Organiser un pique-nique-concert sans rien laisser au dernier moment

Un pique-nique-concert se prépare en deux temps : d’abord le programme et les inscriptions, puis les repas et l’installation sur place. Commencez par confirmer la date, le lieu et les musiciens, puis fixez un délai de réponse pour connaître le nombre de participants. Les besoins alimentaires, le stationnement et la météo doivent être traités avant les achats. Le jour même, prévoyez assez de temps pour monter les tentes, installer les tables et refroidir les boissons avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer les musiciens
3
Élaborer le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les infos de parking
8
Vérifier les prévisions météo
9
Confirmer les réservations
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Préparer les produits non périssables
2 personnes
13
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
14
Préparer des paniers-repas
4 personnes
15
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
16
Imprimer le programme et la signalétique
17
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
18
Contrôler le site
2 personnes
19
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
20
Installer les tentes de fête
4 personnes
21
Déplier les couvertures de pique-nique
3 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer les tables de buffet
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
3 personnes
26
Installer le matériel sonore
3 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Aménager le stand d’information
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Instruire les employés
2 personnes

Événement

36
Accueillir les musiciens
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Cocher les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Distribuer les kits de pique-nique
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
44
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Annoncer le premier concert
47
Encadrer le premier concert
2 personnes
48
Servir les boissons de pause
3 personnes
49
Annoncer le deuxième concert
50
Encadrer le deuxième concert
2 personnes
51
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
52
Servir le buffet du soir
4 personnes
53
Allumer les bougies et les lampes
2 personnes
54
Encadrer le troisième concert
2 personnes
55
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Récupérer les objets oubliés
3 personnes

Suivi

59
Collecter les déchets
4 personnes
60
Rassembler les couvertures de pique-nique
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter l’éclairage
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Ranger le matériel audio
3 personnes
70
Rapporter le matériel
4 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Tapis de changeqté 12
Couvertures de pique-niqueqté 20
Chauffages de terrasseqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 160
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Ciseauxqté 3
Saladiersqté 8
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis demandez les réponses au moins 10 jours à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies et les régimes alimentaires.
Finalisez le programme musical avant d’imprimer les informations destinées aux invités. Prévoyez une version affichée sur place et quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Faites les courses après avoir fermé les inscriptions. Réfrigérez les produits frais dès leur retour et préparez séparément les paniers-repas adaptés aux besoins alimentaires signalés.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant le pique-nique, puis encore le matin même. Les tentes, les couvertures et les chauffages de terrasse doivent être acheminés avec le reste du matériel, pas ajoutés au dernier moment.
Commencez l’installation au moins 3 heures avant le début du concert. Libérez d’abord l’emplacement du podium, puis montez les tentes, disposez les couvertures, les tables et les chaises, et mettez les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique-concert ?: Prévoyez au moins 2 semaines pour confirmer les musiciens, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, la météo et les confirmations.
Quand faut-il demander les régimes alimentaires des invités ?: Demandez-les au moment de l’inscription et clôturez les réponses environ 7 jours avant l’événement. Préparez ensuite les repas concernés dans des emballages séparés pour éviter les erreurs.
Quand installer le site d’un pique-nique-concert ?: Commencez l’installation environ 3 heures avant l’arrivée du public. Le podium, les tentes, les tables et les chaises doivent être en place avant de sortir les repas et les boissons.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un pique-nique-concert ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Mettez-les au frais au moins 4 heures avant le début si vous utilisez des glacières et des pains de glace.

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