Konzertpicknick organisieren: vom ersten Termin bis zum Abbau

Ein Konzertpicknick verbindet ein festes Musikprogramm mit Essen im Freien – deshalb müssen Organisation und Aufbau eng zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Musikerinnen oder Musikern, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, planst die Picknickpakete und klärst Anfahrt sowie Parkmöglichkeiten. Am Veranstaltungstag zählen ein früher Geländ Check, ein wetterfester Aufbau und kalte Getränke zur richtigen Zeit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Musiker bestätigen
3
Programm erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Parkinformationen versenden
8
Wettervorhersage prüfen
9
Reservierungen bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
13
Frische Produkte kühlen
2 Personen
14
Picknickpakete zusammenstellen
4 Personen
15
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
16
Programm und Wegweiser drucken
17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
18
Gelände kontrollieren
2 Personen
19
Platz auf der Bühne freimachen
3 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Picknickdecken auslegen
3 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
4 Personen
24
Buffettische einrichten
3 Personen
25
Getränke kalt stellen
3 Personen
26
Tonanlage aufbauen
3 Personen
27
Mikrofone anschließen
2 Personen
28
Soundcheck durchführen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Infotisch einrichten
2 Personen
32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
34
Toiletten kontrollieren
2 Personen
35
Mitarbeiter einweisen
2 Personen

Event

36
Musiker empfangen
2 Personen
37
Besucher begrüßen
3 Personen
38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
39
Programm verteilen
2 Personen
40
Picknickpakete verteilen
4 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
42
Snacks auffüllen
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
3 Personen
44
Buffet ordentlich halten
2 Personen
45
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
46
Erstes Konzert ankündigen
47
Das erste Konzert betreuen
2 Personen
48
Pausengetränke servieren
3 Personen
49
Das zweite Konzert ankündigen
50
Zweites Konzert begleiten
2 Personen
51
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
52
Abendbuffet servieren
4 Personen
53
Kerzen und Lampen einschalten
2 Personen
54
Drittes Konzert begleiten
2 Personen
55
Letzte Getränkerunde organisieren
2 Personen
56
Besucher verabschieden
3 Personen
57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
58
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

59
Müll einsammeln
4 Personen
60
Picknickdecken einsammeln
3 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
62
Partyzelte abbauen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Beleuchtung abbauen
3 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
70
Materialien zurückbringen
4 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
UmkleidemattenAnz. 12
PicknickdeckenAnz. 20
TerrassenheizerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 160
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ScherenAnz. 3
RührschüsselnAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
GasbrennerAnz. 2
KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 40

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
SpülwannenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum und Ort fest und bestätige die Musiker. Verschicke die Einladungen erst danach, damit Programm, Anfahrt und Parkinformationen vollständig sind.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen. Verpacke Diätmahlzeiten separat und beschrifte sie, bevor die allgemeinen Picknickpakete zusammengestellt werden.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zelte, Decken, Tische und Stühle brauchen zuerst Platz, danach folgen Buffettische und Getränke. Reserviere mindestens 60 Minuten für den Aufbau auf dem Gelände.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 24 Stunden vorher und entscheide, was geschützt werden muss. Partyzelte, Terrassenheizer und Kühlboxen werden oft zu spät bereitgestellt.
Kühle frische Produkte und Getränke getrennt von haltbaren Vorräten. Bringe Geschirr, Servierbesteck, Thermoskannen und Küchenmaterial gesammelt zum Veranstaltungsort, damit beim Buffet nichts fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konzertpicknick organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbestätigung. Die Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Konzertpicknick prüfen?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden und noch einmal 24 Stunden vor Beginn. So bleibt Zeit, Partyzelte, Terrassenheizer oder einen angepassten Aufbau zu organisieren.
Wie lange dauert der Aufbau eines Konzertpicknicks?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Geländecheck, Zelte, Picknickdecken, Tische, Stühle, Buffet und Getränke ein. Bei einem größeren Aufbau mit Bühne und aktiven Lautsprechern solltest du eher 2 Stunden einrechnen.
Wann soll man die Picknickpakete zusammenstellen?: Haltbare Bestandteile kannst du am Vortag vorbereiten. Frische Produkte sollten gekühlt und möglichst erst 2 bis 4 Stunden vor Beginn in die Picknickpakete gepackt werden.

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