anmeldungen öffnen, weil sich Streckenführung und Teilnehmerzahl noch ändern können.
Plane die Strecke am Vortag und am Morgen des Wettbewerbs ein. Markiere Risiken zusätzlich mit Streckenband, Markierspray oder Verkehrskegeln und lasse die Kontrollrunde von mindestens zwei Personen durchführen.
Teile die Startgruppen erst ein, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Lege Startnummern, Startliste und Ergebnisformulare mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start am Anmeldeschalter bereit.
Besetze Zeitmessung, Funk und medizinische Betreuung getrennt voneinander. Für jede wichtige Position sollte eine Ersatzperson eingeteilt sein, damit ein Ausfall nicht den gesamten Start verzögert.
Prüfe Wetter, Stromversorgung und Beschallung am Veranstaltungstag spätestens 3 Stunden vor dem ersten Lauf. Verlängerungskabel, Funkgeräte, Trinkstellen und Ersatzmaterial gehören in eine gemeinsame Kontrollliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Crosslauf-Wettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Streckenfreigabe, Verkehrsmaßnahmen, medizinische Betreuung und Zeitmessung können mehrere Wochen Vorlauf benötigen.
Wann sollte die Strecke für einen Crosslauf kontrolliert werden?: Kontrolliere den Parcours mindestens einmal in der Woche vor dem Wettbewerb und ein zweites Mal am Veranstaltungstag, etwa 3 Stunden vor dem ersten Start. Nach Regen oder Sturm ist eine zusätzliche Prüfung nötig.
Wie viele Helfer braucht ein Crosslauf-Wettbewerb?: Plane mindestens einen Helfer pro Streckenposten, zusätzlich ein Team für Anmeldung, Start, Ziel, Zeitmessung und medizinische Koordination. Bei mehreren Startgruppen sollte jede Schlüsselposition doppelt besetzt sein.
Wann müssen Startnummern und Startgruppen vorbereitet sein?: Bereite die Startnummern und Gruppen spätestens am Vortag vor. Die endgültige Startliste sollte 60 Minuten vor dem ersten Lauf ausgedruckt und mit der Zeitmessung abgeglichen werden.

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