Zo organiseer je een concertavond zonder last-minute stress

Begin met de vaste basis: datum, locatie en artiesten. Leg daarna de optredens, tijden en technische wensen vast, zodat je weet wat de locatie en apparatuur moeten aankunnen. Zodra het programma staat, regel je uitnodigingen, aanmeldingen, catering en artiesteninformatie. Plan de opbouw achteruit vanaf de deuren-open-tijd: techniek testen, entree en bar inrichten en de locatie inspecteren voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten vastleggen
3
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Vergunningen controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Technische wensen controleren
2 personen
12
Muziekbestanden verzamelen
13
Programma opstellen
14
Artiestenbriefing versturen
15
Catering bestellen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
20
Locatiesleutels ophalen
21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Materialen naar binnen brengen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Entree en garderobe inrichten
2 personen
25
Bar en uitgiftepunt opbouwen
3 personen
26
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Kabels veilig afdekken
2 personen
31
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
32
Lichttest uitvoeren
2 personen
33
Artiesten ontvangen
2 personen
34
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Buffet en bar bevoorraden
3 personen

Event

37
Entreebalie bemannen
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
2 personen
39
Garderobe beheren
2 personen
40
Dranken serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Programma aankondigen
43
Eerste optreden begeleiden
2 personen
44
Pauze catering aanvullen
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Tweede optreden begeleiden
2 personen
47
Garderobe en entree controleren
2 personen
48
Derde optreden begeleiden
2 personen
49
Buffet opnieuw aanvullen
2 personen
50
Publieksruimte netjes houden
2 personen
51
Vierde optreden begeleiden
2 personen
52
Laatste ronde serveren
3 personen
53
Einde concert aankondigen
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
55
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
57
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Meubilair terugplaatsen
4 personen
64
Apparatuur inpakken
3 personen
65
Locatie eindinspecteren
2 personen
66
Sleutels terugbrengen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
69
Garderobematerialen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
XLR-kabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
LED-werklampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Concertbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Programmapostersaantal 10
Garderobehangersaantal 120
Garderobenummersaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle minimaal 2 uur vóór de deuren opengaan. Test PA-luidsprekers, subwoofers, microfoons, DI-boxen, XLR-kabels en instrumentkabels met de artiesten; leg reservebatterijen en gaffer tape klaar.
Maak het programma niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de artiesten. Stuur de briefing uiterlijk 3 dagen vooraf met aankomsttijd, soundcheck, optreden, pauzes, kleedkamerinformatie en het moment waarop zij hun muziekbestanden moeten aanleveren.
Controleer de vergunningen en reserveringen voordat je uitnodigingen verstuurt. Een concertavond met versterkt geluid kan aanvullende voorwaarden hebben; zet de uiterste controle- en aanvraagdatum in je planning.
Werk de bezoekerslijst en dieetwensen door tot uiterlijk 48 uur voor de avond. Bestel catering daarna pas definitief en houd per bezoeker rekening met servies, herbruikbare drinkglazen, koffie en bestek.
Begin de opbouw met de zware en technische onderdelen en richt daarna entree, garderobe, bar en uitgiftepunt in. Houd kabels uit looproutes met kabelmatten en controleer vóór opening of tafels, stoelen en statafels logisch staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concertavond organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf als er artiesten, reserveringen en vergunningen nodig zijn. Leg datum, locatie en artiesten eerst vast; plan de technische briefing en catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een concertavond?: Reken op minimaal 4 uur voor materialen naar binnen brengen, podium- en lichtopbouw, entree, garderobe, bar en catering. Reserveer daarnaast minstens 2 uur voor soundcheck en het oplossen van technische problemen.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een concertavond?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag een aanmeldingstermijn van 7 tot 10 dagen vóór het concert, zodat je bezoekerslijst, dieetwensen en catering nog kunt bijwerken.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een concertavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en houd een aparte voorraad water klaar bij de bar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.