Cómo organizar un picnic con concierto sin contratiempos

Un picnic con concierto combina una comida al aire libre con horarios de escenario, por lo que conviene organizarlo en dos líneas: producción y atención a los invitados. Empieza cerrando fecha, ubicación y músicos; después fija el programa, las inscripciones y las necesidades dietéticas. La compra y los packs de picnic deben quedar listos antes del montaje, mientras que el tiempo puede obligarte a ajustar carpas, mantas y calefactores. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y detectar lo que suele llegar tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Confirmar músicos
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar la información de aparcamiento
8
Comprobar el pronóstico del tiempo
9
Confirmar las reservas
10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
11
Hacer la compra
3 personas
12
Preparar productos no perecederos
2 personas
13
Refrigerar los productos frescos
2 personas
14
Preparar los packs de picnic
4 personas
15
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
16
Imprimir el programa y la señalización
17
Llevar materiales al lugar
4 personas
18
Inspeccionar el recinto
2 personas
19
Liberar el espacio del podio
3 personas
20
Montar carpas
4 personas
21
Extender las mantas de picnic
3 personas
22
Montar mesas
4 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Montar mesas de buffet
3 personas
25
Enfriar las bebidas
3 personas
26
Colocar el equipo de sonido
3 personas
27
Conectar los micrófonos
2 personas
28
Realizar la prueba de sonido
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Montar la mesa de información
2 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
34
Comprobar los baños
2 personas
35
Instruir al personal
2 personas

Evento

36
Recibir a los músicos
2 personas
37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
38
Marcar las inscripciones
2 personas
39
Repartir el programa
2 personas
40
Repartir los paquetes de picnic
4 personas
41
Servir café y té
3 personas
42
Reponer los aperitivos
3 personas
43
Rellenar las bebidas
3 personas
44
Mantener el buffet ordenado
2 personas
45
Servir comidas especiales
2 personas
46
Anunciar el primer concierto
47
Coordinar el primer concierto
2 personas
48
Servir bebidas del descanso
3 personas
49
Anunciar el segundo concierto
50
Acompañar el segundo concierto
2 personas
51
Preparar el bufé de la noche
4 personas
52
Servir el buffet de la noche
4 personas
53
Encender velas y lámparas
2 personas
54
Supervisar el tercer concierto
2 personas
55
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
56
Despedir a los visitantes
3 personas
57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
58
Recoger los objetos olvidados
3 personas

Seguimiento

59
Recoger la basura
4 personas
60
Recoger mantas de picnic
3 personas
61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
62
Desmontar las carpas
4 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desmontar la iluminación
3 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
70
Devolver los materiales
4 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 4
Esterillas para vestidorcant. 12
Mantas de picniccant. 20
Calefactores de terrazacant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 160
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Tijerascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Quemadores de gascant. 2
Neveras portátilescant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables de altavozcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 12
Velas LEDcant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Atriles para programascant. 4
Señales de rutacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra fecha, ubicación y músicos antes de enviar invitaciones. Define también la hora de apertura, el comienzo del concierto y el final del servicio para que el programa sea coherente.
Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 7 días antes. Empaqueta las comidas especiales por separado y etiquétalas para evitar confusiones.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Las carpas, mantas, calefactores de terraza y acumuladores de frío no se improvisan cuando cambia el tiempo.
Haz la compra con suficiente margen para refrigerar los productos frescos y preparar los no perecederos. Enfría las bebidas antes de salir y calcula una nevera portátil por cada 15-20 personas si no hay refrigeración en el recinto.
Llega al menos 3 horas antes del inicio para inspeccionar el espacio, liberar el área del podio, montar carpas y mesas, colocar sillas y extender las mantas. Prueba los altavoces activos antes de que lleguen los invitados, no durante la actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic con concierto?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la ubicación, los músicos y las reservas. Deja cerradas las inscripciones y las dietas al menos 7 días antes, y prepara la compra final durante los 2 o 3 días previos.
¿Cuándo hay que preparar los packs de picnic?: Prepara los productos no perecederos el día anterior y monta los packs el mismo día, una vez refrigerados los alimentos frescos. Mantén las comidas de dieta separadas y etiquetadas desde el principio.
¿A qué hora hay que llegar para montar un picnic con concierto?: Llega unas 3 horas antes del comienzo previsto. Ese margen permite inspeccionar el recinto, montar carpas, mesas y sonido, colocar las mantas y enfriar o distribuir las bebidas sin retrasar el programa.
¿Qué hago si cambia el tiempo el día del concierto?: Revisa la previsión 48 horas antes y otra vez el mismo día. Si se esperan bajas temperaturas o lluvia, decide con antelación dónde colocar las carpas y cuándo usar los calefactores; no esperes a que lleguen los invitados.

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