Zo organiseer je een concertpicknick zonder gedoe

Een concertpicknick vraagt om twee planningen die tegelijk moeten kloppen: het muziekprogramma en de logistiek op het terrein. Begin met datum, locatie en muzikanten, en werk daarna via uitnodigingen en dieetwensen naar eten, zitplaatsen en techniek. Regel parkeerinformatie en reserveringen ruim vooraf; die details worden vaak pas op de dag zelf gemist. Op locatie draait alles om een vaste opbouwvolgorde: eerst terrein en podiumplek, daarna tenten en meubilair, en pas dan buffet, picknickpakketten en koude dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muzikanten bevestigen
3
Programma opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Parkeerinformatie versturen
8
Weersverwachting controleren
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
13
Verse producten koelen
2 personen
14
Picknickpakketten samenstellen
4 personen
15
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
16
Programma en bewegwijzering printen
17
Materialen naar locatie brengen
4 personen
18
Terrein controleren
2 personen
19
Podiumplek vrijmaken
3 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Picknickkleden uitleggen
3 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Dranken koud zetten
3 personen
26
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Informatietafel inrichten
2 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

36
Muzikanten ontvangen
2 personen
37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Picknickpakketten uitdelen
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Hapjes aanvullen
3 personen
43
Dranken bijvullen
3 personen
44
Buffet netjes houden
2 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Eerste concert aankondigen
47
Eerste concert begeleiden
2 personen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Tweede concert aankondigen
50
Tweede concert begeleiden
2 personen
51
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
52
Avondbuffet serveren
4 personen
53
Kaarsen en lampen aanzetten
2 personen
54
Derde concert begeleiden
2 personen
55
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen

Nazorg

59
Afval inzamelen
4 personen
60
Picknickkleden verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Verlichting afbreken
3 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen leegmaken
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
70
Materialen terugbrengen
4 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Kleedmattenaantal 12
Picknickkledenaantal 20
Terrasverwarmersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 160
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Scharenaantal 3
Mengkommenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Gasbrandersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Routebordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en muzikanten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet het programma daarna op papier, zodat gasten weten hoe laat de muziek begint en wanneer ze kunnen eten.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en verpak dieetmaaltijden apart. Maak voor elke bijzondere maaltijd een herkenbare aanduiding; anders belandt die snel op de algemene buffettafel.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf én op de ochtend zelf. Partytenten, terrasverwarmers en koelboxen moeten vóór aankomst van de gasten op hun plek staan, niet tijdens het concert.
Plan de opbouw in zones: maak eerst de podiumplek vrij, zet vervolgens tafels en stoelen neer en richt daarna het buffet in. Leg picknickkleden pas uit wanneer looproutes en apparatuur vaststaan.
Koel verse producten en dranken vooraf en houd houdbare producten apart klaar. Reken bij een buitenlocatie extra tijd voor vervoer van speakers, servies, kookmateriaal en bewegwijzering; één rit blijkt vaak niet genoeg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertpicknick organiseren?: Bevestig locatie en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voorlopig vaststaat en sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het concert, zodat je boodschappen en dieetmaaltijden kunt plannen.
Wanneer controleer ik het weer voor een concertpicknick?: Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf om tenten, terrasverwarming en bescherming voor apparatuur te regelen. Controleer opnieuw op de ochtend zelf en pas de opbouw aan voordat materialen naar de locatie gaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een concertpicknick op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor terreincontrole, podiumplek, partytenten, tafels, stoelen, buffet en picknickkleden. Voeg extra tijd toe als materialen in meerdere ritten naar de locatie moeten.
Wanneer maak je de picknickpakketten voor een concert?: Stel houdbare onderdelen eerder klaar, maar verpak verse producten zo kort mogelijk voor vertrek. Maak dieetpakketten apart en leg de gekoelde pakketten pas op locatie klaar nadat koelboxen en koelelementen zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.