Eine Verbrauchermesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Saal und Mobiliar erst, wenn du die erwartete Ausstellerzahl grob kennst. Für Registrierung, Buffet und Präsentationen brauchst du eigene Flächen – Messetische allein reichen nicht.
• Setze für Ausstelleranmeldungen eine klare Frist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Danach kannst du Stände endgültig einteilen, Namensschilder erstellen und jedem Aussteller Lageplan sowie Aufbauinformationen schicken.
• Kontrolliere zwei Wochen vorher Präsentationsbildschirme, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher, Kartenterminals und Verlängerungskabel. Teste die Technik einmal mit den tatsächlichen Geräten, statt nur die vorhandene Ausstattung abzuhaken.
• Plane die Registrierung mit einem eigenen Tisch, Besucherausweisen und einer aktuellen Kontaktliste. Lege Lagepläne zusätzlich ausgedruckt bereit, weil sich am Eingang nicht alle Besucher auf eine digitale Information verlassen.
• Bestelle Catering und Getränke nach der bestätigten Besucherzahl und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher. Getränke sollten vor Öffnung gekühlt sein; Snacks und Serviergeschirr gehören in einen separaten Ablauf für den Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Verbrauchermesse organisieren?

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Saalreservierung und Ausstellerwerbung. Catering, Drucksachen und Helfer solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe verbindlich planen.

Wann müssen die Aussteller einer Verbrauchermesse feststehen?

Lege die Anmeldefrist etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin fest. Die endgültige Standverteilung und die Ausstellerinformationen sollten spätestens 14 Tage vorher verschickt werden.

Wie viel Personal braucht man für eine Verbrauchermesse?

Plane mindestens eine Person für die Registrierung und zusätzlich eine Ansprechperson je 20 bis 30 Aussteller ein. Bei längeren Öffnungszeiten solltest du Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden einteilen.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Verbrauchermesse?

Rechne bei einer Veranstaltung von bis zu 4 Stunden mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Besucher. Für Helfer und Aussteller kommen zusätzlich ungefähr 1 bis 1,5 Liter pro Person hinzu.

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