Cómo organizar una carrera de campo a través sin olvidar lo esencial

Organizar una carrera de campo a través exige coordinar el recorrido, los permisos y la operación del día de la prueba en un orden concreto. Empieza por reservar el recinto y tramitar la autorización de competición; después cierra tráfico, seguro, asistencia médica y cronometraje. Cuando el recorrido esté inspeccionado, prepara las inscripciones, los dorsales, los grupos de salida y los voluntarios. La última semana sirve para comprobar materiales, señales, previsión meteorológica y necesidades de los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Comprobar el seguro
4
Gestionar el permiso del recorrido
5
Solicitar medidas de tráfico
6
Reservar asistencia médica
7
Reservar control horario
8
Reservar los aseos
9
Reservar vallas y barreras
10
Publicar la información para participantes
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Abrir inscripciones
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Dividir los grupos de salida
2 personas
16
Preparar los dorsales
2 personas
17
Imprimir formularios de resultados
18
Inspeccionar el recorrido
3 personas
19
Marcar los riesgos del recorrido
3 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Hacer la compra
3 personas
23
Comprobar los materiales
3 personas
24
Preparar la lista de salida
2 personas
25
Ordenar las señales de ruta
2 personas
26
Repartir la ropa y los chalecos
2 personas
27
Delimitar el terreno
6 personas
28
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
29
Colocar vallas
5 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
33
Instalar control horario
3 personas
34
Probar el sistema de sonido
2 personas
35
Colocar flechas de ruta
6 personas
36
Colocar obstáculos y cinta de delimitación
5 personas
37
Montar el punto de avituallamiento
3 personas
38
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Enfriar las bebidas
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Recepción de participantes
4 personas
45
Repartir dorsales
3 personas
46
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
47
Comprobar las bicicletas
2 personas
48
Dar briefing del recorrido
2 personas
49
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
50
Iniciar la competición
3 personas
51
Acomodar el recorrido
12 personas
52
Gestionar el control de tiempo
3 personas
53
Registrar a los finalistas
3 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir aperitivos
2 personas
57
Atender el puesto de abastecimiento
3 personas
58
Prestar primeros auxilios
2 personas
59
Comprobar los resultados
2 personas
60
Preparar la entrega de premios
3 personas
61
Coordinar la entrega de premios
3 personas
62
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

63
Desmontar el recorrido
6 personas
64
Recoger las señales de ruta
4 personas
65
Retirar vallas y cinta
5 personas
66
Desmontar las tiendas
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el recinto
5 personas
71
Limpiar los sanitarios
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Exportar el registro de tiempo
2 personas
74
Publicar los resultados
75
Registrar objetos perdidos
76
Devolver el material prestado
3 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Enviar por correo los resultados de los participantes
79
Cancelar los permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mostradores de inscripcióncant. 3
Papeleracant. 8
Piezas de escenariocant. 4
Vallas de control de multitudescant. 30
Postes separadorescant. 30

Material deportivo

Arco de salida y meta
Dorsalescant. 200
Portadorsalescant. 200
Chalecos de carreracant. 20
Flechas de rutacant. 80
Cinta de recorridocant. 12
Spray marcadorcant. 12
Conos de tráficocant. 40
Obstáculoscant. 12
Vasos para bebidascant. 500
Cajas para bidonescant. 8
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Maletines de herramientascant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Soportes para bicicletascant. 10
Bandejas de premioscant. 12
Mapas de rutacant. 40
Paneles de lista de salidacant. 3
Tableros de resultadoscant. 2
Portamedallascant. 200
Conoscant. 30
Cascos de repuestocant. 4
Fundas para la lluviacant. 10

Equipo

Kit de cronometraje
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Bateríascant. 40

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 6
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 300
Rotuladores fosforescentescant. 12
Carpetas portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos antes de publicar la carrera. Además de reservar el recinto, calcula varias semanas para la autorización de competición, el permiso del recorrido y las medidas de tráfico; sin estas confirmaciones no deberías abrir inscripciones.
Inspecciona el recorrido con tiempo y vuelve a revisarlo cerca de la prueba. Marca riesgos, coloca flechas, cinta, conos y obstáculos, y prepara una alternativa por si la lluvia vuelve impracticable algún tramo.
No dejes el cronometraje para el último día. Reserva el control horario, prueba el kit con los portátiles, tablets y teléfonos, e imprime formularios de resultados de respaldo por si falla la conexión o el equipo.
Divide las salidas antes de cerrar la lista definitiva. Asigna dorsales y portadorsales, recoge las preferencias dietéticas y entrega a cada voluntario una zona, un horario y un medio de comunicación, como un walkie-talkie.
Haz una comprobación logística entre 24 y 48 horas antes. Cuenta mesas, sillas, mostradores, aseos, vallas, vasos, bidones, señales, cables y material de reparación; los elementos pequeños suelen ser los que faltan cuando empieza la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de campo a través?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite tramitar permisos, cerrar el seguro, reservar asistencia médica, controlar el tráfico, contratar el cronometraje y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo se debe inspeccionar el recorrido de una carrera?: Haz una primera inspección entre 3 y 4 semanas antes y otra durante las 48 horas previas. Así puedes detectar riesgos, actualizar las señales y retirar o modificar obstáculos afectados por el tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de campo a través?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada puesto de control y añade al menos 2 personas para salida y meta, 2 para inscripciones y 1 coordinador. Ajusta la cifra según la longitud del recorrido y el número de salidas.
¿Qué hay que preparar el día antes de la carrera?: Deja listos los dorsales, la lista de salida, las señales, las vallas, el material de cronometraje y los equipos de comunicación entre 24 y 48 horas antes. Comprueba también la previsión meteorológica y confirma la llegada de asistencia médica, aseos y personal clave.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.