Tag der offenen Tür im Krematorium gut organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Krematorium braucht einen klaren Ablauf und sensible Besucherführung. Legen Sie zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor Sie Einladungen verschicken oder Führungen einteilen. Planen Sie feste Gruppen, verständliche Informationen und genügend Zeit für Fragen ein. Besonders häufig werden Anmeldedaten, Parkhinweise, Techniktests und die Vorbereitung von Empfang und Verpflegung zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume für Besucher reservieren
- 3
Führungen zusammenstellen
2 Personen
- 4
Referenten und Guides festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Anmeldeliste finalisieren
- 12
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
- 13
Catering reservieren
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 16
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Informationsmappen zusammenstellen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Kaffeebestand prüfen
- 22
Toiletten kontrollieren
- 23
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
- 24
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 25
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Buffettische einrichten
2 Personen
- 28
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 29
Ruhe- und Gesprächsraum einrichten
2 Personen
- 30
Infomaterial auslegen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Technik erneut testen
2 Personen
- 33
Führungsrouten prüfen
2 Personen
- 34
Mitarbeitende kurz einweisen
2 Personen
Event
- 35
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 36
Besucher registrieren
2 Personen
- 37
Programm vorstellen
2 Personen
- 38
Informationsmappen verteilen
- 39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 40
Snacks servieren
2 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Führungen begleiten
3 Personen
- 43
Präsentationen halten
2 Personen
- 44
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 45
Ruheraum begleiten
- 46
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 47
Buffet zwischendurch auffüllen
2 Personen
- 48
Mülleimer leeren
- 49
Letzte Führung begleiten
3 Personen
- 50
Besucher höflich verabschieden
2 Personen
- 51
Infotheke schließen
2 Personen
- 52
Abschlusskontrolle der Besucherbereiche
2 Personen
Nachbereitung
- 53
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Technik ausschalten
2 Personen
- 57
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
2 Personen
- 59
Location reinigen
3 Personen
- 60
Toiletten reinigen
2 Personen
- 61
Restbestand einlagern
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Vermisste Gegenstände erfassen
- 64
Dankesnachrichten versenden
- 65
Foto- und Werbematerial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 100
- B-StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- KleiderständerAnz. 4
- RegenschirmbehälterAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- GebäckgabelnAnz. 120
- TeelöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- VorratsboxenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischschilderAnz. 12
- BilderrahmenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- InfotafelnAnz. 12
- TischnummernAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- PutzlappenAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Programm und Führungszeiten zuerst fest. Teilen Sie Besucher anschließend in feste Gruppen ein und planen Sie pro Führung einen klaren Zeitrahmen statt einer offenen Warteschlange.
- Schließen Sie die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und senden Sie die Parkinformationen zusammen mit der Teilnahmebestätigung.
- Testen Sie Präsentationen, Laptops, Projektoren und Mikrofone mindestens am Vortag. Prüfen Sie außerdem Verlängerungskabel und Kabeltrommeln vor dem Aufbau, damit die Technik nicht erst beim Empfang auffällt.
- Richten Sie den Empfang mit Namensschildern, Informationsmappen und gut sichtbarer Beschilderung ein. Kleiderständer und Regenschirmbehälter werden bei schlechtem Wetter schnell gebraucht und sollten schon vor der ersten Ankunft bereitstehen.
- Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und stellen Sie Kaffee, Tee, Wasser und Snacks so auf, dass Nachschub möglich ist. Kontrollieren Sie Toiletten, Räume, Tische und Stühle am selben Morgen noch einmal, auch wenn am Vortag bereits gereinigt wurde.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Krematorium planen?
- Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Führungen. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin erfolgen.
- Wie teilt man Besucher bei Führungen durch ein Krematorium ein?
- Legen Sie feste Führungsgruppen anhand der Anmeldeliste fest und vergeben Sie klare Startzeiten. Schließen Sie die Gruppeneinteilung 2 bis 3 Tage vorher ab, damit Guides und Empfang dieselben Listen verwenden.
- Wann sollte die Technik für den Tag der offenen Tür getestet werden?
- Testen Sie Laptop, Projektor, Leinwand und Mikrofon mindestens am Vortag vollständig am vorgesehenen Platz. Planen Sie zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
- Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Rechnen Sie pro angemeldeter Person mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser sowie 2 bis 3 kleinen Snacks. Halten Sie bei Kaffee und Tee zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Nachzügler und längere Gespräche bereit.
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