Zo organiseer je een crematorium open dag

Een crematorium open dag vraagt om een rustige ontvangst, duidelijke rondleidingen en een programma waarin bezoekers op hun eigen tempo kunnen kennismaken. Begin met de datum, beschikbare ruimtes en het programma; leg daarna sprekers en rondleiders vast. Regel vroeg de uitnodigingen en online publicatie, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie op tijd kunt verwerken. In de laatste week draait alles om groepsindeling, techniek, bewegwijzering en een verzorgde ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes voor bezoekers reserveren
3
Rondleidingen samenstellen
2 personen
4
Sprekers en rondleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Open dag online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Aanmeldlijst definitief maken
12
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
13
Catering reserveren
14
Techniek testen
2 personen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
18
Informatiemappen samenstellen
2 personen
19
Dranken gekoeld zetten
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Koffievoorraad controleren
22
Toiletten controleren
23
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Presentatieruimte inrichten
2 personen
29
Stilte- en gespreksruimte inrichten
2 personen
30
Infomateriaal uitstallen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Techniek opnieuw testen
2 personen
33
Rondleidingsroutes nalopen
2 personen
34
Medewerkers kort instrueren
2 personen

Event

35
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
36
Bezoekers registreren
2 personen
37
Programma toelichten
2 personen
38
Informatiemappen uitdelen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
3 personen
43
Presentaties verzorgen
2 personen
44
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
45
Stilteruimte begeleiden
46
Toiletten tussentijds controleren
47
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
49
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
50
Bezoekers netjes uitzwaaien
2 personen
51
Informatiebalie sluiten
2 personen
52
Eindcontrole bezoekersruimtes
2 personen

Nazorg

53
Eten en drinken opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Techniek uitschakelen
2 personen
57
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
58
Afval verzamelen
2 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Vermiste spullen registreren
64
Dankberichten versturen
65
Foto- en promotiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
B statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Kapstokkenaantal 4
Paraplubakkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 12
Fotolijstenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en wijs iedere groep vooraf een tijd en rondleider toe. Zo voorkom je opstoppingen bij de ontvangst en houd je rekening met de capaciteit van de ruimtes.
Maak de aanmeldlijst uiterlijk enkele dagen vooraf definitief. Noteer dieetwensen apart en stuur parkeerinformatie mee, omdat bezoekers die informatie vaak pas vlak voor vertrek zoeken.
Test laptops, projectoren, projectieschermen en microfoons minimaal één dag van tevoren op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels; ontbrekende aansluitingen vallen anders pas bij de start op.
Zet de ontvangstbalie klaar met naamkaartjes en informatiemappen en maak de looproute zichtbaar met bewegwijzering. Bezoekers moeten vanaf de entree zonder uitleg de balie, toiletten en start van de rondleiding kunnen vinden.
Controleer op de ochtend zelf de koffievoorraad, gekoelde dranken, hapjes en het servies. Zet koffiezetapparaten en waterkokers tijdig aan en controleer toiletten, tafels, stoelen en de algemene schoonmaak vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een crematorium open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes, sprekers en rondleiders. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag zodra het programma staat, zodat je minimaal 3 tot 4 weken hebt voor aanmeldingen.
Hoe deel je bezoekers in voor rondleidingen tijdens een open dag?: Werk met vaste tijdsloten en groepen die je vooraf op de aanmeldlijst indeelt. Maak de definitieve groepsindeling 2 tot 3 dagen vooraf en houd bij de ontvangst een actuele lijst met namen en eventuele dieetwensen bij.
Wanneer test je de techniek voor een crematorium open dag?: Test laptops, presentaties, projectoren en microfoons minimaal 24 uur vooraf op de juiste locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar en doe op de ochtend zelf nog een korte controle van geluid en beeld.
Wanneer zet je catering en koffie klaar voor een open dag?: Zet dranken gekoeld en bereid koffie en hapjes op de ochtend van de open dag, afgestemd op het verwachte aantal bezoekers. Controleer vóór opening de koffievoorraad, kopjes, glazen, borden, gebaksvorkjes, serveerbladen en thermoskannen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.