So organisierst du einen Konzertabend
Ein Konzertabend gelingt, wenn Programm, Technik und Gästebetreuung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort, Künstler und Auftrittszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach klärst du technische Anforderungen, sammelst Musikdateien und erstellst ein verbindliches Programm. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Bühne, Sitzplätze, Garderobe, Bar und Einlass – besonders Kabel, Ersatzbatterien und Künstlerinformationen werden sonst schnell vergessen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler festlegen
- 3
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Besucherliste aktualisieren
- 10
Künstlerinformationen sammeln
- 11
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 12
Musikdateien sammeln
- 13
Programm erstellen
- 14
Künstlerbriefing versenden
- 15
Catering bestellen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 20
Standortschlüssel abholen
- 21
Location inspizieren
2 Personen
- 22
Materialien hineinbringen
4 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 25
Bar und Ausgabestelle aufbauen
3 Personen
- 26
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 27
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 28
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
- 29
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 30
Kabel sicher abdecken
2 Personen
- 31
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 32
Lichttest durchführen
2 Personen
- 33
Künstler empfangen
2 Personen
- 34
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 36
Buffet und Bar auffüllen
3 Personen
Event
- 37
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
2 Personen
- 39
Garderobe verwalten
2 Personen
- 40
Getränke servieren
3 Personen
- 41
Snacks servieren
2 Personen
- 42
Programm ankündigen
- 43
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
- 44
Pausenverpflegung nachfüllen
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Zweiten Auftritt betreuen
2 Personen
- 47
Garderobe und Eingang prüfen
2 Personen
- 48
Dritten Auftritt begleiten
2 Personen
- 49
Buffet wieder auffüllen
2 Personen
- 50
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 51
Vierten Auftritt begleiten
2 Personen
- 52
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 53
Ende des Konzerts ankündigen
- 54
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 55
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Anlage ausschalten
2 Personen
- 57
Speisen und Getränke sicher lagern
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Bar und Küche reinigen
3 Personen
- 61
Toiletten reinigen
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 64
Geräte einpacken
3 Personen
- 65
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
- 66
Schlüssel zurückbringen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 69
Garderobenmaterialien sortieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- StehtischeAnz. 10
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- Dynamische MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 3
- InstrumentenkabelAnz. 8
- XLR-KabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- Gaffer TapeAnz. 6
- Laptop
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
Dekoration
- KonzertbannerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 10
- GarderobenbügelAnz. 120
- GarderobennummernAnz. 150
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- AusgießkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- RecyclingbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Künstler und Auftrittszeiten mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte zugleich um technische Anforderungen, Musikdateien und Informationen für das Künstlerbriefing.
- Prüfe Genehmigungen und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst. Aktualisiere die Besucherliste laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
- Plane Technik nicht nur nach Lautsprechern: Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Instrumenten- und XLR-Kabel, Verlängerungskabel sowie Kabelmatten müssen zusammenpassen. Teste die komplette Signalkette mindestens 2 Stunden vor dem Einlass.
- Richte Eingang und Garderobe vor dem ersten Gast ein. Stühle, Stehtische, Garderobenständer und Ausgabestellen sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn an ihrem Platz stehen.
- Kühle Getränke frühzeitig und trenne lagerfähiges Catering vom frischen Buffet. Halte Ersatzbatterien, Gaffer Tape und LED-Arbeitslampen griffbereit – diese Kleinigkeiten fehlen beim Aufbau besonders oft.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Konzertabend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technische Anforderungen, Reservierungen und Genehmigungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Konzertabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Konzert. Bitte um Anmeldungen innerhalb von 10 bis 14 Tagen, damit Besucherliste, Sitzplätze und Catering rechtzeitig angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Konzertabend?
- Plane für Bühne, PA, Licht, Möbel, Garderobe und Bar mindestens 3 Stunden ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit noch Zeit für Fehler bleibt.
- Was wird bei einem Konzertabend am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen passende Kabel, Ersatzbatterien, Gaffer Tape und klare Künstlerinformationen. Lege diese Dinge spätestens beim Technikcheck bereit und bestätige Programm sowie Auftrittszeiten am Vortag noch einmal.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!