Organiser une journée portes ouvertes dans un crématorium

Une journée portes ouvertes dans un crématorium demande une préparation très structurée : les visiteurs doivent savoir où aller, ce qu’ils vont voir et combien de temps prévoir. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité d’accueil, puis construisez les visites guidées autour de groupes de taille maîtrisée. Les inscriptions, le parking et les besoins alimentaires doivent être réglés avant la dernière semaine. Le jour J, l’accueil, la signalétique et les tests techniques évitent la plupart des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver des espaces pour les visiteurs
3
Composer les visites guidées
2 personnes
4
Réserver les intervenants et les guides
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la journée portes ouvertes en ligne
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Finaliser la liste d’inscription
12
Répartir les groupes de visite
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Tester la technique
2 personnes
15
Vérifier les présentations
2 personnes
16
Préparer la signalétique
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Composer les dossiers d'information
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Vérifier le stock de café
22
Vérifier les toilettes
23
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Installer les tables de buffet
2 personnes
28
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
29
Aménager l’espace calme et discussion
2 personnes
30
Installer le matériel d’information
2 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Revérifier la technique
2 personnes
33
Parcourir les itinéraires de visite
2 personnes
34
Briefer brièvement le personnel
2 personnes

Événement

35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
2 personnes
38
Distribuer les dossiers d’information
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
3 personnes
43
Assurer les présentations
2 personnes
44
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
45
Gérer l’espace calme
46
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
47
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
48
Vider les poubelles
49
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
50
Saluer poliment les visiteurs
2 personnes
51
Fermer le comptoir d'information
2 personnes
52
Contrôle final des espaces visiteurs
2 personnes

Suivi

53
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Éteindre la technique
2 personnes
57
Retirer la signalétique
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Nettoyer le lieu
3 personnes
60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
61
Ranger le stock restant
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Enregistrer les objets perdus
64
Envoyer des messages de remerciement
65
Archiver les photos et le matériel promotionnel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables hautes Bqté 4
Nappesqté 10
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de stockageqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 12
Cadres photoqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires des visites guidées avant d’envoyer les invitations. Prévoir des départs toutes les 30 à 45 minutes permet de répartir les visiteurs sans créer d’attente à l’accueil.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur au moins 7 jours avant l’ouverture. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les visiteurs inscrits tardivement.
Limitez chaque groupe à une taille que le guide peut réellement encadrer et préparez la répartition la veille. Remettez aux participants un badge nominatif et un dossier d’information dès leur arrivée.
Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans et microphones au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles de secours : une présentation non testée retarde rapidement tout le programme.
Installez le bureau d’accueil, les panneaux directionnels, les tables et les chaises avant l’ouverture, puis contrôlez les toilettes et les zones de pause. Mettez les boissons au frais la veille et vérifiez le stock de café le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un crématorium ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les espaces et les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de finaliser les groupes de visite.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 7 jours avant. Arrêtez la liste principale des participants 48 heures avant afin de préparer les badges, les dossiers et le catering.
Combien de personnes prévoir par visite guidée ?: Fixez la capacité selon l’espace et le nombre de guides, mais un groupe de 10 à 15 personnes reste généralement plus facile à accompagner. Prévoyez des départs espacés de 30 à 45 minutes pour éviter les croisements.
Quand tester le matériel technique avant l’événement ?: Effectuez un premier test au moins 48 heures avant pour vérifier les présentations et les branchements. Refaites un contrôle complet 2 heures avant l’accueil, avec les microphones, projecteurs, écrans et câbles réellement utilisés.

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