Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del crematorio
Una jornada de puertas abiertas del crematorio necesita una planificación especialmente clara: los visitantes deben saber qué ocurrirá, por dónde pasarán y qué partes de las instalaciones podrán conocer. Empieza fijando la fecha y el programa, y después coordina inscripciones, grupos, guías y medios técnicos. La recepción, la señalización y la información sobre aparcamiento suelen causar problemas si se dejan para el final. El plan reúne las tareas necesarias para avanzar en el orden adecuado, desde la convocatoria hasta la limpieza del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar espacios para visitantes
- 3
Preparar las visitas guiadas
2 personas
- 4
Contratar a los ponentes y guías
2 personas
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar la información de aparcamiento
- 11
Cerrar la lista de inscripciones
- 12
Organizar grupos de visita guiada
2 personas
- 13
Reservar el catering
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Revisar las presentaciones
2 personas
- 16
Preparar la señalización
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
- 18
Preparar carpetas informativas
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Comprobar el stock de café
- 22
Comprobar los baños
- 23
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
- 24
Montar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Montar mesas de buffet
2 personas
- 28
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 29
Montar la sala de silencio y conversación
2 personas
- 30
Colocar el material informativo
2 personas
- 31
Colocar la señalización
2 personas
- 32
Probar de nuevo la técnica
2 personas
- 33
Revisar las rutas de visita guiada
2 personas
- 34
Dar una breve instrucción al personal
2 personas
Evento
- 35
Atender la recepción
2 personas
- 36
Registrar a los visitantes
2 personas
- 37
Presentar el programa
2 personas
- 38
Repartir carpetas informativas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Servir aperitivos
2 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Guiar visitas
3 personas
- 43
Realizar presentaciones
2 personas
- 44
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
- 45
Coordinar la sala de silencio
- 46
Comprobar los baños periódicamente
- 47
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
- 49
Guiar la última visita
3 personas
- 50
Despedir amablemente a los visitantes
2 personas
- 51
Cerrar el mostrador de información
2 personas
- 52
Control final de las zonas de visitantes
2 personas
Seguimiento
- 53
Recoger comida y bebida
3 personas
- 54
Lavar la vajilla
3 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 56
Apagar la técnica
2 personas
- 57
Retirar la señalización
2 personas
- 58
Recoger la basura
2 personas
- 59
Limpiar el lugar
3 personas
- 60
Limpiar los baños
2 personas
- 61
Guardar el stock restante
2 personas
- 62
Devolver el material prestado
2 personas
- 63
Registrar los objetos perdidos
- 64
Enviar mensajes de agradecimiento
- 65
Archivar el material fotográfico y promocional
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 100
- Mesas altas Bcant. 4
- Mantelescant. 10
- Percheroscant. 4
- Paragüeroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 12
- Marcos de fotoscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Paneles informativoscant. 12
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de limpiezacant. 20
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y los espacios para visitantes. Después publica la jornada y envía las invitaciones; así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas.
- Define el tamaño de los grupos de visita guiada antes de cerrar las inscripciones. Prepara una lista por grupo, asigna un guía y deja margen entre recorridos para evitar cruces y esperas en la recepción.
- Haz una prueba completa de la técnica varios días antes: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, cables alargadores y regletas. Revisa también las presentaciones, porque sustituir un archivo o un cable el mismo día complica el inicio.
- Envía la información de aparcamiento antes de la jornada y coloca la señalización al llegar al recinto. Prepara además tarjetas de nombre y carpetas informativas en la recepción para que cada visitante pueda orientarse desde el primer minuto.
- Calcula la comida y las bebidas según las inscripciones cerradas, no según una estimación inicial. Comprueba con antelación el café, enfría las bebidas y revisa baños, mesas, sillas y percheros antes de montar la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del crematorio?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, contratar ponentes y guías, preparar las invitaciones y publicar la convocatoria. Reserva los últimos 3 días para cerrar inscripciones, probar la técnica y confirmar el montaje.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra la lista entre 3 y 5 días antes de la jornada. Ese plazo permite organizar los grupos guiados, confirmar las preferencias dietéticas y ajustar el catering, las carpetas y las tarjetas de nombre.
- ¿Cómo organizar las visitas guiadas en grupos?
- Divide a los visitantes en grupos según la capacidad real de los espacios y asigna un guía a cada grupo. Programa los recorridos con al menos 10 minutos entre salidas para facilitar el movimiento y resolver preguntas en la recepción.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y los micrófonos?
- Realiza una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repítela al menos 1 hora antes de recibir al público. Comprueba también los cables, las regletas, el portátil y el contenido de cada presentación.
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