Zo organiseer je een consumentenbeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie; die bepalen hoeveel exposanten, bezoekers en medewerkers je kunt ontvangen. Werk daarna de plattegrond en het exposantenproces uit, zodat je weet welke stands, looproutes en voorzieningen nodig zijn. Promotie en aanmeldingen volgen pas wanneer de deelnamevoorwaarden duidelijk zijn. Plan in de laatste weken vooral de praktische afwerking: badges, naamkaartjes, catering, techniek, vrijwilligers en een controle van alle presentatiematerialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
4
Exposanten werven
3 personen
5
Inschrijfformulier voor exposanten maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online promotie publiceren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposanten definitief indelen
2 personen
11
Exposanteninformatie versturen
12
Catering bestellen
13
Meubilair reserveren
14
Afvalinzameling reserveren
15
Drukwerk bestellen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Contactlijst voor team maken
18
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
19
Plattegronden afdrukken
20
Naamkaartjes exposanten maken
2 personen
21
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
22
Voorraad boodschappen controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Zaal openen
2 personen
28
Vloer en entree controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
30
Exposantenstands opbouwen
6 personen
31
Stands van naamkaarten voorzien
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Techniek en stroom testen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Teambriefing houden
5 personen

Event

40
Exposanten ontvangen
3 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Bezoekers informeren
2 personen
43
Toegang en looproutes controleren
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet opruimen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Sanitaire voorraad aanvullen
50
Exposanten ondersteunen
2 personen
51
Gevonden voorwerpen registreren
52
Bezoekersuitstroom begeleiden
3 personen

Nazorg

53
Exposantenstands afbouwen
6 personen
54
Meubilair terugplaatsen
5 personen
55
Decoratie verwijderen
3 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Zaal schoonmaken
4 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Geleende materialen verzamelen
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
65
Gevonden voorwerpen afhandelen
66
Exposanten informeren over vertrek
67
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 35
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Pinautomatenaantal 2
Labelprintersaantal 2

Decoratie

Beursbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafeldecoratieaantal 20
Pijlbordenaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Handsprayflaconsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 400
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 460
Polsbandjesaantal 400
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 450
Naamkaartjesaantal 80

Papierwaren

Plattegrondenaantal 450
Programmaboekjesaantal 400
A4-printpapieraantal 2
Notitieblokkenaantal 30
Plakbandaantal 12
Ducttapeaantal 8
Schrijfmappenaantal 10
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 10
Zaklampenaantal 4
Pictogrambordenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vóór je exposanten werft vast hoeveel standruimte beschikbaar is en waar registratie, catering, presentaties en opslag komen. Houd op de plattegrond ook vrije looproutes en een plek voor verlengkabels en stekkerdozen aan.
Maak het inschrijfformulier compleet met bedrijfsgegevens, benodigde tafelruimte, stroomvraag, presentatiemateriaal en dieetwensen. Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week voor de beurs, inclusief opbouwtijd, indeling en contactnummer.
Plan promotie in twee rondes: publiceer de eerste uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en stuur uiterlijk zeven dagen vooraf een herinnering. Verwerk aanmeldingen dagelijks, zodat je bezoekersbadges en plattegronden op tijd kunt afdrukken.
Reserveer meubilair, afvalinzameling en catering niet pas na de promotie. Tel per exposant de beurstafels en stoelen op en controleer daarnaast buffettafels, statafels, kledingrekken en opbergboxen aan de hand van de definitieve indeling.
Test techniek en betaalmiddelen vóór de opening: presentatieschermen, laptops, microfoons, luidsprekers, pinautomaten en oplaadstations. Koel dranken vooraf, zet koffieapparaten en waterkokers klaar en laat hapjes pas vlak voor ontvangst voorbereiden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een consumentenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer locatie en datum eerst, werf daarna exposanten en start de bezoekerspromotie zodra de basisinformatie vaststaat. Plan de definitieve indeling en materialen in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd kost het om exposanten in te delen?: Reken voor 20 tot 30 exposanten op 2 tot 4 uur voor de eerste indeling en nog 1 tot 2 uur voor wijzigingen. Sluit de indeling uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodat naamkaartjes, plattegronden en exposanteninformatie kunnen worden gemaakt.
Wanneer moet je catering voor een consumentenbeurs bestellen?: Bestel catering zodra het verwachte bezoekersaantal redelijk stabiel is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en aantallen uiterlijk 7 dagen voor de beurs door en controleer de levering op de dag zelf minstens 2 uur voor opening.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een consumentenbeurs?: Plan minimaal 1 medewerker bij registratie, 1 aanspreekpunt voor exposanten en 1 persoon voor techniek en rondes. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra medewerker voor elke 50 tot 75 bezoekers praktisch, vooral tijdens opbouw en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.